Come gestire i documenti di sicurezza del condominio

Quali documenti compongono il fascicolo della sicurezza

Il primo passo è sapere cosa raccogliere. Per gli impianti servono le dichiarazioni di conformità rilasciate dagli installatori, i verbali delle verifiche periodiche di ascensore e messa a terra, il libretto e i rapporti di controllo dell'impianto termico, i contratti di manutenzione. Sul fronte antincendio, dove il condominio è soggetto, servono la documentazione della SCIA, le attestazioni di rinnovo e il registro dei controlli dei presidi.

A questi si aggiungono, quando il condominio ha dipendenti, il Documento di Valutazione dei Rischi e i documenti collegati alla gestione del rapporto di lavoro, e, quando si affidano appalti, il Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze. Completano il quadro le polizze assicurative delle parti comuni e degli impianti.

Organizzare per impianto e per scadenza

Raccogliere i documenti non basta: vanno organizzati in modo da ritrovarli e da non perdere le scadenze. Un criterio efficace è la doppia chiave: per impianto o area, così da avere sotto mano tutta la storia di un ascensore o della centrale termica, e per scadenza, così da sapere in ogni momento cosa sta per scadere.

Ogni documento con validità nel tempo, come un verbale di verifica o un'attestazione di rinnovo, dovrebbe portare la data dell'ultima esecuzione e quella della prossima. Collegare il documento alla sua scadenza è ciò che trasforma un archivio statico in uno strumento di controllo, capace di avvisare prima che un adempimento decada.

Chi può consultare i documenti di sicurezza

I documenti relativi alla sicurezza e agli impianti riguardano la gestione condominiale e i condomini hanno interesse a conoscerli. L'articolo 1130-bis del Codice civile riconosce ai condomini il diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti giustificativi della gestione, e più in generale l'amministratore deve rendere disponibile la documentazione che li riguarda.

Al tempo stesso, quando i documenti contengono dati personali, per esempio quelli legati alla sorveglianza sanitaria dei lavoratori o a informazioni di terzi, la loro gestione deve rispettare il GDPR e il Regolamento UE 2016/679, limitando l'accesso a chi ne ha effettivo diritto. Distinguere ciò che è consultabile da ciò che va protetto è parte di una buona gestione documentale.

Il valore della documentazione nel passaggio di consegne

La documentazione di sicurezza diventa cruciale nel passaggio di consegne tra amministratori. Un fascicolo completo e ordinato consente al nuovo amministratore di ricostruire lo stato degli impianti, conoscere le scadenze imminenti e assumere la gestione senza scoperture. Un archivio lacunoso, al contrario, costringe a ricostruire da zero e può nascondere adempimenti scaduti.

Consegnare e ricevere la documentazione in modo tracciabile, con l'elenco di ciò che viene trasferito, tutela entrambi gli amministratori e il condominio. È buona prassi che l'inventario dei documenti di sicurezza faccia parte del verbale di passaggio di consegne.

Dalla carta all'archivio digitale

Gestire tutto su carta o su cartelle sparse espone a smarrimenti e a scadenze dimenticate. Un archivio digitale ordinato, dove ogni documento è collegato all'impianto, alla scadenza e al condominio, rende la documentazione sempre reperibile e riduce il rischio di operare con un adempimento decaduto senza accorgersene.

Un gestionale come AmministraPro consente di archiviare i documenti di sicurezza di ciascun condominio, collegarli alle scadenze delle verifiche e ricevere promemoria automatici, oltre a rendere disponibili ai condomini i documenti che hanno diritto di consultare. Le funzioni sono descritte su /funzioni e i piani su /prezzi.

Domande frequenti