Come gestire le spese di un negozio in condominio

Il principio: proprietà e utilità, due criteri diversi

L'articolo 1123 del codice civile fissa il criterio generale: le spese per la conservazione e il godimento delle parti comuni si ripartiscono in proporzione al valore della proprietà di ciascuno, cioè ai millesimi generali. Su questo criterio di base il negozio contribuisce come qualsiasi altra unita immobiliare, perché anche un locale commerciale beneficia della struttura dell'edificio, del tetto, delle facciate e della manutenzione straordinaria che ne garantisce la stabilità nel tempo.

Il secondo e il terzo comma dello stesso articolo introducono però un correttivo importante: quando si tratta di cose destinate a servire i condomini in misura diversa, le spese si ripartiscono in proporzione all'uso che ciascuno può farne, e se una parte dell'edificio non e destinata a servire i beni comuni, chi non ne trae utilità non contribuisce alle spese di manutenzione. E questo il fondamento su cui si costruisce la posizione del negozio rispetto ad ascensore, scale interne e servizi analoghi.

Ascensore e scale: quando il negozio non paga

Il caso più frequente riguarda l'ascensore. Se il negozio si trova al piano terra con accesso diretto dalla strada e non ha alcuna necessità di raggiungere i piani superiori, l'articolo 1124 e la giurisprudenza consolidata riconoscono l'esonero dalle spese di manutenzione ordinaria e straordinaria dell'ascensore, perché manca l'utilità concreta. Lo stesso ragionamento si applica alle scale condominiali interne quando il negozio ha un ingresso autonomo e indipendente e non le utilizza mai per l'accesso al locale o per operazioni di carico e scarico.

L'esonero non e automatico in ogni situazione: se il negozio dispone anche di un accesso interno che collega al vano scale, oppure se lo utilizza saltuariamente ad esempio per raggiungere depositi ai piani superiori, l'amministratore deve valutare il caso concreto, spesso con il supporto di una perizia tecnica o di una delibera assembleare che documenti l'assenza di utilità. La tabella millesimale specifica per ascensore e scale, distinta dalla tabella generale di proprietà, e lo strumento tecnico che formalizza questa distinzione.

• Tabella millesimi generale: proprietà, per tutte le spese ordinarie e straordinarie sull'edificio
• Tabella millesimi ascensore: uso effettivo, spesso zero per negozi con accesso autonomo al piano terra
• Tabella millesimi scale: uso effettivo, con lo stesso criterio dell'ascensore
• Regolamento condominiale: può prevedere esoneri specifici, purché non contrastino con l'articolo 1123

Riscaldamento centralizzato e altri servizi a uso diverso

Se l'edificio ha un impianto di riscaldamento centralizzato, il negozio che non e collegato all'impianto o che ha un impianto autonomo separato non partecipa alla relativa spesa, sempre in base al criterio dell'utilità reale previsto dall'articolo 1123. Quando invece il negozio e allacciato all'impianto centralizzato, la ripartizione segue le regole della contabilizzazione del calore, in base ai millesimi di riscaldamento calcolati sui volumi riscaldati, con la contabilizzazione individuale del consumo dove presente la relativa tecnologia, secondo la norma tecnica UNI 10200 per la ripartizione.

Anche per pulizie scale, portierato e altri servizi accessori vale lo stesso principio: se il negozio ha un accesso indipendente e non usufruisce del servizio, l'amministratore può applicare l'esonero, motivandolo nel verbale assembleare o inserendolo nel regolamento condominiale contrattuale approvato all'unanimità.

Esoneri regolamentari: cosa può prevedere il regolamento

Il regolamento condominiale contrattuale, quello cioè predisposto dall'originario costruttore o approvato all'unanimità da tutti i condomini, può derogare ai criteri legali di ripartizione e stabilire esoneri specifici per il negozio su determinate voci di spesa. Un regolamento assembleare ordinario, approvato a maggioranza, non può invece modificare i criteri dell'articolo 1123 in modo permanente: può però recepire e formalizzare gli esoneri già derivanti dalla mancanza di utilità, che restano validi indipendentemente dal regolamento perché discendono direttamente dalla legge.

E buona prassi che l'amministratore verifichi periodicamente la coerenza tra tabelle millesimali, regolamento e situazione reale dell'immobile, specialmente quando un negozio cambia destinazione d'uso o quando vengono realizzati nuovi accessi o collegamenti interni che modificano l'utilità dei beni comuni per quell'unita.

Contabilità e rendiconto: tracciare le tabelle in modo trasparente

Nella pratica quotidiana dell'amministratore, la difficoltà principale non e stabilire il principio ma applicarlo correttamente in ogni rendiconto: occorre gestire più tabelle millesimali contemporaneamente e assicurarsi che ogni voce di spesa sia imputata alla tabella corretta, altrimenti il negozio rischia di ricevere addebiti indebiti su ascensore o scale, oppure il condominio rischia di perdere entrate su voci dove il negozio dovrebbe invece contribuire.

Un software di gestione condominiale come AmministraPro permette di configurare tabelle millesimali multiple per lo stesso edificio, ognuna collegata alle voci di spesa pertinenti, così che la ripartizione avvenga in automatico secondo il criterio corretto per ciascuna categoria di costo, riducendo il rischio di errore manuale e rendendo il rendiconto più chiaro sia per l'amministratore sia per il proprietario del negozio, che può verificare in ogni momento su quali basi e stato calcolato il proprio addebito.

Domande frequenti