Guida pratica
Come raccogliere il consenso all'assemblea telematica
Prima di convocare l'assemblea in videoconferenza l'amministratore deve accertarsi che vi sia il consenso della maggioranza dei condòmini alla modalità telematica, come richiesto dall'ultimo comma dell'art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile. Raccogliere questo consenso in modo ordinato evita contestazioni sulla validità della seduta. Il metodo consigliato è chiedere l'assenso per iscritto con un modulo semplice, fissare un termine per rispondere, conteggiare le adesioni e conservare le risposte agli atti. Quando il regolamento prevede già la videoconferenza, questo passaggio non è necessario e si convoca direttamente in modalità telematica.
Perché il consenso va raccolto prima
L'art. 66 disp. att. c.c. subordina la partecipazione in videoconferenza al consenso della maggioranza dei condòmini. Anche se il regolamento tace, la modalità telematica è ammessa, ma solo se questo consenso esiste ed è dimostrabile.
Raccogliere il consenso prima della convocazione consente di indicare fin da subito nell'avviso che l'assemblea si terrà a distanza, con la piattaforma e le istruzioni di accesso. In caso contrario si rischia di dover convocare due volte o di esporre la delibera a impugnazione.
Come formulare la richiesta
La richiesta di consenso può essere un breve modulo o una comunicazione che spiega la proposta di tenere l'assemblea in videoconferenza, la piattaforma prevista e i vantaggi in termini di partecipazione. Il condòmino risponde manifestando il proprio assenso, il proprio dissenso oppure restando in silenzio.
È importante che la richiesta sia chiara sul fatto che si tratta del consenso alla modalità, non del voto sulle decisioni all'ordine del giorno. Le due cose sono distinte: il consenso riguarda lo strumento, il voto riguarda il merito delle delibere.
- Oggetto: consenso alla modalità di videoconferenza
- Indicazione della piattaforma proposta
- Termine chiaro entro cui rispondere
- Spazio per assenso o dissenso e firma
Con quali canali chiedere l'assenso
Il consenso può essere raccolto con qualunque mezzo che lasci traccia: email, posta elettronica certificata, modulo cartaceo firmato o area riservata del condominio. L'obiettivo è avere una prova documentale conservabile.
Per i condòmini che hanno già indicato un indirizzo email o un canale digitale, la raccolta è rapida. Per chi preferisce la carta, si può allegare un modulo da restituire firmato. L'amministratore tiene un registro delle risposte con la data di ricezione.
Come contare la maggioranza
La norma parla di consenso della maggioranza dei condòmini. Nella prassi prudente si considera raggiunta la maggioranza quando ha aderito più della metà dei condòmini. Conviene conteggiare le adesioni e verificare che superino questa soglia prima di procedere alla convocazione telematica.
Chi non risponde non va conteggiato come consenziente. Per questo è utile sollecitare chi non ha risposto entro il termine, così da avere un quadro chiaro delle adesioni effettive e poter decidere con serenità se convocare a distanza o in presenza.
Conservare la prova del consenso
Le risposte raccolte vanno conservate insieme alla documentazione dell'assemblea. In caso di contestazione sulla validità della seduta telematica, la prova del consenso è l'elemento che dimostra il rispetto dell'art. 66 disp. att. c.c.
Un archivio ordinato, con le adesioni datate e riconducibili a ciascun condòmino, mette al riparo l'amministratore. Nel verbale è buona prassi dare atto che il consenso alla modalità telematica era stato raccolto e che la maggioranza richiesta era stata raggiunta.
Gestire il consenso con AmministraPro
Raccogliere il consenso, tenerne traccia e collegarlo alla convocazione è più semplice quando questi passaggi vivono nello stesso gestionale. AmministraPro consente di inviare le richieste ai condòmini, registrare le adesioni e conservarle insieme agli atti dell'assemblea, riducendo il rischio di errori formali.
Le funzioni per convocazioni e assemblee sono descritte alla pagina /funzioni, mentre i piani disponibili sono indicati alla pagina /prezzi.
Domande frequenti
Il consenso alla videoconferenza è lo stesso del voto in assemblea?
No. Il consenso riguarda la scelta della modalità telematica come strumento per svolgere la seduta, mentre il voto riguarda il merito delle decisioni all'ordine del giorno. Sono due manifestazioni distinte: la prima serve per poter convocare a distanza, la seconda per approvare le delibere.
Chi non risponde alla richiesta si considera favorevole?
No. Il silenzio non equivale al consenso. Vanno conteggiate solo le adesioni effettive. Per questo conviene sollecitare chi non ha risposto entro il termine, così da avere un conteggio affidabile e verificare che la maggioranza dei condòmini abbia aderito alla modalità telematica.
Serve raccogliere il consenso se il regolamento prevede già la videoconferenza?
No. Se il regolamento condominiale contiene una clausola che ammette la videoconferenza, l'amministratore può convocare direttamente in modalità telematica senza raccogliere il consenso volta per volta. La raccolta serve solo quando manca una previsione regolamentare.
Come si conserva la prova del consenso raccolto?
Le risposte, ricevute via email, posta certificata, modulo firmato o area riservata, vanno archiviate insieme alla documentazione dell'assemblea, con data e riferimento al condòmino. In caso di contestazione, questo archivio dimostra il rispetto dell'art. 66 disp. att. c.c. ed è opportuno richiamarlo nel verbale.
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