Funzioni e strumenti
Come inserire le morosità pregresse all'avvio del gestionale
Quando importi un condominio già avviato, quasi sempre esistono rate non pagate degli esercizi precedenti: sono le morosità pregresse, cioè crediti che il condominio vanta verso singoli condomini. Inserirle correttamente all'avvio è delicato perché quei crediti fanno parte del patrimonio del condominio, devono restare agganciati al condomino e all'esercizio giusto e non vanno confusi con le rate del nuovo esercizio. Un errore qui rende impossibile la riconciliazione con il conto corrente e mina il recupero del credito. Questa guida spiega come raccogliere il dato dall'amministratore uscente, come registrare le posizioni aperte per competenza e come tenerle distinte dalle nuove emissioni, nel rispetto degli articoli 63 e 1129 del Codice civile.
Raccogliere e verificare l'elenco morosi
Il punto di partenza è l'elenco morosi consegnato dall'amministratore uscente al momento del passaggio di consegne, insieme all'ultimo rendiconto approvato. L'articolo 1129 del Codice civile impone la consegna della documentazione contabile: da questa devi ricavare, condomino per condomino, l'importo dovuto, l'esercizio di competenza e l'eventuale stato di un'azione di recupero già avviata.
Prima di inserire, verifica che la somma di tutte le morosità coincida con i crediti indicati nell'ultimo bilancio approvato. Se non torna, la differenza va indagata: potrebbero mancare incassi registrati tardi, note di credito o rate già oggetto di decreto ingiuntivo. Inserire un totale che non quadra con il rendiconto significa portarsi dentro un errore fin dal primo giorno.
Registrare i crediti per competenza, non come nuove rate
Le morosità pregresse non sono rate del nuovo esercizio: sono partite aperte che nascono da esercizi già chiusi. Vanno quindi inserite come crediti di apertura verso il singolo condomino, mantenendo il riferimento all'anno di competenza e alla causale originaria (rata ordinaria, spesa straordinaria, conguaglio). Confonderle con le emissioni correnti gonfierebbe il preventivo del nuovo anno e falserebbe il calcolo delle quote.
La corretta imputazione per competenza è importante anche per il recupero: l'articolo 63 delle disposizioni di attuazione consente all'amministratore di ottenere un decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo per le somme dovute, e distingue la responsabilità del venditore e dell'acquirente in caso di trasferimento dell'unità. Sapere a quale esercizio appartiene il credito è quindi decisivo per agire verso il soggetto corretto.
Tenere separate le morosità dalle nuove emissioni
Dopo l'avvio, il gestionale emetterà le rate del nuovo esercizio. È essenziale che le morosità pregresse restino visibili come posizione a sé, così che la situazione di ogni condomino mostri chiaramente quanto deve per il vecchio e quanto per il nuovo. Un condomino può essere in regola con le rate correnti ma ancora debitore per un conguaglio di due anni prima: mescolare le due cose rende impossibile solleciti e conteggi corretti.
Quando arriva un pagamento, va imputato in modo trasparente: se il condomino salda una vecchia morosità, quel credito di apertura si chiude; se paga una rata corrente, si riduce l'esposizione del nuovo esercizio. Un buon gestionale permette di scegliere l'imputazione e di tracciare la storia di ogni posizione, elemento utile anche in un eventuale contenzioso.
Controlli finali e continuità del recupero
Prima di considerare chiuso l'inserimento, riconcilia i crediti aperti con il patrimonio dichiarato: liquidità più crediti verso condomini deve pareggiare con debiti verso fornitori più fondi e avanzi. Se il quadro torna, il punto di partenza è affidabile e ogni sollecito futuro poggerà su numeri corretti.
Per le posizioni già in fase di recupero, riporta anche lo stato dell'azione (sollecito, diffida, decreto ingiuntivo) così da non perdere la continuità procedurale al cambio di amministratore. Con AmministraPro puoi inserire le morosità pregresse per condomino ed esercizio, tenerle distinte dalle nuove rate e seguire il recupero: le funzioni di gestione crediti e solleciti sono descritte nella pagina delle funzionalità (/funzioni), mentre i piani adatti a portafogli di diverse dimensioni sono nella pagina dei prezzi (/prezzi).
Domande frequenti
Le morosità pregresse vanno inserite come rate del nuovo esercizio?
No. Le morosità pregresse nascono da esercizi già chiusi e vanno inserite come crediti di apertura verso il singolo condomino, con il riferimento all'anno di competenza e alla causale originaria. Trattarle come rate del nuovo esercizio gonfierebbe il preventivo e falserebbe il calcolo delle quote. Mantenerle distinte permette inoltre di sollecitare e imputare correttamente i pagamenti quando arrivano.
Cosa faccio se il totale morosi non coincide con l'ultimo bilancio?
La differenza va indagata prima di procedere. Possono mancare incassi registrati tardi, note di credito o rate già oggetto di azione legale. Fa riferimento l'ultimo rendiconto approvato e l'elenco morosi consegnato ai sensi dell'articolo 1129 del Codice civile: incrociando i due documenti si ricostruisce lo scostamento. Inserire un totale non quadrato significa portarsi dentro un errore che complicherà ogni riconciliazione successiva.
Perché è importante indicare l'esercizio di competenza del credito?
Perché incide sul recupero e sulla responsabilità del debitore. L'articolo 63 delle disposizioni di attuazione del Codice civile distingue la posizione del venditore e dell'acquirente in caso di trasferimento dell'unità: in genere entrambi rispondono delle spese dell'anno in corso e di quello precedente. Sapere a quale esercizio appartiene la morosità permette di agire verso il soggetto corretto e di impostare un eventuale decreto ingiuntivo su basi solide.
Come imputo un pagamento tra morosità vecchia e rata corrente?
Il pagamento va imputato in modo trasparente in base a ciò che il condomino salda: se copre una vecchia morosità, si chiude il credito di apertura corrispondente; se copre una rata corrente, si riduce l'esposizione del nuovo esercizio. È bene tracciare ogni imputazione e conservarne la storia, perché in caso di contenzioso la chiarezza su cosa è stato pagato e a quale titolo è decisiva.
Devo portare nel gestionale anche le azioni di recupero già avviate?
Sì, è opportuno riportare lo stato di ogni procedura in corso, dal semplice sollecito alla diffida fino al decreto ingiuntivo. Al cambio di amministratore la continuità procedurale evita di perdere tempo e diritti già maturati. Registrare accanto al credito lo stato del recupero permette di riprendere l'azione dal punto giusto e di documentare l'attività svolta di fronte all'assemblea.
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