Informativa sull'uso dell'intelligenza artificiale

1. Perché questa informativa

AmministraPro integra funzioni di intelligenza artificiale (AI) a supporto della gestione condominiale. Questa informativa spiega quali funzioni usano l'AI, quali dati ricevono, quali fornitori sono coinvolti come sub-responsabili, quali impegni di riservatezza e non addestramento sono in essere, come i dati vengono conservati e come le funzioni possono essere disattivate. Integra e non sostituisce la Privacy Policye l'Accordo di nomina a Responsabile (DPA).

2. Funzioni che usano l'AI

Le funzioni di AI sono disponibili solo se il Cliente attiva il relativo add-on. Le principali sono:

• Assistenti conversazionali di area (Amministrazione, ProPlanner, Agenzia, Professionisti, EMS, PMS, Segretario AI).
• Lettura automatica (OCR) di fatture, bollettini e bollette di utenza.
• Mappatura di colonne, classificazione di tabelle e movimenti, generazione del piano dei conti.
• Estrazione di attività e sintesi dei verbali d'assemblea, note di sintesi.
• Assistente al calendario e alle comunicazioni.
• Trascrizione audio delle assemblee (vedi sezione 7).

3. Dati trattati dalle funzioni AI

A seconda della funzione, ai modelli vengono trasmessi soltanto i dati necessari all'operazione richiesta: testo di documenti caricati, contenuto di fatture o bollettini, righe di movimenti contabili, testo o audio delle assemblee, richieste digitate nelle chat. I dati restano ospitati sull'infrastruttura europea del Servizio; ai fornitori AI sono inviate le sole porzioni necessarie all'elaborazione. Non vengono trasmessi dati di pagamento né credenziali.

4. Fornitori AI (sub-responsabili)

Le funzioni AI si avvalgono dei seguenti fornitori come sub-responsabili del trattamento, coerentemente con l'elenco del DPA:

I fornitori con sede nell'Unione (Mistral AI, con elaborazione in UE, e Mammouth AI, con sede in Europa) non comportano trasferimenti extra-UE. Per i fornitori con sede negli Stati Uniti (OpenAI, Anthropic, Google) il trasferimento è disciplinato dalle Clausole Contrattuali Standard 2021/914. Sono attivi solo i fornitori corrispondenti agli add-on effettivamente sottoscritti dal Cliente.

5. Non addestramento e conservazione

I dati dei Clienti trasmessi ai fornitori AI non vengono utilizzati per addestrare i modelli. Il Fornitore utilizza le API a pagamento dei fornitori, che escludono per impostazione predefinita gli input e gli output dei clienti dai processi di addestramento: OpenAI, Anthropic, Google (livello enterprise/API), Mistral AI (piani a pagamento, esclusi per impostazione predefinita) e Mammouth AI (nessun addestramento sui prompt). Lato fornitore i dati non sono conservati oltre il tempo tecnicamente necessario e, ove previsto, per un massimo di circa 30 giorni ai soli fini di prevenzione degli abusi, dopodiché vengono cancellati.

6. Trasparenza e supervisione umana

L'output dell'AI ha natura di supporto e va sempre verificato da un operatore umano prima di produrre effetti. Il Servizio non adotta decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativo sull'interessato, ai sensi dell'art. 22 GDPR. Vale in particolare per le bozze di verbale, le classificazioni contabili e i risultati dell'OCR, che restano proposte modificabili e approvabili dall'utente.

In coerenza con il Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), gli assistenti AI sono classificati come sistemi a rischio limitato, soggetti ai soli obblighi di trasparenza: quando l'utente interagisce con un'AI, ciò è reso riconoscibile. Le funzioni non rientrano tra le pratiche vietate né tra i sistemi ad alto rischio elencati dal Regolamento.

7. Trascrizione delle assemblee

La registrazione e la trascrizione audio delle assemblee sono attivabili dall'amministratore. La registrazione della voce dei partecipanti costituisce trattamento di dati personali e richiede una base giuridica e un'informativa specifica ai presenti prima dell'avvio. Il Titolare del trattamento è il Cliente (Studio di amministrazione), che informa i partecipanti su finalità, base giuridica, tempi di conservazione dell'audio e del testo e soggetti che vi accedono.

Base giuridica: il consensodei partecipanti (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR), raccolto in apertura di seduta prima dell'avvio della registrazione; chi non acconsente non viene registrato. L'audio è conservato per il solo tempo necessario a redigere e approvare il verbale e comunque cancellato entro 30 giorni; la trascrizione testuale confluisce nel verbale, conservato secondo gli obblighi civilistici applicabili. Accedono all'audio e alla trascrizione unicamente l'amministratore e il soggetto incaricato della redazione del verbale.

8. Come disattivare le funzioni AI

Le funzioni AI dipendono da add-on facoltativi. Il Cliente può non attivarle o disattivarle dalla sezione «Integrazioni» del pannello di amministrazione. Disattivando l'add-on, i relativi flussi verso i fornitori AI cessano.

9. Contatti

Per domande sull'uso dell'AI e sul trattamento dei dati scrivere a privacy@nrc.company. Si vedano anche la Privacy Policy e l'Accordo di nomina a Responsabile (DPA).