Guida pratica
Come convocare l'assemblea di condominio correttamente
Convocare correttamente l'assemblea di condominio non è una formalità secondaria: un vizio nella convocazione, come un termine troppo breve o un ordine del giorno generico, può portare all'annullamento della delibera su ricorso di un condomino dissenziente entro i trenta giorni previsti dalla legge. L'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile fissa regole precise su termini, contenuto dell'avviso e modalità di invio che l'amministratore deve rispettare per ogni assemblea, ordinaria o straordinaria. Questa guida ripercorre gli elementi che rendono valida una convocazione, dal calcolo dei giorni di preavviso alla redazione dell'ordine del giorno, fino all'uso degli strumenti digitali oggi ammessi per l'invio degli avvisi.
I termini di preavviso previsti dall'art. 66 disp. att. c.c.
L'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile stabilisce che l'avviso di convocazione deve essere comunicato ai condomini almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione, a pena di annullabilità della delibera su istanza dei dissenzienti o assenti. Il termine va calcolato a ritroso dalla data dell'assemblea, escludendo il giorno di invio e quello della riunione: se l'assemblea è fissata per il 20 del mese, l'avviso deve raggiungere ogni condomino entro il 15.
Per l'assemblea in seconda convocazione, che si tiene quando la prima non raggiunge il quorum costitutivo, la legge consente di fissarla non prima di un giorno dopo la prima convocazione, ma nella prassi molti regolamenti condominiali richiedono un intervallo maggiore. È buona norma indicare entrambe le date e i relativi orari nello stesso avviso, così da evitare un secondo invio e ridurre i tempi morti quando il numero legale non viene raggiunto.
Il contenuto obbligatorio dell'ordine del giorno
L'ordine del giorno deve elencare gli argomenti in modo specifico e comprensibile, perché la delibera su un punto non indicato o formulato in modo generico è impugnabile. Non basta scrivere varie ed eventuali per discutere validamente di spese straordinarie, nomina o revoca dell'amministratore, oppure lavori sulle parti comuni: ogni punto sostanziale richiede una voce dedicata che permetta al condomino di capire cosa verrà deciso e di prepararsi con la documentazione necessaria.
Quando l'ordine del giorno prevede l'approvazione di preventivi di spesa o l'affidamento di lavori, è opportuno allegare all'avviso i documenti di supporto, come preventivi, capitolati o il rendiconto consuntivo, così che i condomini possano valutarli prima della riunione invece di scoprirli seduta stante.
Le modalità di invio ammesse dalla legge
L'art. 66 disp. att. c.c. ammette diverse modalità di comunicazione dell'avviso: posta raccomandata, posta elettronica certificata (PEC), fax o consegna a mano con firma di ricevuta. Ciò che conta è che la modalità scelta consenta di provare la data di ricezione, elemento decisivo se la delibera viene poi impugnata da un condomino che sostiene di non aver ricevuto l'avviso in tempo utile.
La convocazione digitale tramite PEC si è affermata come strumento privilegiato perché produce una ricevuta di accettazione e una di avvenuta consegna con valore legale, evitando le incertezze della raccomandata cartacea sui tempi di recapito. Un amministratore che gestisce più condomini trae vantaggio da un sistema che tenga traccia automatica di invii e ricevute per ciascun immobile, evitando di dover verificare a mano le scadenze di ogni convocazione. Software come AmministraPro permettono di generare l'avviso con l'ordine del giorno, allegare i documenti di supporto e monitorare lo stato di invio e ricezione da un'unica schermata, riducendo il rischio di errori sui termini.
Chi può convocare l'assemblea e con quale iniziativa
La convocazione ordinaria spetta all'amministratore, che deve indire l'assemblea almeno una volta all'anno per l'approvazione del rendiconto. In assenza di amministratore, o quando questi non provvede, ciascun condomino può rivolgersi all'autorità giudiziaria per ottenere la nomina o la convocazione coattiva.
L'assemblea può inoltre essere richiesta da almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio: in questo caso l'amministratore è tenuto a convocarla entro dieci giorni dalla richiesta, indicando gli argomenti proposti dai richiedenti nell'ordine del giorno.
Domande frequenti
Cosa succede se l'avviso di convocazione arriva con meno di cinque giorni di anticipo?
La delibera adottata in un'assemblea convocata con un preavviso inferiore ai cinque giorni previsti dall'art. 66 disp. att. c.c. è annullabile su richiesta dei condomini assenti o dissenzienti, che devono impugnarla entro trenta giorni dalla comunicazione del verbale o, se assenti, dalla ricezione dello stesso. Non è nulla in automatico: se nessuno la impugna nei termini, la delibera resta valida ed efficace.
L'assemblea può deliberare su un argomento non presente nell'ordine del giorno?
No, in linea di principio ogni delibera deve riguardare argomenti già indicati nell'ordine del giorno allegato alla convocazione, proprio per permettere ai condomini di valutare in anticipo cosa verrà discusso e di parteciparvi con cognizione di causa. Una delibera su un punto non annunciato è impugnabile dai condomini assenti o dissenzienti, salvo che tutti i condomini siano presenti e concordino espressamente di trattare il nuovo punto.
La convocazione via PEC è equivalente alla raccomandata cartacea?
Sì, l'art. 66 disp. att. c.c. equipara le due modalità purché consentano di dimostrare la data di ricezione. La PEC ha il vantaggio pratico di generare automaticamente una ricevuta di accettazione e una di avvenuta consegna con valore legale, mentre la raccomandata cartacea richiede la cartolina di ritorno o la tracciabilità postale. Molti amministratori, anche tramite software gestionali come AmministraPro, preferiscono la PEC per la tracciabilità immediata e i costi più contenuti su più invii.
Ogni quanto l'amministratore deve convocare l'assemblea ordinaria?
L'assemblea ordinaria per l'approvazione del rendiconto consuntivo va convocata almeno una volta all'anno, entro centottanta giorni dalla chiusura dell'esercizio secondo quanto previsto per l'amministratore dall'art. 1130 c.c. In caso di inerzia protratta, i condomini possono sollecitare la convocazione o rivolgersi all'autorità giudiziaria per ottenerla.
Chi può chiedere la convocazione di un'assemblea straordinaria?
Può chiederla l'amministratore di propria iniziativa quando ritiene urgente un argomento, oppure almeno due condomini che rappresentino insieme un sesto del valore dell'edificio secondo l'art. 66 disp. att. c.c. In quest'ultimo caso l'amministratore deve convocare l'assemblea entro dieci giorni dalla richiesta, includendo nell'ordine del giorno i punti indicati dai condomini richiedenti.
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