Come stimare le voci variabili del preventivo

Distinguere voci fisse e voci variabili

Il primo passo è classificare ogni voce del preventivo. Le voci fisse hanno un importo noto o contrattualmente definito: compenso dell'amministratore, premio assicurativo, canoni di manutenzione, spese bancarie. Le voci variabili dipendono da fattori che cambiano nel tempo: consumo di energia e acqua, prezzo del combustibile, utilizzo degli impianti.

Questa distinzione è la base di una stima ordinata. Sulle voci fisse basta riportare l'importo del contratto in corso, tenendo conto di eventuali adeguamenti già comunicati. Sulle voci variabili serve invece un metodo che colleghi il consumo atteso al prezzo atteso, entrambi soggetti a incertezza.

Partire dai dati storici

La fonte più affidabile per stimare una voce variabile è la serie storica dei consumi e delle spese degli ultimi due o tre esercizi. I dati storici mostrano il livello medio di consumo e la sua stagionalità, cioè come si distribuisce nell'arco dell'anno. Per l'energia elettrica e l'acqua si può calcolare un consumo medio annuo; per il riscaldamento la spesa è concentrata nei mesi freddi.

Sui dati storici si costruisce la stima base. Un errore comune è usare un solo anno, che potrebbe essere stato particolarmente mite o rigido, o segnato da un evento anomalo. Usare più anni e ragionare sulla media riduce l'effetto delle oscillazioni casuali e dà una base più solida.

• Raccogliere consumi e spese degli ultimi due o tre anni
• Individuare il livello medio e la stagionalità
• Scartare gli anni con eventi anomali o correggerli
• Costruire la stima base sulla media, non su un solo anno

Applicare le correzioni note

Sulla stima base vanno applicate le correzioni per i fattori già noti. Se una tariffa è cambiata o è previsto un adeguamento, l'importo va aggiornato di conseguenza. Se è stato installato un impianto più efficiente, come l'illuminazione a basso consumo nelle parti comuni, il consumo atteso può diminuire. Se è aumentato il numero di unità servite, il consumo può crescere.

È utile documentare le correzioni applicate, così da poterle spiegare in assemblea e da verificarne l'efficacia a consuntivo. Una stima trasparente, in cui si vede da dove nasce ogni numero, è più difendibile e riduce le contestazioni rispetto a un importo calato dall'alto senza spiegazione.

Mantenere prudenza sull'incertezza residua

Anche dopo le correzioni resta un'incertezza che non si può eliminare, legata al clima e all'andamento dei prezzi dell'energia. Su questa incertezza conviene mantenere un atteggiamento prudente, stimando le voci variabili verso l'estremo alto del ragionevole piuttosto che verso quello basso. Una lieve sovrastima produce un piccolo avanzo, gestibile, mentre una sottostima produce un conguaglio da recuperare.

La prudenza sulle voci variabili non va confusa con il margine per gli imprevisti, che copre eventi non programmati come guasti. Sono due cose distinte: la prudenza corregge l'incertezza delle stime già presenti in preventivo, il margine copre spese non previste. Tenerle separate rende il preventivo più leggibile.

Stimare le voci variabili con un software

Raccogliere lo storico, calcolare medie e stagionalità e applicare le correzioni a mano è laborioso e soggetto a errori. Un gestionale conserva la serie storica dei consumi e delle spese e permette di costruire la stima delle voci variabili partendo dai dati reali degli anni precedenti, con la possibilità di correggere ogni importo e di confrontare a fine anno preventivo e consuntivo.

Con AmministraPro puoi impostare le voci variabili del preventivo appoggiandoti allo storico, applicare le tue correzioni e verificare gli scostamenti a consuntivo, così da migliorare le stime di anno in anno. Le funzionalità sono descritte nella pagina /funzioni e i piani nella pagina /prezzi.

Domande frequenti