Contabilità e rendiconto
Che cosa sono gli oneri accessori in condominio
Gli oneri accessori, chiamati anche spese condominiali o oneri accessori di locazione, sono i costi che il conduttore di un immobile locato deve rimborsare al proprietario per i servizi e le utenze che riguardano la gestione dell'edificio. Non vanno confusi con il canone di locazione: sono somme aggiuntive, generalmente anticipate dal proprietario tramite le rate condominiali e poi riaddebitate all'inquilino secondo la ripartizione prevista dalla legge. Capire quali voci rientrano tra gli oneri accessori a carico del conduttore, e quali restano invece a carico del locatore, evita contestazioni frequenti al momento del rendiconto annuale e aiuta amministratori, proprietari e inquilini a gestire il rapporto con maggiore chiarezza.
La distinzione di base: spese ordinarie e spese straordinarie
Il criterio guida per capire chi paga cosa è quello fissato dall'articolo 1576 del codice civile e ribadito dalla prassi consolidata: le spese di piccola manutenzione e di gestione ordinaria sono a carico del conduttore, mentre le spese di manutenzione straordinaria restano a carico del proprietario. Per gli immobili locati, la tabella allegata al decreto ministeriale che accompagna i contratti di locazione a canone concordato riprende questa distinzione elencando in dettaglio le voci ordinarie e quelle straordinarie.
In pratica, tutto ciò che serve a mantenere in funzione i servizi comuni giorno per giorno, come pulizia, energia elettrica delle parti comuni, piccole riparazioni e materiali di consumo, è onere accessorio del conduttore. Ciò che invece rinnova o sostituisce in modo strutturale un impianto o una parte dell'edificio, come il rifacimento della facciata, la sostituzione dell'ascensore o il rifacimento del tetto, resta a carico del proprietario, salvo diverso accordo scritto tra le parti.
Le voci tipiche degli oneri accessori a carico del conduttore
Le voci più ricorrenti che compongono gli oneri accessori riaddebitabili all'inquilino sono le seguenti.
- Pulizia delle scale e delle parti comuni
- Energia elettrica per l'illuminazione di scale, androni e cortili
- Acqua per uso comune e per gli impianti condominiali
- Funzionamento e piccola manutenzione ordinaria dell'ascensore
- Riscaldamento centralizzato, per la quota relativa a gestione, combustibile e manutenzione ordinaria
- Servizio di portierato, quando presente
- Manutenzione ordinaria del verde condominiale e delle aree comuni
- Piccole riparazioni di impianti idrici, elettrici e di citofonia
Cosa resta a carico del proprietario
Restano invece a carico del locatore le spese di natura straordinaria e quelle che riguardano la conservazione strutturale dell'edificio: rifacimento di facciate e tetti, sostituzione integrale di impianti come ascensore, caldaia centralizzata e citofonia, interventi su parti strutturali, opere deliberate dall'assemblea per l'adeguamento normativo o per la messa a norma degli impianti. Anche i compensi dell'amministratore relativi alla gestione straordinaria, e le eventuali spese legali per contenziosi che non riguardano la gestione corrente, restano di norma a carico del proprietario.
La qualificazione non dipende dall'importo della spesa, ma dalla sua natura: un intervento costoso ma di manutenzione ordinaria, ad esempio la sostituzione di una pompa dell'impianto di riscaldamento guastata per usura, può comunque rientrare tra gli oneri accessori del conduttore, mentre un intervento economico ma strutturale resta al proprietario.
Come funziona la ripartizione e il rendiconto
L'amministratore ripartisce le spese tra i condomini in base ai millesimi di proprietà e alle tabelle millesimali previste dagli articoli 1123 e seguenti del codice civile, indipendentemente dal fatto che l'unità sia abitata dal proprietario o locata a terzi. È poi il proprietario, come locatore, a dover distinguere all'interno del proprio rendiconto condominiale quali voci rientrano tra gli oneri accessori da riaddebitare al conduttore, in base a quanto previsto dal contratto di locazione e dalla normativa di riferimento.
Per questo motivo un software di gestione condominiale che tenga separata la contabilità ordinaria da quella straordinaria, e che consenta di estrarre in modo puntuale le voci di spesa per singola unità, semplifica molto il lavoro sia dell'amministratore sia del proprietario locatore. AmministraPro, ad esempio, permette di generare il rendiconto per singola unità immobiliare con il dettaglio delle voci ordinarie e straordinarie, così da rendere immediato il calcolo degli oneri accessori da comunicare all'inquilino, riducendo il rischio di errori e contestazioni.
Domande frequenti
Gli oneri accessori vanno pagati anche se l'inquilino non ha mai usato alcuni servizi comuni?
Sì, la ripartizione delle spese ordinarie tra i conduttori segue i criteri fissati dal contratto di locazione e dalle tabelle millesimali, non l'uso effettivo del singolo servizio da parte dell'inquilino. Il servizio di portierato o l'illuminazione delle scale, ad esempio, restano dovuti anche se l'inquilino dichiara di non averne usufruito, perché la disponibilità del servizio, non l'utilizzo concreto, è il presupposto della ripartizione.
Il proprietario deve fornire i giustificativi di spesa all'inquilino?
Sì, il proprietario è tenuto a mettere a disposizione del conduttore, su richiesta, il rendiconto condominiale e la documentazione relativa alle spese riaddebitate come oneri accessori, in modo che l'inquilino possa verificare la corrispondenza tra quanto richiesto e le voci effettivamente sostenute dal condominio. È buona prassi allegare copia del rendiconto approvato dall'assemblea.
Come si stabilisce l'importo degli oneri accessori se non è indicato nel contratto?
Se il contratto di locazione non specifica un importo, gli oneri accessori vengono conguagliati a consuntivo sulla base del rendiconto condominiale annuale, applicando la ripartizione millesimale della singola unità alle spese ordinarie sostenute dal condominio nell'anno di riferimento. È comunque prassi diffusa prevedere un acconto mensile o annuale, salvo conguaglio a fine esercizio.
Gli oneri accessori rientrano nella cedolare secca?
No, gli oneri accessori rimborsati dal conduttore al proprietario per le spese condominiali non costituiscono reddito imponibile per il locatore, quindi non entrano nella base di calcolo della cedolare secca né dell'IRPEF sui canoni di locazione, in quanto rappresentano un semplice rimborso di costi sostenuti e non un corrispettivo per il godimento dell'immobile.
Un software di gestione condominiale aiuta a calcolare gli oneri accessori?
Sì, un gestionale che separa in automatico le spese ordinarie da quelle straordinarie nel rendiconto e che produce l'estratto conto per singola unità immobiliare permette al proprietario locatore di individuare rapidamente quali voci comunicare al conduttore come oneri accessori. AmministraPro genera questo dettaglio direttamente dal rendiconto approvato dall'assemblea, senza calcoli manuali aggiuntivi.
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