Guida pratica
Come aprire l'assemblea e verificare la costituzione
Aprire l'assemblea non significa semplicemente cominciare a parlare: significa accertare, prima di ogni discussione, che la riunione sia validamente costituita. Questa fase iniziale è la fondamenta giuridica di tutto ciò che seguirà, perché una delibera presa da un'assemblea non regolarmente costituita è annullabile. Il presidente, appena nominato, deve fare l'appello dei presenti, controllare le deleghe, sommare i millesimi rappresentati e confrontarli con i quorum costitutivi previsti dall'articolo 1136 del codice civile. Solo quando il quorum è raggiunto e ne viene dato atto a verbale l'assemblea può entrare nel merito dei punti all'ordine del giorno. Questa guida spiega come compiere ogni passo con precisione, evitando gli errori che rendono contestabili le decisioni.
I passi per aprire correttamente l'assemblea
- Verificare l'orario e la convocazione (prima o seconda convocazione).
- Nominare il presidente e il segretario.
- Fare l'appello dei condomini presenti di persona.
- Ritirare e controllare le deleghe, verificando i limiti dell'articolo 67 delle disposizioni di attuazione.
- Sommare i millesimi rappresentati da presenti e delegati.
- Contare le teste, cioè il numero di partecipanti al condominio rappresentati.
- Confrontare i dati con i quorum costitutivi dell'articolo 1136.
- Dare atto a verbale del raggiungimento del quorum e dichiarare aperta la seduta.
Prima o seconda convocazione: quale quorum si applica
Il primo controllo riguarda quale convocazione si sta tenendo, perché i quorum costitutivi sono diversi. In prima convocazione l'assemblea è regolarmente costituita con la presenza di tanti condomini che rappresentino i due terzi del valore dell'intero edificio e la maggioranza dei partecipanti al condominio. Si tratta di requisiti alti, che spesso non vengono raggiunti.
In seconda convocazione, che si tiene in un giorno diverso, i requisiti si abbassano: l'assemblea è valida con l'intervento di tanti condomini che rappresentino almeno un terzo del valore dell'edificio e un terzo dei partecipanti. Il presidente deve avere chiaro fin dall'apertura quale soglia applicare, perché tutti i calcoli successivi dipendono da questa distinzione.
L'appello dei presenti
Dopo la nomina delle cariche, il presidente procede all'appello, registrando i condomini presenti di persona. È utile disporre di un elenco aggiornato con nomi, unità immobiliari e millesimi di ciascuno, così da spuntare i presenti man mano e avere subito il dato dei millesimi rappresentati direttamente.
L'appello non è una formalità: serve a fotografare con esattezza chi partecipa alla riunione in ogni suo momento. Poiché i condomini possono arrivare in ritardo o andarsene prima della fine, il presidente deve tenere aggiornato il conteggio, perché il quorum va verificato non solo all'apertura ma anche al momento di ogni votazione.
Il controllo delle deleghe
Le deleghe vanno ritirate e controllate prima di sommare i millesimi. Ogni delega deve essere scritta e riferirsi a un condomino delegante identificabile. Il presidente verifica che il delegato sia effettivamente autorizzato e che la delega sia valida per quella specifica assemblea.
Va rispettato il limite dell'articolo 67 delle disposizioni di attuazione del codice civile: nei condomini con più di venti condomini un singolo delegato non può rappresentare più di un quinto dei condomini e del valore proporzionale. Superare questo limite significa non poter conteggiare i millesimi eccedenti, con il rischio di falsare il quorum. Il controllo delle deleghe è quindi parte integrante della verifica di costituzione.
Il calcolo dei millesimi e delle teste
Il quorum costitutivo si misura su due grandezze: i millesimi rappresentati e il numero di partecipanti. Il presidente somma i millesimi dei presenti di persona e quelli dei condomini rappresentati per delega, poi conta quante teste sono rappresentate. Entrambi i dati devono essere confrontati con le soglie dell'articolo 1136.
L'errore più comune è considerare solo i millesimi e trascurare il numero di teste, o viceversa. In prima convocazione servono i due terzi del valore e la maggioranza dei partecipanti: mancare uno dei due requisiti significa che l'assemblea non è costituita. Un conteggio preciso, verificabile e riportato a verbale è ciò che protegge le delibere da future impugnazioni.
Dare atto della costituzione a verbale
Una volta raggiunto il quorum, il presidente lo dichiara e ne dà atto nel verbale, indicando i millesimi complessivamente rappresentati e il numero dei partecipanti. Questa dichiarazione formale segna l'apertura effettiva dei lavori: da quel momento l'assemblea può discutere e deliberare sui punti all'ordine del giorno.
Se invece il quorum non è raggiunto, il presidente ne prende atto, dichiara deserta l'assemblea e rinvia alla convocazione successiva, sempre verbalizzando. Anche l'assemblea andata deserta va documentata, perché la sua verbalizzazione serve a giustificare la tenuta della seconda convocazione con i quorum ridotti.
Verificare la costituzione con il software
Tenere sotto controllo presenze, deleghe e millesimi durante l'apertura è più semplice con uno strumento che aggiorna i conteggi in tempo reale. Un software di gestione condominiale come AmministraPro consente di spuntare i presenti, registrare le deleghe rispettando i limiti dell'articolo 67 e vedere immediatamente se il quorum costitutivo è raggiunto, senza somme manuali soggette a errore.
Poiché il quorum va riverificato a ogni votazione, avere il dato sempre aggiornato evita di deliberare per errore senza le maggioranze necessarie. Le funzioni per la gestione delle assemblee sono descritte nella pagina funzioni, mentre i piani disponibili sono illustrati nella pagina prezzi.
Domande frequenti
Quali quorum servono per costituire l'assemblea in prima convocazione?
In prima convocazione l'assemblea è regolarmente costituita con la presenza di tanti condomini che rappresentino i due terzi del valore dell'intero edificio e la maggioranza dei partecipanti al condominio, secondo l'articolo 1136 del codice civile. Entrambi i requisiti, millesimi e numero di teste, devono essere soddisfatti: se manca anche solo uno dei due, l'assemblea non è costituita e non può deliberare validamente.
Cosa deve verificare il presidente sulle deleghe all'apertura?
Il presidente deve controllare che ogni delega sia scritta, riferita a un delegante identificabile e valida per quella assemblea. Deve inoltre rispettare il limite dell'articolo 67 delle disposizioni di attuazione: nei condomini con più di venti condomini un delegato non può rappresentare più di un quinto dei condomini e del valore proporzionale. I millesimi eccedenti tale limite non si conteggiano nel quorum.
Il quorum va verificato solo all'inizio?
No. Il quorum costitutivo si accerta all'apertura, ma poiché i condomini possono arrivare o andarsene durante la riunione, il presidente deve riverificare presenze e millesimi al momento di ogni votazione. Una delibera approvata quando l'assemblea non ha più le maggioranze richieste è contestabile. Per questo è importante tenere aggiornato il conteggio dei presenti per tutta la durata della seduta.
Cosa succede se all'apertura il quorum non è raggiunto?
Se in prima convocazione il quorum non viene raggiunto, il presidente ne prende atto, dichiara deserta l'assemblea e rinvia alla seconda convocazione, verbalizzando l'accaduto. La verbalizzazione dell'assemblea deserta è importante perché giustifica la tenuta della seconda convocazione, che si svolge con quorum costitutivi più bassi previsti dall'articolo 1136 del codice civile.
Un software aiuta a verificare la costituzione dell'assemblea?
Sì. Uno strumento che aggiorna i conteggi in tempo reale permette di spuntare i presenti, registrare le deleghe nei limiti dell'articolo 67 e vedere subito se il quorum è raggiunto. AmministraPro, ad esempio, calcola automaticamente millesimi e teste rappresentate, così il presidente evita somme manuali soggette a errore e riverifica facilmente il quorum a ogni votazione. Dettagli nelle pagine funzioni e prezzi.
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