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Come importare le anagrafiche in un nuovo gestionale
L'anagrafica è il primo dato che ogni gestionale deve avere corretto, perché su di essa poggiano riparti, solleciti e comunicazioni. Importare le anagrafiche in un nuovo software significa trasferire tre insiemi collegati: i condomini con i loro recapiti, le unità immobiliari con la relativa titolarità e i fornitori. L'errore tipico non è tecnico ma di dati: nominativi duplicati, unità senza proprietario, indirizzi PEC vecchi. Questa guida spiega come preparare i file di partenza, quali campi sono davvero obbligatori, come mappare le colonne verso il nuovo tracciato e come collaudare il risultato prima di lavorarci sopra, così da partire con un archivio pulito invece che ereditare gli errori del vecchio sistema.
Prima di importare, verifica di avere
- Un elenco condomini con nome, codice fiscale, indirizzo, email e PEC dove disponibile
- L'elenco delle unità immobiliari con subalterno, tabelle di appartenenza e proprietario collegato
- La titolarità corretta per ogni unità, distinguendo proprietario, usufruttuario e conduttore
- L'anagrafica fornitori con partita IVA, codice destinatario o PEC per la fatturazione elettronica
- Un file per ciascun insieme, in formato CSV o foglio di calcolo, con intestazioni chiare
- Una copia di sicurezza dei dati esportati dal vecchio sistema, da conservare intatta
Cosa comprende l'anagrafica condominiale
L'anagrafe condominiale è un obbligo preciso: l'articolo 1130 numero 6 del Codice civile impone all'amministratore di tenere e aggiornare il registro con i dati anagrafici dei condomini, i dati catastali delle unità e le condizioni di sicurezza delle parti comuni. Prima di importare conviene distinguere i tre livelli che il gestionale tiene collegati: il condominio come soggetto, con codice fiscale proprio, le unità immobiliari che lo compongono e le persone titolari di diritti su quelle unità.
Questa distinzione conta perché il motore dei riparti addebita le quote all'unità e le imputa a chi ne è titolare alla data di riferimento. Se in fase di importazione un'unità resta senza proprietario collegato, quella posizione non riceverà le rate e comparirà come anomalia. Mappare bene la relazione unità-titolare è quindi più importante del semplice elenco dei nomi.
Preparare i file di partenza
La quasi totalità dei gestionali importa da file CSV o da fogli di calcolo. Il primo passo è esportare dal vecchio sistema, o ricostruire, tre file distinti: condomini, unità, fornitori. Ogni file deve avere una riga di intestazione con nomi di colonna univoci e coerenti, senza celle unite e senza righe di totale in mezzo ai dati. Le date vanno in un formato uniforme e i codici fiscali senza spazi.
Va fatta una pulizia preliminare sui duplicati: lo stesso condomino che possiede due unità deve comparire come un solo soggetto collegato a due immobili, non come due anagrafiche gemelle. Conviene anche normalizzare i recapiti, separando email ordinaria e PEC in colonne diverse, perché il gestionale le usa per canali distinti, l'una per gli avvisi correnti, l'altra per le comunicazioni a valore legale.
Mappare i campi verso il nuovo tracciato
La mappatura è l'operazione con cui si dice al gestionale che la colonna del file corrisponde a un determinato campo del sistema. È il punto in cui si concentrano gli errori silenziosi: una colonna scambiata trasforma il codice fiscale in partita IVA o l'indirizzo dell'immobile nella residenza del proprietario. Conviene procedere un insieme alla volta, importare prima i condomini, poi le unità collegandole ai condomini, infine i fornitori.
Molti software offrono un riconoscimento automatico delle colonne basato sui sinonimi delle intestazioni, ma va sempre verificato manualmente su qualche riga di prova. È utile importare un lotto ristretto, cinque o dieci unità, controllarne l'esito a schermo e solo dopo procedere con l'intero archivio: correggere il tracciato su dieci righe è banale, rifarlo su duecento no.
Fornitori e fatturazione elettronica
L'anagrafica fornitori merita attenzione particolare perché alimenta la contabilità e la ricezione delle fatture elettroniche. Per ogni fornitore servono partita IVA, denominazione esatta e, per il flusso passivo, il riferimento con cui il condominio riceve i documenti tramite il Sistema di Interscambio. Un fornitore importato senza partita IVA o con denominazione approssimativa genera fatture non riconciliabili in automatico.
Conviene sfruttare la migrazione per bonificare l'elenco: eliminare i fornitori non più attivi, unificare quelli inseriti due volte con grafie diverse e associare a ciascuno la categoria di spesa corretta, così che il nuovo gestionale possa proporre in automatico il conto giusto quando registrerà una fattura.
Collaudare l'anagrafica importata
L'importazione non è finita quando i dati entrano, ma quando sono verificati. I controlli essenziali sono tre: la somma dei millesimi generali deve fare mille per ogni tabella, ogni unità deve avere un titolare collegato e i recapiti PEC devono risultare presenti dove il condomino li aveva forniti. Un rapido tabulato di controllo evidenzia subito le unità orfane o le tabelle che non chiudono.
È il momento giusto per generare un riparto di prova su un esercizio fittizio e confrontarlo con l'ultimo prodotto dal vecchio sistema: se le quote per unità coincidono, l'anagrafica e le tabelle sono state trasferite correttamente. Solo dopo questo confronto si può considerare l'archivio affidabile. Un gestionale come AmministraPro accompagna questa fase con l'importazione assistita e i controlli di quadratura; su /funzioni sono descritti gli strumenti di anagrafica e contabilità e su /prezzi i piani che li includono.
Domande frequenti
Posso importare le anagrafiche da un foglio di calcolo invece che dal vecchio gestionale?
Sì, ed è spesso la via più pulita. Se il vecchio software non esporta in modo utilizzabile, si ricostruiscono tre fogli, condomini, unità e fornitori, con intestazioni chiare e una riga per soggetto. Il gestionale importa da CSV o foglio di calcolo mappando le colonne sui propri campi. L'importante è mantenere collegata ogni unità al suo titolare, perché è quella relazione che permette poi di generare correttamente rate e riparti.
Come evito i doppioni di condomini che possiedono più unità?
Prima di importare, si consolida l'anagrafica: lo stesso soggetto deve comparire una sola volta, identificato dal codice fiscale, e va collegato a tutte le sue unità. Se il file elenca lo stesso nome su più righe, una per immobile, va ristrutturato separando l'elenco persone dall'elenco unità e usando il codice fiscale come chiave di collegamento. Così il gestionale mostra un unico condomino con più posizioni, non due anagrafiche identiche.
Cosa succede se un'unità viene importata senza proprietario?
Quella unità non riceve gli addebiti e compare come posizione anomala nei riparti. Il motore delle quote imputa infatti gli oneri al titolare collegato: senza titolare non c'è nessuno a cui addebitare. Per questo, tra i controlli dopo l'importazione, va verificato che ogni unità abbia almeno un titolare associato con la data di decorrenza corretta, distinguendo proprietario, usufruttuario e conduttore dove serve.
I dati PEC dei condomini vanno importati insieme all'email ordinaria?
Sì, ma in campi separati. Email ordinaria e PEC servono a canali diversi: la prima per avvisi e comunicazioni correnti, la seconda per gli atti a valore legale come convocazioni e solleciti formali. Confonderle espone al rischio di considerare notificato un atto inviato su un canale privo di valore probatorio. In fase di importazione conviene quindi tenere due colonne distinte e mapparle sui rispettivi campi del gestionale.
Quanto tempo richiede importare le anagrafiche di più condomini?
Dipende più dalla qualità dei dati che dal numero. Se i file sono già puliti e ben strutturati, l'importazione di un condominio richiede poco tempo; la maggior parte del lavoro è la bonifica preliminare di duplicati e recapiti. Conviene procedere per condominio, collaudando ciascuno con un riparto di prova prima di passare al successivo, invece di importare tutto in blocco e scoprire gli errori dopo.
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