Convocare l'assemblea ordinaria passo passo

Chi va convocato e con quale anticipo

Vanno convocati tutti gli aventi diritto a partecipare: i condòmini proprietari e, nei casi previsti, i titolari di diritti reali o personali di godimento nei limiti in cui la legge riconosce loro voce, secondo la materia trattata. L'elenco corretto si ricava dal registro di anagrafe condominiale che l'articolo 1130 numero 6 impone di tenere aggiornato: convocare sulla base di dati vecchi è la prima causa di vizi.

L'articolo 66 disp. att. stabilisce che l'avviso di convocazione deve pervenire almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione. Il termine è di ricezione, non di spedizione: conta quando l'avviso arriva al destinatario, non quando parte. Per questo il mezzo scelto deve consentire di provare sia la data sia l'avvenuta ricezione.

Passo 1: predisporre l'ordine del giorno

L'ordine del giorno è il cuore della convocazione. Deve elencare in modo specifico gli argomenti su cui l'assemblea sarà chiamata a deliberare, così che ciascun avente diritto sappia in anticipo di cosa si discuterà e possa decidere se partecipare e come. Formule generiche come varie ed eventuali non consentono di deliberare validamente su questioni sostanziali non annunciate.

Per l'assemblea ordinaria annuale i punti tipici sono l'approvazione del rendiconto dell'esercizio chiuso, l'eventuale approvazione del preventivo per l'esercizio in corso, la nomina o conferma dell'amministratore e le questioni di gestione ordinaria. Ogni argomento va formulato in modo chiaro e circoscritto.

Passo 2: scegliere il mezzo di trasmissione

L'articolo 66 disp. att. richiede che l'avviso sia comunicato con mezzi che ne provino la ricezione. Sono idonei, tra gli altri, la posta elettronica certificata, la lettera raccomandata, il fax e la consegna a mani con firma per ricevuta. La scelta dipende dai recapiti che i condòmini hanno comunicato e che l'amministratore conserva nel registro di anagrafe.

La prova di ricezione non è un dettaglio burocratico: se un condòmino contesta di non essere stato convocato, l'amministratore deve poter dimostrare che l'avviso gli è pervenuto nei termini. Senza questa prova la delibera adottata rischia l'annullamento su impugnazione dell'assente non regolarmente convocato.

Passo 3: fissare prima e seconda convocazione

Nella pratica l'avviso indica una prima e una seconda convocazione, perché in prima convocazione i quorum costitutivi e deliberativi richiesti dall'articolo 1136 del Codice civile sono più elevati e spesso non si raggiungono. La seconda convocazione va fissata in un giorno successivo, rispettando l'intervallo minimo previsto dalla legge, e non nello stesso momento della prima.

Indicare fin dall'avviso entrambe le convocazioni evita di dover ripetere l'intera procedura se la prima va deserta. È però necessario che le date e i quorum siano chiari, perché l'assemblea validamente costituita in seconda convocazione delibera con maggioranze diverse rispetto alla prima.

Passo 4: documentare la convocazione e gestirla con il gestionale

Convocare correttamente significa anche conservare traccia di tutto: l'elenco dei destinatari, il testo dell'avviso, le ricevute di invio e di consegna. Questa documentazione tutela l'amministratore e la validità delle delibere, e va archiviata insieme al verbale della riunione.

Gestire a mano invii, ricevute e scadenze per decine di condòmini è laborioso e rischioso. AmministraPro predispone l'avviso con l'ordine del giorno, invia le convocazioni ai recapiti del registro di anagrafe con canali che provano la ricezione, e conserva le ricevute collegate all'assemblea, aiutando a rispettare il termine dei cinque giorni. Le funzioni per assemblee e comunicazioni sono descritte nella pagina /funzioni, mentre i piani si trovano in /prezzi.

Domande frequenti