Guida pratica
Come convocare un assemblea straordinaria di condominio
L'assemblea straordinaria è lo strumento che il condominio usa quando serve decidere qualcosa che non puo aspettare la convocazione ordinaria annuale: un guasto urgente, una spesa imprevista, un contenzioso, la sostituzione dell'amministratore. A differenza dell'assemblea ordinaria, non ha una cadenza fissa e puo essere convocata ogni volta che ricorrono i presupposti previsti dal codice civile. Sapere chi puo chiederla, quali termini di preavviso rispettare e come costruire un ordine del giorno chiaro evita che la delibera venga poi impugnata per vizi di convocazione, uno dei motivi piu frequenti di contestazione in condominio. Anche la convocazione digitale, ormai ammessa e diffusa, ha regole precise da rispettare.
Chi puo richiedere l'assemblea straordinaria (articolo 66)
L'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile stabilisce che l'amministratore deve convocare l'assemblea quando lo ritiene necessario oppure quando ne viene fatta richiesta da almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio secondo la tabella millesimale.
Se l'amministratore non convoca l'assemblea entro dieci giorni dalla richiesta, i condomini che l'hanno formulata possono provvedere direttamente. In assenza di amministratore, ciascun condomino puo convocare l'assemblea di propria iniziativa, senza dover raccogliere il quorum richiesto per la richiesta all'amministratore.
La richiesta va formulata per iscritto, indicando i motivi e, possibilmente, gli argomenti da trattare: questo aiuta l'amministratore a predisporre un ordine del giorno completo e riduce il rischio di dover convocare una seconda assemblea per integrare i punti mancanti.
Termini di preavviso e forma della convocazione
L'avviso di convocazione deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'assemblea, salvo casi di urgenza in cui i termini possono essere abbreviati, purche la convocazione resti effettiva e dimostrabile.
La comunicazione deve indicare data, ora e luogo della riunione in prima e in eventuale seconda convocazione, oltre all'elenco specifico degli argomenti da trattare. Un ordine del giorno generico, o formulato in modo ambiguo, è una delle cause piu comuni di annullamento della delibera: i condomini devono poter capire in anticipo su cosa saranno chiamati a decidere.
La forma scritta è obbligatoria, ma il codice civile ammette esplicitamente anche la posta elettronica certificata, il fax o la consegna a mani, purche vi sia prova dell'avvenuta ricezione: per questo la data di invio e la conferma di lettura vanno sempre conservate.
Costruire un ordine del giorno che regga a un'impugnazione
Ogni punto dell'ordine del giorno deve essere formulato in modo specifico: non basta scrivere manutenzione straordinaria, occorre indicare l'intervento, l'importo previsto e, se disponibile, il preventivo di riferimento.
Vanno inseriti come punti distinti anche gli aspetti collegati che richiedono una delibera separata, ad esempio la nomina di un tecnico, la costituzione di un fondo speciale per lavori straordinari o l'eventuale ricorso a un finanziamento: unire piu decisioni in un unico punto generico espone la delibera al rischio di impugnazione.
- Descrizione puntuale dell'intervento o della questione da deliberare
- Importo stimato e riferimento a preventivi, se gia disponibili
- Eventuale nomina di tecnici, fornitori o legali
- Modalita di riparto della spesa tra i condomini
- Data, ora e luogo di prima e seconda convocazione
Convocazione digitale: cosa cambia in pratica
La convocazione digitale, tramite PEC o strumenti equivalenti che garantiscano tracciabilita dell'invio e della ricezione, è pienamente legittima e sempre piu diffusa, perche riduce i tempi e lascia una prova documentale precisa della data di notifica.
Resta comunque necessario avere l'indirizzo corretto di ogni condomino e la sua disponibilita a ricevere comunicazioni in questa forma: è buona prassi raccogliere il consenso e i recapiti aggiornati in anagrafica condominiale, cosi da evitare contestazioni su una convocazione mai arrivata a destinazione.
Un gestionale come AmministraPro permette di predisporre l'avviso di convocazione con l'elenco puntuale degli argomenti, inviarlo via PEC o email agli indirizzi in anagrafica e conservare le prove di invio e ricezione in un unico archivio, elemento utile in caso di contestazione della delibera.
Domande frequenti
Quanti condomini servono per obbligare l'amministratore a convocare l'assemblea straordinaria?
Serve la richiesta di almeno due condomini che insieme rappresentino un sesto del valore dell'edificio secondo la tabella millesimale, come previsto dall'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile. Se l'amministratore non convoca entro dieci giorni dalla richiesta, i condomini richiedenti possono procedere direttamente.
Quali sono i termini minimi di preavviso per l'assemblea straordinaria?
L'avviso va comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata. In situazioni di comprovata urgenza i termini possono essere ridotti, ma la convocazione deve comunque essere dimostrabile e ricevuta in tempo utile da tutti i condomini, altrimenti la delibera rischia l'impugnazione.
La convocazione via PEC o email è valida per l'assemblea straordinaria?
Si, è una prassi ammessa e sempre piu diffusa perche garantisce tracciabilita di invio e ricezione. È necessario pero che l'indirizzo utilizzato sia quello corretto e aggiornato in anagrafica condominiale: usare piattaforme come AmministraPro aiuta a mantenere questi dati sempre allineati e a conservare le prove di invio.
Cosa succede se l'ordine del giorno è generico?
Un ordine del giorno formulato in modo vago o troppo ampio è una delle cause piu frequenti di annullamento della delibera, perche i condomini non hanno modo di capire in anticipo su cosa dovranno decidere. Ogni punto va descritto con l'intervento specifico, l'importo previsto e, se disponibile, il preventivo di riferimento.
Se non c'è l'amministratore, chi puo convocare l'assemblea straordinaria?
In assenza di amministratore, ciascun condomino puo convocare direttamente l'assemblea di propria iniziativa, senza dover raccogliere il quorum del sesto del valore dell'edificio previsto per la richiesta all'amministratore in carica.
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