Costi e ROI
Chi paga il software gestionale: lo studio o il condominio
Chi deve pagare il software gestionale, l'amministratore o il condominio? La risposta non è unica, ma dipende da come si inquadra la spesa. Come regola generale il gestionale è uno strumento di lavoro dello studio, quindi il suo costo rientra tra le spese dell'amministratore e trova copertura nel compenso concordato. In alcuni casi, però, una parte del software eroga servizi direttamente ai condòmini, come il portale per la consultazione di documenti e pagamenti, e può essere legittimamente proposta come costo del condominio. Distinguere le due situazioni è essenziale per evitare contestazioni e per mantenere trasparente il rapporto con i condòmini. Questa guida chiarisce i principi da seguire, con riferimenti al Codice civile e alla prassi condominiale italiana.
Il principio generale: strumento di lavoro dello studio
Come il computer, il software di contabilità o l'abbonamento telefonico, il gestionale è uno degli strumenti con cui l'amministratore svolge il proprio incarico. In quanto strumento di lavoro, il suo costo è parte delle spese generali dello studio e trova copertura nel compenso pattuito con il condominio al momento della nomina.
Questo principio ha un fondamento pratico: l'art. 1129 del Codice civile prevede che l'amministratore specifichi il proprio compenso all'atto dell'accettazione dell'incarico, a pena di nullità della nomina. Il compenso è quindi il corrispettivo dell'intera attività, strumenti inclusi. Chiedere separatamente al condominio il costo di uno strumento con cui l'amministratore lavora, senza averlo dichiarato, espone a contestazioni perché si tratterebbe di un onere non pattuito.
L'eccezione: servizi resi direttamente ai condòmini
Esiste però una parte del software che non è solo strumento interno, ma eroga un servizio direttamente fruito dai condòmini. Il portale dove ciascun condòmino consulta rendiconti, documenti e stato dei propri pagamenti è un beneficio dello stabile e dei suoi abitanti, non solo dell'amministratore. In questo caso è legittimo che il relativo costo sia inquadrato come spesa del condominio.
La distinzione non è formale: riguarda chi trae vantaggio dal servizio. Se il beneficio è dell'amministratore, che lavora meglio e più in fretta, il costo è dello studio. Se il beneficio è del condominio, che ottiene trasparenza e accesso ai propri dati, il costo può essere del condominio. Molti gestionali contengono entrambe le dimensioni, e la prassi corretta è distinguere la quota interna da quella rivolta ai condòmini.
Come inquadrare la spesa in modo trasparente
Qualunque sia la scelta, la parola chiave è trasparenza. Se il costo del software è interno allo studio, va tenuto conto nel definire il compenso, senza voci a sorpresa a carico del condominio. Se una parte è proposta come costo del condominio, deve essere dichiarata chiaramente ed esposta nel preventivo di gestione, che l'assemblea approva insieme al riparto.
- Dichiarare la scelta al momento della nomina, coerentemente con il compenso ex art. 1129 del Codice civile.
- Se il costo è del condominio, esporlo nel preventivo con una descrizione comprensibile e metterlo ai voti.
- Non chiedere separatamente il costo di uno strumento di lavoro già coperto dal compenso.
- Distinguere la quota interna dello studio da quella dei servizi rivolti ai condòmini.
- Documentare la delibera nel verbale, così che la voce sia difficilmente contestabile in seguito.
Perché l'inquadramento corretto conviene a tutti
Un inquadramento chiaro protegge sia l'amministratore sia i condòmini. L'amministratore evita contestazioni su costi non dichiarati e mantiene un rapporto di fiducia; i condòmini sanno esattamente cosa pagano e perché. Un costo comparso senza spiegazione, al contrario, alimenta sospetti e può diventare motivo di attrito o di mancato rinnovo del mandato.
Sul piano economico, spesso è più semplice includere il costo nel compenso e valorizzare i benefici che il software porta al condominio, come precisione dei conti, puntualità e trasparenza, piuttosto che introdurre una voce separata. AmministraPro è pensato per servire entrambe le esigenze, con strumenti di lavoro per lo studio e un portale rivolto ai condòmini, a fronte di un canone prevedibile: le funzionalità e i piani sono descritti nelle pagine dedicate a funzionalità e prezzi del sito, utili all'amministratore per decidere come inquadrare la spesa in modo trasparente.
Domande frequenti
Il costo del software gestionale spetta all'amministratore o al condominio?
Come regola generale spetta all'amministratore, perché il gestionale è uno strumento di lavoro dello studio, il cui costo trova copertura nel compenso concordato al momento della nomina ai sensi dell'art. 1129 del Codice civile. Fa eccezione la parte del software che eroga servizi direttamente ai condòmini, come il portale per documenti e pagamenti, che può essere legittimamente inquadrata come costo del condominio se dichiarata con trasparenza.
Posso chiedere separatamente al condominio il costo del gestionale?
Solo se corrisponde a un servizio identificabile reso ai condòmini e se è stato dichiarato con trasparenza, esponendolo nel preventivo di gestione approvato dall'assemblea. Chiedere separatamente il costo di uno strumento di lavoro dell'amministratore già coperto dal compenso, senza averlo pattuito alla nomina, espone a contestazioni perché si tratterebbe di un onere non concordato.
Come si distingue la quota dello studio da quella del condominio?
In base a chi trae vantaggio dal servizio. Se il beneficio è dell'amministratore, che lavora meglio e più in fretta, il costo è dello studio ed è coperto dal compenso. Se il beneficio è del condominio, che ottiene trasparenza e accesso ai propri dati tramite il portale, il costo può essere del condominio. Molti gestionali contengono entrambe le dimensioni, e la prassi corretta è distinguerle.
Serve una delibera dell'assemblea per il costo del software?
Se il costo è inquadrato come spesa del condominio, sì: va esposto nel preventivo di gestione con una descrizione chiara, discusso e approvato dall'assemblea insieme al riparto, con la delibera documentata nel verbale. Se invece è interno allo studio e coperto dal compenso, non serve una delibera separata, ma è opportuno che la scelta sia coerente con quanto dichiarato alla nomina.
Conviene includere il software nel compenso o esporlo a parte?
Spesso è più semplice includerlo nel compenso e valorizzare i benefici che porta al condominio, come precisione dei conti, puntualità e trasparenza, evitando una voce separata che richiede spiegazioni. Qualunque scelta va comunque resa trasparente. AmministraPro serve sia lo studio sia i condòmini con un canone prevedibile, con funzionalità e piani descritti nelle pagine funzionalità e prezzi del sito.
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