Guida pratica
Inserire nuovi punti all'ordine del giorno su richiesta dei condomini
L'ordine del giorno lo predispone l'amministratore, ma i condomini non sono spettatori passivi: possono chiedere di inserire argomenti che li riguardano, e in certi casi la loro richiesta obbliga l'amministratore a convocare l'assemblea con quei punti. L'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile prevede infatti che l'assemblea possa essere convocata anche su richiesta di almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio, e che se l'amministratore non provvede i richiedenti possano provvedere direttamente. Gestire bene queste richieste evita conflitti e riduce il ricorso alle varie ed eventuali. Questa guida distingue tra semplice segnalazione e richiesta vincolante, e spiega come l'amministratore deve trattarle.
Come gestire una richiesta di inserimento di un punto
- Registra la richiesta con data, condomino richiedente e argomento proposto.
- Verifica se raggiunge la soglia dell'art. 66 disp. att.: due condomini e un sesto del valore.
- Se vincolante, inserisci il punto nell'avviso di convocazione entro i termini.
- Riformula l'argomento proposto in un punto specifico e votabile.
- Collega alla richiesta gli eventuali documenti di supporto forniti dal condomino.
- Comunica al richiedente l'accoglimento e la data dell'assemblea.
- Conserva traccia della richiesta insieme al fascicolo dell'assemblea.
Segnalazione informale e richiesta vincolante
Non tutte le richieste hanno lo stesso peso. Un singolo condomino che chiede di discutere un tema esercita una segnalazione informale: l'amministratore la valuta e decide se inserire il punto, tenendo conto della sua rilevanza per la collettività. È buona prassi accogliere le richieste ragionevoli, perché anticiparle nell'ordine del giorno evita che tornino sotto le varie ed eventuali, dove non possono essere votate.
Diversa è la richiesta che raggiunge la soglia dell'articolo 66 delle disposizioni di attuazione: quando almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio chiedono la convocazione dell'assemblea su determinati argomenti, l'amministratore è tenuto a convocarla includendo quei punti. Qui non c'è discrezionalità: la richiesta è vincolante e va onorata nei termini.
Cosa deve fare l'amministratore di fronte a una richiesta vincolante
Ricevuta una richiesta che raggiunge la soglia di legge, l'amministratore deve procedere alla convocazione includendo gli argomenti indicati. Se non vi provvede, l'articolo 66 delle disposizioni di attuazione consente ai condomini richiedenti di provvedere direttamente alla convocazione. L'inerzia dell'amministratore, quindi, non blocca il diritto dei condomini ma lo trasferisce a loro, con possibili tensioni evitabili.
La strada corretta è registrare la richiesta, verificarne i requisiti e, se sono soddisfatti, inserire i punti nell'avviso. Rifiutare una richiesta vincolante o ignorarla espone l'amministratore a responsabilità e mina il rapporto con i condomini. Una gestione trasparente delle richieste è parte dei doveri di diligenza dell'incarico.
Trasformare l'argomento proposto in un punto votabile
Un condomino propone spesso un tema in forma generica, ad esempio problemi con l'ascensore. Compito dell'amministratore è trasformarlo in un punto specifico e votabile, che indichi l'oggetto della decisione e, se necessario, i documenti a supporto. Un punto formulato bene protegge la delibera e chiarisce a tutti su cosa si voterà.
Se l'argomento richiede una decisione di spesa, è utile che l'amministratore raccolga o solleciti i preventivi prima della convocazione, così il punto arrivi in assemblea corredato della documentazione. Accogliere la richiesta non significa solo inserire il titolo, ma istruirla in modo che l'assemblea possa deliberare con cognizione.
Documentare le richieste e comunicare l'esito
Ogni richiesta va registrata con la data, il nome del condomino e l'argomento proposto, e va conservata insieme al fascicolo dell'assemblea. Questa tracciabilità serve sia all'amministratore, per dimostrare di aver gestito correttamente le richieste, sia ai condomini, che vedono riconosciuta la propria istanza. Comunicare al richiedente che il punto è stato inserito e indicare la data dell'assemblea chiude il cerchio.
Tenere ordinata questa contabilità delle richieste durante l'anno è ciò che permette all'amministratore di anticiparle nell'ordine del giorno invece di rinviarle. Un software di gestione condominiale come AmministraPro consente di raccogliere le richieste dei condomini, collegarle a un punto dell'ordine del giorno e generare l'avviso che le include, mantenendo la traccia di chi ha chiesto cosa e quando. Le funzioni sono descritte nella pagina funzioni e i piani nella pagina prezzi.
Domande frequenti
Un singolo condomino può obbligare l'amministratore a inserire un punto?
Un singolo condomino può segnalare un argomento e chiederne l'inserimento, ma l'amministratore valuta discrezionalmente la richiesta informale. Diventa vincolante quando raggiunge la soglia dell'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile: almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio possono chiedere la convocazione su determinati argomenti, e in quel caso l'amministratore è tenuto a includerli.
Cosa succede se l'amministratore ignora una richiesta vincolante?
Se l'amministratore non convoca l'assemblea nonostante una richiesta che raggiunge la soglia di legge, l'articolo 66 delle disposizioni di attuazione consente ai condomini richiedenti di provvedere direttamente alla convocazione. L'inerzia non blocca il diritto dei condomini ma lo trasferisce a loro, ed espone l'amministratore a responsabilità per la violazione dei suoi doveri di diligenza nell'incarico.
Come va scritto un punto proposto da un condomino?
Va riformulato dall'amministratore in modo specifico e votabile: non basta il titolo generico proposto dal condomino, occorre indicare l'oggetto della decisione e, se serve, i documenti a supporto. Se l'argomento richiede una spesa, è utile raccogliere i preventivi prima della convocazione, così il punto arrivi in assemblea istruito e i condomini possano deliberare con cognizione di causa.
Le richieste dei condomini vanno conservate?
Sì, è buona prassi registrare ogni richiesta con la data, il nome del condomino e l'argomento, e conservarla insieme al fascicolo dell'assemblea. Questa tracciabilità serve all'amministratore per dimostrare di aver gestito correttamente le istanze e ai condomini per vedere riconosciuta la propria richiesta. Comunicare l'accoglimento e la data dell'assemblea completa una gestione trasparente.
Come si tiene traccia delle richieste durante l'anno?
Il modo più ordinato è registrarle man mano che arrivano e collegarle al futuro ordine del giorno. Un gestionale come AmministraPro consente di raccogliere le richieste dei condomini, associarle a un punto dell'assemblea e generare l'avviso che le include, mantenendo la traccia di chi ha chiesto cosa e quando, così l'amministratore le anticipa invece di rinviarle alle varie ed eventuali. Dettagli nelle pagine funzioni e prezzi.
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