Scelta software
Come valutare la fatturazione elettronica e l'SdI nel gestionale di condominio
Il condominio riceve le fatture dei propri fornitori in formato elettronico, veicolate dal Sistema di Interscambio, l'SdI, gestito dall'Agenzia delle Entrate. Ogni fattura arriva come file strutturato che va recuperato, letto, classificato e registrato in contabilità, e poi conservato secondo le regole. Se il gestionale non fa transitare da solo queste fatture, l'amministratore le insegue tra caselle e portali e le reinserisce a mano. Per questo la gestione della fattura elettronica è un criterio serio nella scelta del software. Questa guida spiega cosa deve saper fare un gestionale su ricezione, classificazione, ripartizione e conservazione delle fatture, e come verificarlo prima di firmare.
Cosa verificare sulla fatturazione elettronica
- Ricezione delle fatture passive dei fornitori tramite l'SdI
- Lettura automatica dei dati della fattura senza reinserimento a mano
- Aggancio della fattura al fornitore giusto in anagrafica
- Collegamento tra la fattura, la spesa e la ripartizione ai condomini
- Gestione delle fatture da emettere, quando servono
- Conservazione a norma dei file per il periodo previsto
- Ricerca e recupero rapido delle fatture per fornitore, data o condominio
- Chiarezza su cosa è incluso nel piano e su eventuali costi per la conservazione
Perché la fattura elettronica pesa nella scelta
La quasi totalità dei fornitori del condominio emette fatture in formato elettronico, che viaggiano attraverso l'SdI. Non sono un semplice PDF: sono file strutturati che vanno recuperati dal canale corretto e letti. Se il software non li riceve e non li interpreta, l'amministratore deve scaricarli manualmente e ricopiare importi e dati in contabilità, con il rischio di dimenticare una fattura o di sbagliare un importo.
Valutare questa funzione significa capire quanto il gestionale riduce il lavoro ripetitivo. Un software che riceve le fatture passive, ne legge i dati e le porta in contabilità già agganciate al fornitore trasforma un'attività lenta in pochi controlli. È una delle differenze più visibili tra un gestionale integrato e uno che si ferma alla contabilità di base.
Ricezione e lettura automatica dei dati
Il primo aspetto da provare è la ricezione: il gestionale dovrebbe raccogliere le fatture passive che arrivano dai fornitori tramite l'SdI, senza costringerti a scaricarle a mano da un portale esterno. Va verificato come avviene il collegamento e se serve configurare un recapito, perché è la premessa perché le fatture entrino da sole.
Il secondo aspetto è la lettura dei dati. Una fattura elettronica contiene già in forma strutturata fornitore, importi, imponibile ed eventuale ritenuta: un buon software li legge e precompila la registrazione, invece di farti ridigitare tutto. Durante la prova conviene importare una fattura reale e verificare quanti campi vengono riconosciuti e quanti restano da inserire a mano.
Dal documento alla contabilità e alla ripartizione
Ricevere la fattura è solo l'inizio: il valore sta nel collegarla al resto della contabilità. Il gestionale dovrebbe agganciare la fattura al fornitore corretto in anagrafica, registrarla come spesa e permettere di ripartirla ai condomini secondo i criteri dell'articolo 1123 del Codice civile. Se il fornitore è soggetto a ritenuta, la fattura dovrebbe alimentare anche il calcolo della trattenuta.
Quando questi passaggi sono collegati, dalla singola fattura nascono in automatico la spesa, la ripartizione e l'eventuale ritenuta, senza inserimenti doppi. Un software che tiene la fattura in un archivio separato dalla contabilità ti costringe invece a fare due volte lo stesso lavoro, con il rischio che i due mondi divergano.
Conservazione a norma e ricerca
Le fatture elettroniche vanno conservate secondo le regole per il periodo previsto, in modo che restino leggibili e integre nel tempo. Un gestionale può includere la conservazione a norma oppure appoggiarsi a un servizio dedicato: in entrambi i casi conviene chiedere come avviene, per quanto tempo e se comporta costi aggiuntivi, perché è un requisito che emerge solo quando serve recuperare un documento vecchio.
Accanto alla conservazione conta la ricerca. Poter ritrovare rapidamente una fattura per fornitore, per data o per condominio fa la differenza quando l'assemblea chiede conto di una spesa o quando serve un documento per una verifica. Un archivio ordinato e interrogabile vale quanto la ricezione automatica, perché una fattura archiviata ma introvabile è quasi come una fattura persa.
Come provare la funzione prima di firmare
Per valutare bene, simula il ciclo completo con una fattura reale: falla arrivare al gestionale, verifica quanti dati legge da solo, controlla che la agganci al fornitore e che ti permetta di registrarla come spesa e ripartirla ai condomini. Poi prova a ritrovarla nell'archivio e chiedi come è gestita la conservazione a norma.
La domanda di fondo è se il software ti porta dalla fattura ricevuta alla spesa ripartita senza reinserire nulla a mano. AmministraPro riceve le fatture passive tramite l'SdI, ne legge i dati e le collega al fornitore, alla spesa e alla ripartizione ai condomini, con archiviazione ordinata dei documenti; la pagina delle funzionalità e quella dei piani mostrano cosa è incluso a ciascun livello prima di decidere.
Domande frequenti
Cos'è l'SdI e perché riguarda il condominio?
L'SdI, Sistema di Interscambio, è l'infrastruttura gestita dall'Agenzia delle Entrate attraverso cui viaggiano le fatture elettroniche. Il condominio riceve da lì le fatture passive dei propri fornitori, che non sono semplici PDF ma file strutturati da recuperare e leggere. Un gestionale che riceve queste fatture dall'SdI e ne legge i dati evita all'amministratore di scaricarle a mano e ricopiare importi, riducendo tempo ed errori nel lavoro contabile quotidiano.
Il gestionale deve leggere i dati della fattura da solo?
Sì, è uno dei vantaggi principali. Una fattura elettronica contiene già in forma strutturata fornitore, importi, imponibile ed eventuale ritenuta: un buon software li legge e precompila la registrazione, invece di farti ridigitare tutto. In prova conviene importare una fattura reale e contare quanti campi vengono riconosciuti automaticamente e quanti restano da inserire a mano, perché è la misura concreta di quanto lavoro ti fa risparmiare.
Il condominio deve anche emettere fatture elettroniche?
Nella maggior parte dei casi il condominio riceve fatture passive dai fornitori più che emetterne, ma possono presentarsi situazioni in cui serve emettere un documento. Un gestionale completo gestisce entrambe le direzioni quando necessario. In fase di scelta conviene verificare se il software copre anche l'emissione, oltre alla ricezione, così da non scoprire un limite proprio nel momento in cui serve emettere una fattura.
Come deve essere conservata la fattura elettronica?
Le fatture elettroniche vanno conservate secondo le regole per il periodo previsto, restando leggibili e integre nel tempo. Un gestionale può includere la conservazione a norma o appoggiarsi a un servizio dedicato: conviene chiedere come avviene, per quanto tempo e se comporta costi aggiuntivi. È un requisito che emerge solo quando serve recuperare un documento vecchio, quindi va chiarito prima di firmare, non dopo.
Perché conta poter ritrovare rapidamente le fatture?
Perché una fattura archiviata ma introvabile è quasi come una fattura persa. Poter cercare per fornitore, data o condominio fa la differenza quando l'assemblea chiede conto di una spesa o quando serve un documento per una verifica. Un archivio ordinato e interrogabile vale quanto la ricezione automatica: in fase di prova conviene testare proprio la ricerca, per capire quanto è veloce recuperare un documento tra molte fatture.
Prova AmministraPro
Contabilità, ripartizioni millesimali, assemblee, comunicazioni e intelligenza artificiale in un unico software italiano, conforme a UNI 10801 e GDPR.