Come chiudere correttamente la seduta assembleare

Verificare che l'ordine del giorno sia esaurito

Prima di chiudere, il presidente controlla che ogni punto all'ordine del giorno sia stato effettivamente trattato e, dove previsto, votato. Lasciare un punto in sospeso senza darne conto crea confusione e può costringere a una nuova convocazione. Se un tema non è stato affrontato per mancanza di tempo, va dato atto a verbale del rinvio a una successiva assemblea.

Questo controllo finale evita che qualche argomento venga dimenticato e garantisce che il verbale rifletta il trattamento di tutti i punti. È il momento in cui il presidente scorre mentalmente l'ordine del giorno e verifica che a ciascuna voce corrisponda una decisione, un rinvio o almeno una discussione documentata.

Riepilogare le delibere adottate

Un buon presidente, prima di sciogliere la riunione, riepiloga brevemente le decisioni prese, così che tutti i presenti abbiano chiaro cosa è stato deliberato. Questo riepilogo riduce i malintesi e permette di correggere subito eventuali imprecisioni nella verbalizzazione, quando i condomini sono ancora presenti e possono confermare gli esiti.

Il riepilogo è anche un momento di trasparenza: chi ha partecipato esce dalla riunione con un quadro chiaro degli impegni assunti, delle spese approvate e delle scadenze. È preferibile dedicare qualche minuto a questo riepilogo piuttosto che scoprire in seguito, alla lettura del verbale, che qualcuno aveva capito diversamente.

Le varie ed eventuali e la verbalizzazione della chiusura

Sotto le varie ed eventuali si raccolgono comunicazioni e segnalazioni, senza però adottare delibere su materie non convocate. Il presidente può dare spazio a questi interventi finali, dandone atto a verbale, ma deve chiarire che eventuali decisioni richiederanno un apposito punto in una futura assemblea.

Esaurite le comunicazioni, il presidente dichiara chiusa la seduta e fa verbalizzare l'ora di chiusura. L'indicazione dell'orario finale non è un dettaglio: insieme all'ora di apertura documenta la durata della riunione e completa la cornice temporale del verbale, elemento utile in caso di contestazioni sulla regolarità dei lavori.

Rileggere e firmare il verbale

Prima della firma è buona prassi rileggere il verbale, o almeno i suoi punti essenziali, così che presidente, segretario ed eventualmente i presenti possano confermare che rispecchia l'andamento della riunione. Questa rilettura è l'ultima occasione per correggere errori o omissioni mentre chi ha partecipato è ancora presente.

Il presidente e il segretario sottoscrivono il verbale. La firma attesta la regolarità dei lavori e la fedeltà del documento. Il presidente non deve firmare un verbale che non corrisponde a ciò che è accaduto: se emerge una discrepanza, va corretta prima della sottoscrizione. Un verbale firmato con cura è il fondamento della validità delle delibere.

Gli adempimenti dopo la chiusura

La chiusura della seduta non esaurisce il lavoro. Il verbale va trasmesso a tutti i condomini, compresi gli assenti, perché è dalla comunicazione che decorrono i termini per l'eventuale impugnazione delle delibere. Va inoltre archiviato nel registro dei verbali di assemblea, che l'amministratore ha l'obbligo di tenere secondo l'articolo 1130 del codice civile.

Un software di gestione condominiale come AmministraPro consente di generare il verbale già completo, trasmetterlo ai condomini con prova dell'invio e archiviarlo nel registro digitale, così gli adempimenti finali si svolgono senza passaggi manuali. In questo modo la chiusura della seduta si collega direttamente alla corretta comunicazione delle decisioni. Le funzioni sono descritte nella pagina funzioni e i piani nella pagina prezzi.

Domande frequenti