Come rispondere a una richiesta di cancellazione dati nel condominio

Quando spetta il diritto alla cancellazione

L'articolo 17 del GDPR riconosce all'interessato il diritto di ottenere la cancellazione dei dati che lo riguardano in alcune ipotesi: quando i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per cui erano stati raccolti, quando revoca il consenso su cui si basava il trattamento e non c'è altra base giuridica, quando si oppone legittimamente al trattamento o quando i dati sono stati trattati illecitamente.

Il diritto non è però assoluto. Lo stesso articolo 17 prevede eccezioni rilevanti, tra cui l'adempimento di un obbligo legale di conservazione e l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. Nel condominio queste eccezioni pesano molto, perché gran parte dei dati è trattata per obblighi di legge legati alla gestione, alla contabilità e alla vita assembleare.

Perché nel condominio la cancellazione è spesso parziale

Un ex condomino può legittimamente chiedere che i suoi dati non più necessari vengano rimossi, ad esempio da mailing list o da comunicazioni che non lo riguardano più. Ma non può pretendere la cancellazione integrale di tutte le tracce della sua partecipazione passata, perché alcuni documenti devono essere conservati per obbligo di legge o per esigenze di prova.

I verbali di assemblea, il registro di contabilità e i documenti giustificativi delle spese contengono spesso il nome e i dati dei partecipanti dell'epoca. Questi documenti non si possono mutilare a richiesta, perché rispondono a obblighi di conservazione e alla necessità di ricostruire la gestione del condominio. La risposta corretta è quindi tipicamente una cancellazione parziale, ben motivata.

• Cancellabili: dati non più necessari, iscrizioni a comunicazioni non dovute.
• Da conservare: verbali, registro di contabilità, giustificativi di spesa per i termini di legge.
• Da valutare caso per caso: contatti e recapiti non più utili alla gestione.
• Sempre necessario: motivare per iscritto ciò che si conserva e perché.

Tempi e modalità della risposta

Il titolare deve rispondere senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento della richiesta. Il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi in caso di richieste complesse o numerose, ma la proroga va comunicata all'interessato entro il primo mese, spiegandone le ragioni. La risposta è gratuita, salvo casi di richieste manifestamente infondate o eccessive.

Prima di agire occorre verificare l'identità del richiedente, per evitare di cancellare o divulgare dati su istanza di persona non legittimata. La risposta va data per iscritto e deve indicare cosa è stato cancellato e cosa è stato conservato, con la motivazione. Un rifiuto totale non motivato espone lo studio a un reclamo; una risposta chiara e argomentata, anche quando nega in parte, tutela sia l'interessato sia lo studio.

Documentare la decisione e usare gli strumenti giusti

Ogni richiesta e ogni risposta vanno documentate: data di ricezione, verifica dell'identità, dati coinvolti, decisione presa e motivazione. Questa tracciabilità confluisce nel fascicolo di accountability dello studio e dimostra che le richieste degli interessati vengono gestite in modo serio e coerente, non lasciate all'improvvisazione.

Disporre di un gestionale che consente di individuare rapidamente tutti i dati collegati a una persona, distinguere quelli cancellabili da quelli soggetti a conservazione e tenerne traccia semplifica molto questo lavoro. Le funzionalità di AmministraPro utili alla gestione dei dati e delle richieste degli interessati sono descritte nella pagina /funzioni e i piani nella pagina /prezzi.

Domande frequenti