Guida alla scelta
Come scegliere il piano giusto di un gestionale
Scegliere il piano di un gestionale condominiale non è solo guardare il prezzo mensile: è stimare quanti condomini si gestiranno tra un anno, quali funzioni servono davvero e quanto costa ogni condominio a regime. Un amministratore che segue 8 stabili ha esigenze diverse da uno studio che ne segue 80, sia per il numero di utenti che devono accedere sia per le funzioni di controllo interno. Questa guida propone un metodo per confrontare i piani senza farsi guidare solo dall'etichetta del listino: numero di condomini come base di calcolo, elenco delle funzioni realmente necessarie rispetto a quelle solo desiderabili, margine di crescita e costo effettivo per condominio gestito, comprensivo di eventuali extra.
Checklist per scegliere il piano giusto
- Ho contato i condomini gestiti oggi, inclusi eventuali supercondomini con più codici fiscali
- Ho stimato la crescita prevista nei prossimi 12-24 mesi
- Ho separato le funzioni obbligatorie (rendiconto, millesimi, assemblee, privacy) da quelle solo comode
- Ho verificato se il piano include il registro di contabilità richiesto dall'art. 1130 bis
- Ho calcolato il costo mensile diviso per il numero di condomini inclusi, non solo il prezzo del piano
- Ho verificato il costo di eventuali moduli extra (app residenti, portale, gestione fornitori)
- Ho chiesto cosa succede, in termini di costo e migrazione, se supero il tetto di condomini del piano
- Ho verificato se serve un modulo dedicato per la gestione dei fornitori e dei contratti
- Ho confrontato almeno due o tre listini con lo stesso metodo, non solo il prezzo di ingresso
Il numero di condomini è la prima variabile, non l'unica
La maggior parte dei listini dei gestionali condominiali scala per numero di condomini gestiti, non per numero di utenti o unità immobiliari. Prima di confrontare due piani serve quindi rispondere a una domanda semplice: quanti condomini si amministrano oggi, e quanti se ne prevedono tra 12 e 24 mesi. Uno studio in fase di consolidamento che oggi ne segue 15 ma punta a 25 farà bene a valutare il piano superiore fin da subito, o verificare quanto costa il passaggio di fascia, perché un cambio piano a metà anno comporta spesso la migrazione dei dati e una nuova configurazione.
Attenzione anche ai supercondomini: se lo studio gestisce aggregazioni di più edifici con codice fiscale distinto per ciascun condominio reale (art. 1117 bis del Codice civile), verificare se il gestionale conta il supercondominio come una unità sola o come la somma dei condomini che lo compongono, perché la differenza incide sul conteggio a listino.
Distinguere le funzioni necessarie da quelle solo desiderabili
Prima di guardare i piani conviene stilare due elenchi separati: cosa serve davvero oggi per rispettare gli obblighi di legge e la prassi dello studio, e cosa sarebbe comodo avere ma non è indispensabile. Nel primo elenco rientrano tipicamente:
- rendiconto condominiale con ripartizione per millesimi e registro di contabilità come richiesto dall'art. 1130 bis del Codice civile
- convocazione e verbalizzazione delle assemblee, con gestione di deleghe e quorum
- gestione delle rate e dei solleciti di pagamento verso i condomini
- conservazione dei documenti obbligatori (contratti, polizze, verbali) in modo tracciabile
- gestione della privacy dei dati dei condomini in conformità al GDPR
Il costo per condominio, non il costo del piano
Il confronto corretto non è tra il prezzo mensile di due piani, ma tra il costo mensile diviso per il numero di condomini effettivamente gestibili in quel piano. Un piano che costa il doppio ma consente il doppio dei condomini ha lo stesso costo unitario, ma può includere funzioni aggiuntive che il piano più economico non ha, e questo va valutato a parte.
Da tenere presenti anche gli extra che spesso non compaiono nel prezzo di listino: costo di eventuali moduli aggiuntivi (portale condomini, app residenti, gestione fornitori), costo di migrazione dati se si cambia gestionale, ed eventuale costo per superare il tetto di condomini del piano scelto durante l'anno.
Un metodo pratico per confrontare i piani
Per arrivare a una scelta motivata, e non solo istintiva, conviene mettere a confronto i piani su una tabella con queste colonne: numero di condomini inclusi, costo mensile o annuale, costo per condominio, funzioni incluse rispetto all'elenco delle necessità, e margine di crescita prima di dover cambiare piano. AmministraPro pubblica un listino con piani differenziati per numero di condomini gestiti e le funzioni incluse in ciascuno sono descritte in dettaglio nella pagina funzionalità e nella pagina prezzi, un riferimento utile anche solo per impostare la propria tabella di confronto con altri fornitori.
Domande frequenti
Conviene scegliere subito il piano più grande per non doverlo cambiare in seguito?
Dipende dal ritmo di crescita reale dello studio. Se la crescita a 25 condomini è già pianificata nei prossimi mesi, partire dal piano superiore evita la migrazione dei dati e una nuova configurazione a metà anno. Se invece la crescita è solo un'ipotesi lontana, conviene partire dal piano adeguato al numero attuale di condomini e verificare quanto costa e quanto è semplice il passaggio di fascia quando servirà davvero, per non pagare fin da subito capacità inutilizzata.
Come si calcola il costo reale per condominio di un piano?
Si divide il costo mensile o annuale del piano per il numero massimo di condomini che quel piano consente di gestire, non per il numero di condomini attualmente seguiti. In questo modo si confrontano piani diversi sulla stessa base e si evita l'errore di scegliere un piano che sembra economico ma che, rapportato ai condomini effettivamente gestibili, costa più di uno apparentemente più caro.
Un supercondominio con più codici fiscali conta come uno o più condomini nel listino?
Va verificato caso per caso con il fornitore, perché la convenzione cambia. Un supercondominio ai sensi dell'art. 1117 bis del Codice civile è un'aggregazione di più edifici, ciascuno spesso con un proprio condominio reale e un proprio codice fiscale: alcuni gestionali contano il supercondominio come una sola unità di listino, altri sommano i condomini reali che lo compongono. Su AmministraPro questo aspetto è descritto nella pagina funzionalità dedicata a condomini e supercondomini.
Quali funzioni sono davvero indispensabili in un piano, indipendentemente dal prezzo?
Le funzioni legate agli obblighi di legge dell'amministratore: rendiconto condominiale con ripartizione per millesimi e registro di contabilità come previsto dall'art. 1130 bis del Codice civile, gestione di convocazioni e verbali assembleari, tracciabilità dei documenti obbligatori e trattamento dei dati dei condomini conforme al GDPR. Tutto il resto, portali residenti, app, automazioni aggiuntive, va valutato in base alle esigenze specifiche dello studio, non è un requisito minimo di legge.
AmministraPro come aiuta a confrontare i piani prima di scegliere?
La pagina prezzi di AmministraPro elenca i piani in base al numero di condomini gestiti con le funzioni incluse in ciascuna fascia descritte nella pagina funzionalità, così da poter impostare lo stesso confronto per costo unitario e funzioni anche con altri fornitori prima di decidere.
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