Come convocare e gestire l'assemblea del supercondominio

Passo 1: capire chi va convocato

Il primo nodo è stabilire chi ha diritto di partecipare. Per la gestione ordinaria dei beni e servizi comuni e per la nomina dell'amministratore del supercondominio, se i partecipanti complessivi superano i sessanta, l'articolo 67 delle disposizioni di attuazione stabilisce che ciascun condominio partecipa all'assemblea tramite un unico rappresentante, nominato dall'assemblea di ciascun edificio.

Per le decisioni che esulano dalla gestione ordinaria, come le innovazioni, le modifiche delle destinazioni d'uso o gli interventi che incidono sui diritti dei singoli, la partecipazione tramite rappresentante non basta: occorre convocare direttamente tutti i condòmini di tutti gli edifici. Distinguere fin dall'inizio la natura degli argomenti è quindi decisivo per non viziare la delibera.

Passo 2: preparare l'avviso di convocazione

L'avviso di convocazione deve rispettare i requisiti dell'articolo 66 delle disposizioni di attuazione: va comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione, deve indicare luogo, data, ora e specifico ordine del giorno, e deve essere trasmesso con mezzi che ne provino la ricezione, come posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mani.

• Rispettare il preavviso minimo di cinque giorni prima della prima convocazione
• Indicare con precisione luogo, data, ora e ordine del giorno dettagliato, evitando voci generiche come varie ed eventuali per le decisioni rilevanti
• Inviare l'avviso a ciascun avente diritto, che siano i rappresentanti degli edifici o tutti i condòmini a seconda degli argomenti, con mezzo idoneo a provare la ricezione
• Prevedere, di norma, sia la prima sia la seconda convocazione, tenute a distanza di tempo adeguata

Passo 3: costruire un ordine del giorno chiaro

L'ordine del giorno deve elencare in modo specifico gli argomenti su cui si delibererà, perché l'assemblea non può validamente decidere su materie non iscritte. In un supercondominio conviene raggruppare le voci per servizio comune e distinguere nettamente ciò che rientra nella gestione ordinaria da ciò che richiede la partecipazione diretta di tutti i condòmini.

Un ordine del giorno ben costruito riduce i tempi della riunione e previene le impugnazioni: se un condomino non è stato messo in condizione di conoscere in anticipo un argomento rilevante, la relativa delibera è annullabile ai sensi dell'articolo 1137 del Codice civile.

Passo 4: verificare quorum e condurre la riunione

I quorum costitutivi e deliberativi seguono l'articolo 1136 del Codice civile. Quando l'assemblea si tiene tra i rappresentanti degli edifici, ciascun rappresentante esprime il voto per la quota millesimale complessiva del proprio edificio sui beni e servizi comuni, secondo il mandato ricevuto dall'assemblea del proprio condominio. È fondamentale che il rappresentante partecipi con un mandato chiaro, per evitare che voti oltre i limiti stabiliti dal proprio edificio.

Durante la riunione l'amministratore o il presidente verifica la regolare costituzione, dà la parola secondo l'ordine del giorno, mette ai voti ogni punto e annota esiti e millesimi. La gestione ordinata della discussione è parte della validità della delibera.

Passo 5: redigere e conservare il verbale

Il verbale deve riportare la data, i presenti con i relativi millesimi, gli argomenti trattati, le delibere assunte con l'indicazione dei favorevoli, contrari e astenuti e i millesimi corrispondenti. Va sottoscritto dal presidente e dal segretario e conservato nel registro dei verbali previsto dall'articolo 1130 del Codice civile.

Gestire tutto questo su carta, con più edifici e rappresentanti, è complesso. Con AmministraPro è possibile preparare gli avvisi di convocazione, tenere un registro dei rappresentanti per edificio, verbalizzare e archiviare le delibere in modo ordinato: le funzioni dedicate alle assemblee sono descritte nella pagina /funzioni, mentre i piani sono elencati in /prezzi.

Domande frequenti