DPO in condominio: serve nominarlo? Quando e perché

Quando il GDPR impone il DPO

L'articolo 37 del GDPR prevede la nomina obbligatoria del DPO in tre casi: quando il trattamento è svolto da un'autorità o un organismo pubblico, quando l'attività principale consiste in trattamenti che richiedono un monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, oppure quando l'attività principale consiste nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati.

Il condominio ordinario non è un ente pubblico, non svolge monitoraggio sistematico come attività principale e non tratta categorie particolari su larga scala. La gestione di anagrafe, quote, comunicazioni e videosorveglianza delle parti comuni non raggiunge la soglia della larga scala richiesta dalla norma.

• Ente pubblico o autorità: DPO obbligatorio
• Monitoraggio regolare e sistematico su larga scala come attività principale: DPO obbligatorio
• Trattamento su larga scala di categorie particolari di dati: DPO obbligatorio
• Condominio ordinario: DPO non obbligatorio

Titolare, responsabile e la confusione da evitare

Il DPO non va confuso con il titolare o con il responsabile del trattamento, che sono figure diverse e sempre presenti. Nel condominio il titolare del trattamento è il condominio nella sua collettività, mentre l'amministratore opera come responsabile del trattamento nominato dal condominio, oppure come titolare autonomo per i dati che tratta nell'ambito del proprio studio.

Queste figure vanno definite a prescindere dal DPO. La nomina del responsabile può avvenire con la delibera che affida l'incarico all'amministratore, accompagnata da un atto che descrive finalità, categorie di dati e misure di sicurezza. Il DPO, quando non obbligatorio, resta una scelta facoltativa e non sostituisce mai questi ruoli.

Quando può avere senso nominarlo comunque

In alcune situazioni la nomina volontaria di un DPO può essere utile, pur non essendo imposta. Complessi molto grandi con sistemi di videosorveglianza estesi, portinerie con controllo degli accessi, colonnine di ricarica con profilazione dei consumi o gestioni particolarmente articolate possono avvicinarsi a soglie di rischio più elevate.

In questi casi conviene farsi assistere da un professionista esperto in protezione dei dati per valutare se il trattamento assuma dimensioni tali da giustificare o rendere prudente la figura. La nomina volontaria comporta però gli stessi obblighi di indipendenza e coinvolgimento previsti per il DPO obbligatorio, quindi va ponderata e non improvvisata.

Cosa fare davvero, DPO o meno

Al di là del DPO, ogni condominio deve mettere ordine sui fondamentali: informativa ai condomini, registro dei trattamenti se ricorrono le condizioni, definizione dei ruoli, misure di sicurezza proporzionate e gestione corretta di videosorveglianza e comunicazioni. Sono questi gli adempimenti che contano nella prassi.

Un gestionale come AmministraPro aiuta a tenere insieme anagrafe, documentazione, comunicazioni e accessi differenziati per ruolo, così da rendere la gestione dei dati ordinata e dimostrabile senza appesantire il lavoro. Le funzionalità sono descritte nella pagina /funzioni e i piani nella pagina /prezzi.

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