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Come importare le tabelle millesimali nel gestionale
Le tabelle millesimali sono il criterio con cui il gestionale ripartisce le spese: se entrano sbagliate, ogni riparto sarà sbagliato. Importarle in un nuovo software non è solo copiare colonne di numeri, ma ricostruire la struttura corretta: la tabella generale di proprietà e le tabelle speciali per scale, ascensore, riscaldamento e altri usi. Ogni tabella deve quadrare a mille e ogni unità deve avere il proprio valore in ciascuna tabella che la riguarda. Questa guida spiega come preparare i dati millesimali, come gestire tabelle speciali che non riguardano tutte le unità e come verificare l'importazione confrontando un riparto di prova con l'ultimo prodotto dal vecchio sistema, prima di usare le tabelle sui bilanci reali.
Controlli sulle tabelle prima di usarle
- Ogni tabella importata somma esattamente mille millesimi
- La tabella generale di proprietà copre tutte le unità del condominio
- Le tabelle speciali includono solo le unità effettivamente interessate dall'uso
- Ogni unità ha il valore corretto in ciascuna tabella che la riguarda
- Le tabelle di riscaldamento centralizzato distinguono la quota fissa dalla quota a consumo dove prevista
- Un riparto di prova coincide con l'ultimo riparto prodotto dal vecchio sistema
Perché le tabelle vanno importate con metodo
La ripartizione delle spese segue l'articolo 1123 del Codice civile: le spese generali si dividono in proporzione al valore della proprietà di ciascuno, mentre le spese relative a parti comuni destinate a servire i condomini in misura diversa si ripartiscono in proporzione all'uso. A questo si aggiungono i criteri speciali, come l'articolo 1124 per le scale e gli ascensori, che combina metà in base al valore e metà in base all'altezza di piano, e l'articolo 1126 per i lastrici solari in uso esclusivo.
Questo significa che un condominio ha in genere più tabelle, non una sola, e il gestionale le tiene separate perché ciascuna spesa viene ripartita sulla tabella pertinente. Importare solo la tabella generale e dimenticare le speciali porta ad addebitare a tutti spese che spettano solo ad alcuni: l'ascensore ai proprietari del piano terra, ad esempio.
Preparare i valori millesimali
Il modo più affidabile è costruire un foglio con una riga per unità e una colonna per ciascuna tabella: proprietà generale, scala A, scala B, ascensore, riscaldamento, e così via secondo quanto previsto dal regolamento condominiale. Ogni colonna deve chiudere a mille. Le unità non interessate da una tabella speciale hanno valore zero in quella colonna, e questo va lasciato esplicito, non lasciato vuoto in modo ambiguo.
I valori vanno presi dalla fonte ufficiale, cioè le tabelle allegate al regolamento o quelle approvate dall'assemblea, non ricopiati da un vecchio tabulato di comodo che potrebbe contenere arrotondamenti. Se il condominio ha revisionato le tabelle nel tempo, va importata la versione vigente, conservando comunque memoria della precedente per gli esercizi già chiusi.
Gestire le tabelle speciali
Le tabelle speciali sono la parte più delicata dell'importazione perché non coprono tutte le unità e perché il loro criterio non è la semplice proprietà. Per le scale e gli ascensori l'articolo 1124 prevede una ripartizione mista, e molti condomini hanno già una tabella precalcolata che tiene conto sia del valore sia del piano. Va importata così com'è approvata, verificando solo che chiuda a mille tra le sole unità servite.
Il riscaldamento centralizzato merita attenzione a parte: dove si applica la contabilizzazione del calore, la spesa si divide tra una quota fissa, legata ai millesimi di potenza, e una quota a consumo, misurata dai contatori individuali, secondo il criterio richiamato dalla norma tecnica UNI 10200. Il gestionale deve poter tenere separate le due componenti, quindi in importazione va indicata la tabella dei millesimi di riscaldamento senza confonderla con quella generale.
Verificare con un riparto di prova
L'importazione delle tabelle si collauda facendola lavorare. Si prende una spesa nota dell'ultimo esercizio, ad esempio la pulizia scale o il consumo dell'ascensore, la si registra su un esercizio di prova e si genera il riparto. Se le quote per unità coincidono, centesimo più centesimo meno per gli arrotondamenti, con quelle dell'ultimo riparto prodotto dal vecchio sistema, le tabelle sono corrette.
Questo confronto va fatto su almeno una spesa per ciascuna tabella, non solo sulla generale, perché è proprio sulle tabelle speciali che si annidano gli errori di importazione. Se un riparto non coincide, la causa è quasi sempre una colonna che non chiude a mille o un'unità con valore sbagliato, entrambe individuabili subito con il controllo di quadratura.
Conservare la memoria delle versioni
Le tabelle possono cambiare: una revisione approvata dall'assemblea, il frazionamento di un'unità o l'accorpamento di due locali modificano i millesimi. Il gestionale deve mantenere lo storico, così che gli esercizi già chiusi restino ripartiti con le tabelle vigenti in quel momento e i nuovi usino la versione aggiornata. In importazione conviene quindi caricare la versione corrente e annotare la data di decorrenza.
Chiudere questa fase con ordine evita contestazioni: un condomino che rileggesse un vecchio bilancio deve ritrovare le quote calcolate con le tabelle di allora. Un gestionale come AmministraPro gestisce tabelle generali e speciali con la quadratura automatica e lo storico delle versioni; su /funzioni sono descritti gli strumenti di ripartizione e su /prezzi i piani che li comprendono.
Domande frequenti
Devo importare una sola tabella o tutte quelle del condominio?
Tutte quelle previste dal regolamento e approvate dall'assemblea. Un condominio ha in genere la tabella generale di proprietà più diverse tabelle speciali per scale, ascensore, riscaldamento e altri usi. Il gestionale ripartisce ogni spesa sulla tabella pertinente, quindi importare solo la generale porterebbe ad addebitare a tutti costi che spettano solo ad alcuni. Ogni tabella va caricata e verificata separatamente, controllando che chiuda a mille tra le unità che riguarda.
Come tratto le unità che non usano una parte comune, come l'ascensore?
Nella tabella speciale relativa a quella parte comune quelle unità hanno valore zero, e il valore va lasciato esplicito. La tabella dell'ascensore, ad esempio, deve chiudere a mille tra le sole unità servite, tipicamente escludendo il piano terra secondo il regolamento. Lasciare una cella vuota in modo ambiguo può far interpretare al software il dato in modo diverso: meglio indicare zero dove l'unità non partecipa.
Il riscaldamento centralizzato si importa come una normale tabella millesimale?
Non del tutto. Dove si applica la contabilizzazione del calore, la spesa si divide in una quota fissa sui millesimi di potenza e una quota a consumo misurata dai contatori, secondo la norma tecnica UNI 10200. Il gestionale deve tenere separate le due componenti: in importazione si carica la tabella dei millesimi di riscaldamento distinta dalla generale, mentre i consumi individuali vengono inseriti esercizio per esercizio, non sono un dato millesimale fisso.
Come verifico che le tabelle siano state importate correttamente?
Con un riparto di prova. Si registra una spesa nota su un esercizio fittizio e si genera il riparto, poi si confrontano le quote per unità con l'ultimo riparto prodotto dal vecchio sistema. Se coincidono, salvo minimi arrotondamenti, le tabelle sono corrette. Il confronto va fatto su almeno una spesa per ogni tabella, generale e speciali, perché è sulle speciali che si concentrano gli errori di importazione.
Cosa succede alle tabelle se un'unità viene frazionata dopo l'importazione?
Il frazionamento modifica i millesimi e richiede una nuova versione delle tabelle, di norma approvata dall'assemblea. Il gestionale deve conservare lo storico: gli esercizi già chiusi restano ripartiti con le tabelle vigenti allora, mentre i nuovi usano la versione aggiornata con la relativa data di decorrenza. Per questo conviene importare la versione corrente annotando la data, così da poter poi affiancare la revisione senza riscrivere il passato.
Prova AmministraPro
Contabilità, ripartizioni millesimali, assemblee, comunicazioni e intelligenza artificiale in un unico software italiano, conforme a UNI 10801 e GDPR.