Le domande da fare prima di comprare un gestionale di condominio

Il prezzo in home page e il prezzo che si paga davvero

Il listino pubblicato online quasi sempre indica una soglia di ingresso, non il costo a regime. Le voci che fanno lievitare la spesa mese dopo mese sono spesso escluse dal prezzo base: numero di condomini o di unita gestibili, invio di comunicazioni via PEC o SMS, generazione di documenti fiscali, spazio di archiviazione per i documenti allegati, utenti aggiuntivi per collaboratori o commercialista.

Prima di firmare va chiesto per iscritto un preventivo che simuli il portafoglio reale dello studio: numero di condomini gestiti, media di unita per condominio, volume annuo di comunicazioni. Un fornitore serio fornisce questa proiezione senza esitazione; l'assenza di una risposta chiara e gia un segnale.

• Il prezzo base include tutti i condomini che gestisco oggi, o e a scaglioni?
• Le comunicazioni (email, PEC, SMS) sono incluse o fatturate a consumo?
• C'e un limite di spazio per allegati e documenti, e cosa succede quando si supera?
• Il supporto telefonico o l'assistenza prioritaria sono nel prezzo o un extra?

Di chi sono i dati inseriti

I dati di un condominio (anagrafiche dei condomini, millesimi, bilanci, verbali, corrispondenza) sono trattati ai sensi del GDPR e l'amministratore ne resta titolare del trattamento anche quando li affida a un software gestionale, che agisce come responsabile del trattamento. Questo significa che il fornitore deve fornire un accordo di trattamento (data processing agreement) chiaro e, soprattutto, non puo trattenere i dati in ostaggio se l'amministratore decide di cambiare strumento.

Va chiesto esplicitamente se il contratto prevede un accordo sul trattamento dati conforme al GDPR, chi ha accesso ai dati lato fornitore e con quali finalita, e se i dati restano disponibili anche dopo la disdetta per il tempo necessario a completare l'esportazione.

Come si esporta tutto, non solo una parte

La domanda piu trascurata, e quella che costa piu cara in caso di errore, riguarda l'uscita: cosa succede il giorno in cui si decide di cambiare gestionale. Molti software permettono di esportare un elenco condomini in Excel ma non i bilanci strutturati, non lo storico dei movimenti di cassa per singolo condominio, non gli allegati caricati nel tempo (verbali, preventivi, polizze).

Un'esportazione completa deve includere anagrafiche, tabelle millesimali, movimenti contabili con causale e giustificativo, rendiconti degli esercizi passati e documenti allegati, in un formato leggibile senza dover riacquistare l'accesso al vecchio sistema. Chiedere una prova di esportazione reale prima della firma, non fidarsi solo della dichiarazione commerciale.

• Posso esportare l'intero storico contabile di un condominio, non solo il saldo attuale?
• Gli allegati (verbali, fatture, polizze) si esportano insieme ai dati o restano bloccati sul portale?
• Il formato di esportazione e leggibile da altri programmi o e proprietario?
• Quanto tempo resta attivo l'accesso dopo la disdetta per completare l'esportazione?

Chi risponde quando qualcosa si blocca la sera prima dell'assemblea

L'assistenza si valuta nel momento peggiore, non nella demo. La sera prima di un'assemblea, con la convocazione da inviare o il rendiconto da stampare, un ticket che riceve risposta in tre giorni lavorativi e inutile. Vanno chiariti i canali di assistenza realmente disponibili (chat, telefono, email), gli orari di copertura e i tempi di risposta dichiarati per problemi bloccanti rispetto a richieste generiche.

Va anche chiesto se l'assistenza e inclusa per tutti i piani o riservata a un livello premium, e se esistono guide o contenuti di autoformazione per risolvere da soli i problemi piu comuni senza aspettare una risposta.

Chi aggiorna il software quando cambia la norma

Il condominio e una materia normata dal Codice civile (articoli 1117 e seguenti sulle parti comuni, 1129 sugli obblighi dell'amministratore, 1130 e 1130-bis sulla contabilità e il rendiconto, 1136 sulle maggioranze assembleari) e da prassi tecniche come la UNI 10801 sui compiti dell'amministratore. Quando cambiano le regole, per esempio sulle modalità di rendicontazione o sulle maggioranze richieste per certe delibere, il gestionale deve recepire l'aggiornamento senza che l'amministratore debba modificare a mano ogni volta i propri modelli.

Va chiesto se gli aggiornamenti normativi sono inclusi nel canone o fatturati come intervento separato, e con quale tempestimità storica il fornitore li ha rilasciati in passato: la risposta più affidabile non è la promessa ma lo storico verificabile degli aggiornamenti già fatti.

Domande frequenti