Funzioni e strumenti
Assegnare un ticket di guasto al fornitore direttamente dal gestionale
Assegnare un ticket di guasto al fornitore è il momento in cui una segnalazione diventa un incarico operativo. Nel gestionale l'amministratore sceglie la ditta competente dall'anagrafica fornitori, le trasmette la richiesta con i dati dell'edificio e del problema, e da quel momento il sistema tiene traccia di chi ha in carico l'intervento, di quando è stato affidato e dello stato di avanzamento. Questo passaggio è delicato perché coinvolge la responsabilità dell'amministratore nella scelta e nel controllo del fornitore, previsti dalle attribuzioni dell'articolo 1130 del Codice civile, e la corretta gestione dei dati di contatto secondo il Regolamento UE 2016/679.
Scegliere il fornitore giusto dall'anagrafica
L'assegnazione parte da un'anagrafica fornitori ordinata, in cui ogni ditta è classificata per categoria di intervento: idraulico, elettricista, ascensorista, impresa di pulizie, manutentore del verde. Un guasto idraulico proposto con la categoria corretta fa emergere subito le ditte adatte, con i recapiti e lo storico dei lavori già svolti su quel condominio.
Lo storico è un criterio prezioso. Sapere che una ditta ha già operato su quell'impianto, con quali tempi e quali costi, aiuta a scegliere con cognizione e non a caso. Il gestionale mette a disposizione queste informazioni nel momento in cui servono, cioè quando si sta assegnando l'incarico.
Trasmettere l'incarico con i dati necessari
Un incarico utile contiene tutto ciò che serve alla ditta per intervenire senza telefonate di chiarimento: indirizzo dell'edificio, punto esatto del guasto, descrizione del problema, eventuali foto allegate dal condòmino, riferimenti per l'accesso. Dal gestionale queste informazioni vengono raccolte una volta e inoltrate in modo strutturato.
La trasmissione può avvenire via email o tramite un'area dedicata al fornitore. In entrambi i casi resta una copia registrata di ciò che è stato comunicato e quando, elemento importante se in seguito nascono contestazioni sui tempi o sull'oggetto dell'intervento.
Preventivo, soglie di spesa e conferma
Per gli interventi non urgenti l'assegnazione si accompagna alla richiesta di un preventivo, che entra nella scheda del ticket e resta collegato all'intervento. Questo consente di confrontare più offerte e di documentare la scelta economica compiuta.
Occorre ricordare che l'amministratore può ordinare autonomamente i lavori di manutenzione ordinaria e gli interventi urgenti, mentre per le opere di manutenzione straordinaria di notevole entità serve una delibera dell'assemblea, come stabilito dagli articoli 1130 e 1135 del Codice civile. Il gestionale aiuta a distinguere i due casi, tenendo il preventivo pronto per la discussione assembleare quando la spesa lo richiede.
Tracciare l'intervento fino alla chiusura
Una volta assegnato, il ticket non deve sparire dai radar. Il gestionale mantiene lo stato aggiornato, dall'affidamento all'esecuzione fino alla chiusura con l'esito e l'eventuale fattura collegata. Così l'amministratore sa in ogni momento quali incarichi sono ancora aperti e presso quale ditta.
AmministraPro consente di assegnare le segnalazioni di guasto ai fornitori dall'anagrafica, allegare preventivi e foto e seguire lo stato dell'incarico fino alla fattura, con traccia di ogni comunicazione. Le funzioni disponibili sono descritte in /funzioni e i piani con i relativi limiti sono riepilogati in /prezzi.
Domande frequenti
Serve una delibera per assegnare un intervento a un fornitore?
Dipende dal tipo di lavoro. L'amministratore può affidare autonomamente la manutenzione ordinaria e gli interventi urgenti a tutela della sicurezza, come previsto dagli articoli 1130 e 1135 del Codice civile. Per le opere straordinarie di notevole entità serve invece la delibera dell'assemblea, e il gestionale conserva il preventivo pronto per la discussione.
Come si sceglie la ditta più adatta dal software?
L'anagrafica fornitori classifica ogni ditta per categoria di intervento e conserva lo storico dei lavori già svolti sul condominio. Nel momento dell'assegnazione il gestionale mostra le ditte competenti con recapiti, tempi e costi passati, così la scelta si basa su dati concreti e non solo sulla disponibilità immediata.
Che informazioni conviene includere nell'incarico?
Indirizzo dell'edificio, punto preciso del guasto, descrizione del problema, foto allegate dal condòmino e riferimenti per l'accesso. Raccogliere questi dati una sola volta e inoltrarli in modo strutturato riduce le telefonate di chiarimento e velocizza l'intervento, oltre a lasciare una traccia di ciò che è stato comunicato.
I dati di contatto dei fornitori sono soggetti a privacy?
Sì, i recapiti e i dati delle persone di riferimento vanno trattati nel rispetto del Regolamento UE 2016/679. Vanno usati solo per la gestione degli incarichi, conservati in modo sicuro e non diffusi oltre lo scopo. Un gestionale con accessi profilati aiuta a limitare la visibilità di questi dati a chi ne ha effettivo bisogno.
Cosa succede al ticket dopo l'assegnazione?
Resta aperto e tracciato: il gestionale segue lo stato dall'affidamento all'esecuzione fino alla chiusura con l'esito e la fattura collegata. In questo modo l'amministratore sa sempre quali incarichi sono ancora in sospeso e presso quale ditta, evitando che una segnalazione affidata resti dimenticata.
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