Integrare l'ordine del giorno dopo la convocazione

L'ordine del giorno vincola l'assemblea

L'articolo 66 delle disposizioni di attuazione richiede che l'avviso di convocazione contenga l'indicazione specifica dell'ordine del giorno. Questa indicazione non è una formalità: serve a garantire che ogni condomino sappia con precisione quali argomenti saranno discussi e possa decidere se partecipare, come orientarsi o se rilasciare delega con istruzioni.

Da qui il principio: l'assemblea può deliberare validamente solo sugli argomenti elencati nell'ordine del giorno. Una decisione presa su un punto non indicato viola il diritto di informazione preventiva dei condomini ed è annullabile su impugnazione ai sensi dell'articolo 1137 del Codice civile. La regola vale anche quando l'argomento sopravvenuto sembra urgente o di buon senso.

Varie ed eventuali: cosa si può e non si può fare

La voce varie ed eventuali, spesso presente in coda all'ordine del giorno, non è un contenitore che legittima qualsiasi delibera. Sotto questa dicitura si possono trattare comunicazioni, aggiornamenti e scambi di informazioni, ma non si possono assumere decisioni su argomenti che avrebbero richiesto una specifica indicazione in avviso.

In pratica, un punto che comporta una vera deliberazione, come l'approvazione di una spesa o l'affidamento di un incarico, non può essere nascosto nelle varie ed eventuali. Se emerge in assemblea, se ne può discutere in via informativa, ma la decisione va rinviata a un'assemblea in cui l'argomento sia stato regolarmente inserito all'ordine del giorno.

Come integrare un argomento sopravvenuto

Se dopo l'invio della convocazione emerge la necessità di deliberare su un nuovo argomento, la strada corretta è la convocazione integrativa. L'amministratore invia a tutti gli aventi diritto un avviso che aggiunge il nuovo punto, rispettando lo stesso termine minimo di cinque giorni prima della data dell'assemblea.

L'integrazione deve raggiungere tutti coloro che hanno ricevuto la convocazione originaria, con lo stesso rigore di forma e di prova. Non è sufficiente informare a voce alcuni condomini o inserire il punto solo per chi ne fa richiesta: l'ordine del giorno deve essere identico per tutti, altrimenti si crea disparità e si vizia la delibera sul punto aggiunto.

• Redigi un avviso integrativo che riporti il nuovo punto in modo specifico
• Invialo a tutti gli aventi diritto, non solo a chi lo ha chiesto
• Rispetta il termine di cinque giorni prima dell'assemblea
• Conserva la prova di invio dell'integrazione come per la convocazione

Quando serve rinviare o riconvocare

Se non c'è tempo per rispettare il termine di cinque giorni sull'argomento nuovo, l'integrazione non è praticabile per quella seduta. In tal caso la scelta prudente è tenere l'assemblea sui soli punti già elencati e programmare una nuova assemblea per l'argomento sopravvenuto, con regolare convocazione.

Forzare la trattazione di un punto non elencato per non perdere tempo è un falso risparmio: la delibera così assunta è fragile e può essere annullata, costringendo a rifare tutto. Meglio una seconda assemblea regolare che una delibera esposta all'impugnazione.

Gestire ordine del giorno e integrazioni con il gestionale

Tenere sotto controllo l'ordine del giorno, le eventuali integrazioni e i termini è più semplice con uno strumento che compone l'avviso, calcola le scadenze e invia a tutti gli aventi diritto tracciando le ricevute. Così un'integrazione viene inviata alla platea corretta e resta documentata come la convocazione originaria.

Con AmministraPro l'amministratore prepara l'ordine del giorno, gestisce eventuali avvisi integrativi e conserva le prove di invio in un unico flusso, riducendo il rischio di deliberare su punti non regolarmente inseriti. Le funzioni sono descritte in /funzioni e i piani in /prezzi.

Domande frequenti