Per quanto tempo conservare i documenti del condominio

Il criterio generale: la prescrizione del diritto sottostante

Non esiste una norma che dica testualmente per quanti anni un amministratore deve tenere i verbali o le fatture del condominio. Il criterio corretto, seguito dalla prassi e dalla giurisprudenza, è conservare il documento per tutto il tempo in cui può ancora servire a provare un diritto o un obbligo, cioè finché quel diritto non si è prescritto. L'articolo 2946 del codice civile fissa la prescrizione ordinaria in dieci anni, ma esistono termini più brevi per specifiche obbligazioni: cinque anni per i canoni periodici e per il risarcimento da fatto illecito (articolo 2947), termini ancora diversi per crediti particolari.

Per il condominio questo significa, in pratica, conservare per dieci anni i documenti che riguardano rapporti contrattuali generali (contratti di appalto, incarichi professionali, mutui condominiali) e per periodi più brevi, ma comunque prudenzialmente allineati almeno ai cinque anni, quelli legati a obbligazioni periodiche come i contributi condominiali dei singoli proprietari.

Verbali di assemblea e registro dei verbali

L'articolo 1136 del codice civile disciplina le assemblee condominiali e il verbale che ne documenta le decisioni. Il registro dei verbali, insieme al registro di anagrafe condominiale e al registro di nomina e revoca dell'amministratore, fa parte della documentazione permanente del condominio: non ha senso distruggerlo dopo un certo numero di anni, perché ricostruisce la storia delle decisioni assembleari e può servire per impugnazioni di delibere (il termine per impugnare è di trenta giorni ai sensi dell'articolo 1137, ma la prova della delibera resta rilevante ben oltre, ad esempio per dimostrare l'esistenza di un regolamento o di una nomina).

In pratica i registri condominiali si conservano illimitatamente, o quantomeno per l'intera vita dell'edificio: sono la memoria storica dell'amministrazione e vengono consegnati dall'amministratore uscente al successore in caso di cambio di gestione.

Bilanci, rendiconti e giustificativi di spesa

Il rendiconto condominiale annuale, con i relativi giustificativi (fatture, ricevute, estratti conto), è il documento più richiesto dai condomini in caso di controversia sulla gestione. Il termine prudenziale di conservazione è di dieci anni dalla chiusura dell'esercizio, in linea con la prescrizione ordinaria: un condomino può contestare una voce di spesa o chiedere conto della gestione anche a distanza di anni, e l'amministratore deve poter esibire i documenti a supporto.

Sul fronte fiscale, per le fatture e i documenti rilevanti ai fini IVA e imposte dirette, l'articolo 22 del d.P.R. 600/1973 e le norme collegate impongono la conservazione fino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo d'imposta, un termine che nella prassi corrente si attesta anch'esso attorno ai cinque anni dalla presentazione della dichiarazione, ma che può allungarsi in caso di verifica in corso. Conviene quindi allineare la conservazione fiscale a quella civilistica e tenere tutto per dieci anni, così da coprire entrambe le esigenze senza dover distinguere caso per caso.

Contratti, appalti e documentazione degli impianti

I contratti con i fornitori (pulizie, manutenzione ascensore, portierato) e i contratti di appalto per lavori straordinari vanno conservati per tutta la loro durata e per il periodo di prescrizione successivo alla loro cessazione, tipicamente dieci anni, perché possono emergere contestazioni sui vizi dell'opera anche dopo la conclusione del rapporto: l'articolo 1667 del codice civile fissa in due anni dalla scoperta il termine per denunciare i vizi nell'appalto, ma la garanzia decennale prevista dall'articolo 1669 per i gravi difetti di costruzione impone di tenere la documentazione tecnica per un decennio dal collaudo o dalla fine dei lavori.

La documentazione degli impianti (libretti di centrale termica, certificazioni degli ascensori secondo la normativa UNI 10801 e le disposizioni ministeriali sulla manutenzione, verifiche periodiche di sicurezza) va invece conservata per l'intera vita utile dell'impianto: è la base su cui si costruisce la storia manutentiva richiesta da tecnici e organi di controllo, e la sua assenza può avere conseguenze anche in sede di responsabilità civile o penale in caso di incidente.

Accesso dei condomini e archivio digitale

Ogni condomino ha diritto di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, dei documenti amministrativi e contabili del condominio: è un diritto che discende dal ruolo dell'amministratore come mandatario dei condomini e che la giurisprudenza ha più volte ribadito. Conservare i documenti in modo ordinato, con un indice per anno ed esercizio, non è quindi solo prudenza contro il contenzioso: è la condizione per rispondere in tempi ragionevoli a una richiesta di accesso, evitando che la richiesta stessa diventi motivo di attrito con l'assemblea.

Un archivio digitale ben organizzato, con i documenti classificati per condominio, anno ed esercizio e con copie di sicurezza, risolve alla radice il problema dello spazio fisico e del deterioramento della carta nel tempo, oltre a rendere immediata la consultazione da parte dei condomini che ne hanno diritto. Software gestionali come AmministraPro nascono proprio per questo: archiviano fatture, verbali e rendiconti in modo strutturato per condominio ed esercizio, con la tracciabilità delle modifiche e la possibilità di condividere i documenti con i singoli proprietari senza doverli fotocopiare a mano, riducendo il tempo speso a rincorrere le richieste di accesso agli atti.

Domande frequenti