Guida pratica
Come assumere un portiere nel condominio
Assumere un portiere trasforma il condominio in un datore di lavoro a tutti gli effetti, con l'amministratore che agisce come rappresentante ai sensi dell'articolo 1130 del Codice civile. Il percorso corretto parte da una delibera dell'assemblea che approva il servizio e la relativa spesa, prosegue con la scelta del contratto applicabile, di norma il CCNL per i dipendenti da proprietari di fabbricati, e si chiude con gli adempimenti obbligatori: comunicazione preventiva di assunzione, apertura delle posizioni previdenziali e assicurative, visita medica e formazione sulla sicurezza. Questa guida elenca ogni passaggio nell'ordine giusto, così da evitare sanzioni e contenziosi fin dal primo giorno di rapporto.
Checklist prima del primo giorno di lavoro
- Delibera assembleare che approva il servizio di portierato e la spesa annua stimata
- Verbale che dà mandato all'amministratore per la firma del contratto
- Scelta del profilo e del livello secondo il CCNL proprietari di fabbricati
- Codice fiscale del condominio attivo e posizioni INPS e INAIL aperte
- Comunicazione preventiva di assunzione (UNILAV) al Centro per l'impiego
- Visita medica preventiva e idoneità alla mansione
- Formazione sulla sicurezza e consegna dei dispositivi di protezione
- Contratto di lavoro firmato con orario, mansioni, retribuzione e sede
Prima decidono i condòmini in assemblea
L'assunzione di un dipendente è una scelta che grava sul bilancio ordinario e vincola il condominio per anni, quindi deve passare dall'assemblea. All'ordine del giorno vanno messi in modo esplicito l'istituzione del servizio, il costo annuo stimato comprensivo di contributi e accantonamenti, e il mandato all'amministratore per firmare il contratto e curare gli adempimenti.
La delibera segue le maggioranze dell'articolo 1136 del Codice civile per gli atti di gestione ordinaria. È buona prassi allegare al verbale un preventivo di spesa dettagliato: retribuzione lorda, tredicesima, contributi INPS e INAIL, quota TFR e costi accessori come l'eventuale alloggio di servizio, così i condòmini deliberano con piena consapevolezza dell'impegno economico.
- Ordine del giorno chiaro su servizio, spesa e mandato
- Preventivo con costo pieno annuo, non solo la retribuzione netta
- Verbale che autorizza espressamente l'amministratore a firmare
Scegliere il contratto e inquadrare il lavoratore
Il contratto di riferimento per i dipendenti dei condomìni è il CCNL per i dipendenti da proprietari di fabbricati. Definisce i profili professionali, dal portiere con alloggio al custode fino all'addetto alle pulizie, le tabelle retributive, l'orario e gli istituti come ferie, permessi e tredicesima. La scelta del profilo e del livello determina la retribuzione minima e va fatta in coerenza con le mansioni reali.
Occorre stabilire fin da subito se il rapporto è a tempo pieno o parziale, se comporta la concessione di un alloggio di servizio e quali compiti sono affidati: apertura e chiusura del portone, sorveglianza, ritiro della posta, piccola manutenzione, pulizia delle parti comuni. Mansioni ben descritte nel contratto prevengono contestazioni future sull'inquadramento.
Aprire le posizioni e comunicare l'assunzione
Prima dell'inizio del rapporto il condominio deve trasmettere la comunicazione obbligatoria di instaurazione (modello UNILAV) al Centro per l'impiego, entro il giorno precedente l'avvio del lavoro. Vanno inoltre attivate la posizione contributiva INPS e la posizione assicurativa INAIL contro gli infortuni.
Il datore di lavoro tiene il Libro Unico del Lavoro, elabora ogni mese la busta paga e versa i contributi con il modello F24. Nella pratica il condominio si affida a un consulente del lavoro o a un service paghe, ma la responsabilità formale resta del condominio rappresentato dall'amministratore.
- Comunicazione UNILAV entro il giorno prima dell'inizio
- Apertura posizione INPS e posizione assicurativa INAIL
- Libro Unico del Lavoro, busta paga mensile e versamenti F24
Sicurezza sul lavoro e visita medica
Come ogni datore di lavoro, il condominio deve rispettare il Decreto legislativo 81/2008. Ciò comporta la valutazione dei rischi con redazione del documento (DVR), la nomina del medico competente quando è prevista la sorveglianza sanitaria, la visita medica preventiva di idoneità alla mansione e la formazione sulla sicurezza prima dell'avvio effettivo.
Vanno forniti i dispositivi di protezione individuale adeguati ai compiti, per esempio guanti e calzature per le pulizie o attrezzature per la piccola manutenzione. Documentare formazione, consegna dei DPI e idoneità medica è essenziale: in caso di infortunio o controllo, la prova degli adempimenti tutela il condominio.
Gestire il rapporto nel tempo
Dopo l'assunzione il datore di lavoro gestisce ferie, permessi, malattia, tredicesima e accantonamento del TFR secondo l'articolo 2120 del Codice civile. Le spese del portierato si ripartiscono di norma in base ai millesimi di proprietà secondo l'articolo 1123 del Codice civile, salvo diverso criterio approvato all'unanimità o previsto dal regolamento.
Tenere in ordine cedolini, presenze, versamenti e comunicazioni riduce il rischio di errori e di contenziosi. Con AmministraPro registri le spese del personale, le colleghi automaticamente alla ripartizione millesimale e conservi i documenti del rapporto in un unico archivio: le funzioni sono descritte nella pagina /funzioni e i piani con i relativi costi nella pagina /prezzi.
Domande frequenti
Serve la delibera dell'assemblea per assumere un portiere?
Sì. L'istituzione del servizio di portierato e la spesa relativa incidono sulla gestione e devono essere approvate dall'assemblea con le maggioranze dell'articolo 1136 del Codice civile. Il verbale deve anche conferire all'amministratore il mandato per firmare il contratto e curare gli adempimenti previdenziali e assicurativi.
Quale contratto si applica al portiere di condominio?
Di regola il CCNL per i dipendenti da proprietari di fabbricati, che stabilisce i profili professionali, le tabelle retributive, l'orario, le ferie e la tredicesima. L'inquadramento nel profilo e nel livello va scelto in coerenza con le mansioni effettive assegnate al lavoratore, come sorveglianza, pulizie o piccola manutenzione.
Quando va fatta la comunicazione di assunzione?
La comunicazione obbligatoria di instaurazione del rapporto (modello UNILAV) va inviata al Centro per l'impiego entro il giorno precedente l'inizio del lavoro. Prima dell'avvio vanno aperte anche la posizione contributiva INPS e la posizione assicurativa INAIL contro gli infortuni.
Il condominio è davvero un datore di lavoro?
Sì. Quando assume un dipendente, il condominio assume tutti gli obblighi del datore di lavoro: buste paga, contributi, sicurezza secondo il Decreto legislativo 81/2008 e accantonamento del TFR. L'amministratore agisce come rappresentante, ma la titolarità del rapporto e delle responsabilità resta del condominio.
Come si ripartiscono le spese del portiere?
In assenza di un criterio diverso approvato all'unanimità o previsto dal regolamento, le spese del portierato si ripartiscono tra i condòmini in base ai millesimi di proprietà secondo l'articolo 1123 del Codice civile. Rientrano nel riparto retribuzione, contributi, TFR e costi accessori del servizio.
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