Definire una policy di conservazione dei documenti condominiali

Perché serve una policy scritta

L'amministratore ha l'obbligo di custodire i documenti della gestione e di consegnarli al subentrante, come previsto dagli articoli 1129 e 1130 del Codice civile. Senza una regola scritta, ogni collaboratore decide da sé cosa tenere e cosa buttare, con il rischio di perdere documenti ancora necessari o di conservare per anni dati che andrebbero cancellati.

Una policy scritta rende la conservazione prevedibile e verificabile. In caso di contestazione da parte di un condomino o di controllo, lo studio può dimostrare di aver seguito un criterio coerente. È anche una misura di protezione dei dati personali, perché documenta il rispetto del principio di limitazione della conservazione.

Quanto conservare: legarsi ai termini di prescrizione

Il tempo di conservazione non è arbitrario: si lega ai termini entro cui un documento può ancora servire in giudizio. La prescrizione ordinaria è di dieci anni secondo l'articolo 2946 del Codice civile, ed è il riferimento per la documentazione contabile e per i rendiconti. I contributi condominiali si prescrivono invece in cinque anni ai sensi dell'articolo 2948, ma i giustificativi vanno tenuti più a lungo perché legati alla contabilità complessiva.

Per i documenti fiscali valgono i termini di accertamento tributario, che possono superare i cinque anni. In pratica, per la contabilità e i rendiconti un orizzonte di dieci anni è la scelta prudente, mentre per i documenti legati a lavori con benefici fiscali pluriennali la conservazione va estesa fino alla chiusura del periodo di controllo.

• Contabilità e rendiconti: dieci anni, in linea con la prescrizione ordinaria
• Giustificativi e fatture: dieci anni, coerenti con la contabilità
• Documenti fiscali e attestazioni: fino alla scadenza dei termini di accertamento
• Registri obbligatori: per tutta la durata della gestione e consegna al subentrante

In che formato: cartaceo, digitale o entrambi

La policy deve indicare per ogni categoria se l'originale è cartaceo, digitale o ibrido. Le fatture elettroniche nascono digitali e vanno conservate in modo da garantirne integrità e leggibilità nel tempo. I verbali e i contratti possono esistere in originale cartaceo con copia digitale di lavoro, oppure essere firmati digitalmente.

L'importante è che il formato scelto resti leggibile per tutto il periodo di conservazione. Un file in un formato obsoleto, illeggibile tra dieci anni, non assolve l'obbligo. Per questo conviene privilegiare formati aperti e diffusi e conservare copia dei documenti nel gestionale, dove restano indicizzati e ricercabili.

Cosa fare quando un documento scade

La conservazione ha un termine anche verso il basso. I dati personali non vanno tenuti oltre il tempo necessario, quindi la policy deve prevedere la distruzione sicura di ciò che ha superato il periodo utile e non ha più valore probatorio. La distruzione del cartaceo va fatta in modo da rendere i documenti irrecuperabili, mentre la cancellazione digitale deve riguardare anche i backup che contengono le stesse informazioni.

Attenzione ai documenti che devono restare disponibili per il subentrante o per il singolo condomino: prima di distruggere qualsiasi cosa, verifica che non ci siano obblighi di consegna o richieste di accesso pendenti.

Gestire la policy con AmministraPro

Un archivio documentale digitale come quello di AmministraPro rende operativa la policy: ogni documento è classificato per tipo, collegato al condominio e all'esercizio, e ritrovabile in pochi secondi al momento di una contestazione o di un controllo. Questo semplifica sia la conservazione sia la consegna al subentrante.

Trovi le funzioni di archivio e classificazione nella pagina /funzioni e i piani adatti alla mole documentale del tuo studio nella pagina /prezzi.

Domande frequenti