Guida pratica
Come gestire la seconda convocazione dell assemblea
La seconda convocazione dell assemblea condominiale serve a superare lo stallo che si crea quando la prima riunione non raggiunge il numero legale. L articolo 1136 del Codice civile prevede quorum più bassi rispetto alla prima convocazione, ma non esonera l amministratore dal rispettare termini, forme dell avviso e corretta verbalizzazione. Errori su questi aspetti espongono le delibere a impugnazione entro i termini di legge. Questa guida spiega quando si passa alla seconda convocazione, quali maggioranze si applicano, come deve essere redatto l avviso e cosa deve contenere il verbale, con attenzione alla prassi che riduce il rischio di contestazioni tra i condomini.
Quando si convoca la seconda assemblea
La seconda convocazione si tiene quando in prima convocazione non si raggiunge il quorum costitutivo richiesto dall articolo 1136, primo comma, cioè la maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno la meta del valore dell edificio. In questi casi l assemblea si considera deserta o comunque non validamente costituita, e occorre procedere a una nuova riunione.
L articolo 1136, terzo comma, stabilisce che la seconda convocazione non può tenersi nello stesso giorno fissato per la prima. Nella prassi molti regolamenti e molti amministratori convocano le due sedute a distanza di un ora, ma questa soluzione, pur diffusa, non e quella letteralmente prevista dalla norma dopo la riforma del 2012: e opportuno verificare il regolamento condominiale, che può disciplinare la questione in modo più specifico, e in ogni caso predisporre correttamente l avviso per evitare contestazioni.
I quorum ridotti dell articolo 1136
In seconda convocazione il quorum costitutivo si abbassa: e sufficiente la partecipazione di un numero di condomini che rappresenti almeno un terzo del valore dell edificio e un terzo dei partecipanti al condominio. Anche i quorum deliberativi per le materie ordinarie si riducono rispetto alla prima convocazione, richiedendo la maggioranza degli intervenuti con almeno un terzo del valore dell edificio.
Attenzione però alle materie per cui la legge prevede maggioranze qualificate che NON si riducono in seconda convocazione: tra queste le innovazioni gravose o voluttuarie, le opere per il superamento delle barriere architettoniche in alcuni casi, la modifica delle destinazioni d uso e altre fattispecie elencate dagli articoli 1120 e 1136. Per queste delibere occorre verificare puntualmente la maggioranza richiesta articolo per articolo, perché un errore sul quorum e uno dei motivi più frequenti di impugnazione delle delibere.
Avviso di convocazione: contenuto e termini
L avviso di convocazione deve indicare data, ora e luogo della prima e, se prevista, della seconda convocazione, insieme all ordine del giorno specifico. L articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile richiede che l avviso sia comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l assemblea in prima convocazione, con le forme che garantiscano la prova dell avvenuta ricezione, come raccomandata, posta elettronica certificata o consegna a mano con firma.
E buona prassi indicare nello stesso avviso entrambe le convocazioni, così da evitare un secondo invio e ridurre i tempi morti quando la prima assemblea non raggiunge il quorum. Un ordine del giorno generico o incompleto e un altro vizio ricorrente che può condurre all annullamento delle delibere assunte su punti non chiaramente indicati.
Il verbale di seconda convocazione
Il verbale deve attestare che la riunione si svolge in seconda convocazione, riportare l orario di apertura, l elenco dei presenti con le relative quote millesimali, la verifica del quorum costitutivo effettivamente raggiunto e, per ciascun punto all ordine del giorno, l esito della votazione con il dettaglio di favorevoli, contrari e astenuti.
E consigliabile che il verbale dia atto esplicitamente del calcolo dei millesimi utilizzato per verificare sia il quorum costitutivo sia quello deliberativo, così da rendere trasparente e verificabile la regolarità della delibera in caso di successiva contestazione da parte di un condomino assente o dissenziente.
Strumenti per ridurre gli errori
La gestione manuale di avvisi, quorum e verbali su fogli separati aumenta il rischio di errori, soprattutto nei condomini con molte unita o con supercondomini dove i millesimi vanno calcolati su basi diverse a seconda della materia. Un gestionale come AmministraPro può supportare l amministratore nella predisposizione degli avvisi con le due date di convocazione, nel calcolo automatico dei millesimi per la verifica del quorum e nella redazione strutturata del verbale, lasciando comunque all amministratore la responsabilità delle valutazioni giuridiche sulle maggioranze applicabili caso per caso.
Domande frequenti
La seconda convocazione può tenersi lo stesso giorno della prima?
L articolo 1136, terzo comma, del Codice civile stabilisce che la seconda convocazione non può avere luogo nello stesso giorno fissato per la prima. E una regola introdotta con la riforma del condominio del 2012 per evitare che le assemblee si riducano a un passaggio formale a distanza di poche ore, senza dare ai condomini un reale margine per organizzarsi. Conviene comunque controllare il regolamento condominiale, che può prevedere indicazioni più specifiche su tempi e modalità.
Quali quorum servono in seconda convocazione per le delibere ordinarie?
Per le materie ordinarie e sufficiente, in seconda convocazione, la partecipazione di condomini che rappresentino almeno un terzo del valore dell edificio e un terzo dei partecipanti, con delibera approvata dalla maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno un terzo del valore dell edificio. Restano invece più elevate le maggioranze richieste per specifiche innovazioni o modifiche indicate dagli articoli 1120 e 1136, che non si riducono passando alla seconda convocazione.
Cosa deve indicare l avviso di convocazione per essere valido?
L avviso deve contenere data, ora e luogo dell assemblea, l ordine del giorno specifico e, se previsto un doppio appuntamento, anche gli estremi della seconda convocazione. Deve essere comunicato con un anticipo di almeno cinque giorni rispetto alla data della prima convocazione, tramite un mezzo che consenta di provare l avvenuta ricezione, come la raccomandata o la posta elettronica certificata.
Un errore sul quorum rende sempre nulla la delibera?
Non sempre: a seconda del vizio, la delibera può essere annullabile, quindi impugnabile entro il termine di trenta giorni previsto dall articolo 1137 del Codice civile per i condomini assenti o dissenzienti, oppure nei casi più gravi radicalmente nulla, senza termini di decadenza. Un verbale che documenti con precisione la verifica dei millesimi e delle maggioranze riduce il rischio di contestazioni fondate.
Un software di gestione condominiale può aiutare nella seconda convocazione?
Si, un gestionale come AmministraPro può predisporre l avviso con entrambe le date di convocazione, calcolare automaticamente le quote millesimali dei presenti per verificare il quorum e strutturare il verbale con l esito delle votazioni punto per punto, riducendo gli errori materiali. La valutazione delle maggioranze applicabili alla singola delibera resta comunque una responsabilità dell amministratore.
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