Programmare i pagamenti ai fornitori nel gestionale

Perché programmare invece di pagare all'ultimo

Pagare i fornitori solo quando arriva il sollecito espone a due problemi. Il primo è il ritardo: senza una vista d'insieme delle scadenze è facile che una fattura resti dimenticata fino a quando il fornitore reclama, con possibili interessi di mora previsti dal contratto o dalla normativa sui ritardi di pagamento. Il secondo è la gestione della cassa: se più pagamenti importanti cadono nello stesso periodo, il condominio può trovarsi senza liquidità sufficiente proprio quando servirebbe, soprattutto se le rate dei condomini non sono ancora rientrate.

Programmare i pagamenti significa collocare ogni fattura sulla sua data di scadenza e vedere in anticipo la curva delle uscite. Questo consente di distribuire meglio gli esborsi, di anticipare eventuali tensioni di cassa e di trattare con i fornitori con la serenità di chi ha il quadro sotto controllo, non di chi rincorre gli arretrati.

Che cosa registrare per ogni pagamento

Un pagamento programmato è utile solo se porta con sé le informazioni che servono per autorizzarlo senza cercare altri documenti. Conviene quindi registrare per ogni uscita alcuni dati essenziali.

• Fornitore, numero e data della fattura, con il documento allegato per il controllo
• Importo totale, imponibile ed eventuale ritenuta d'acconto da versare
• Data di scadenza del pagamento e modalità prevista, ad esempio bonifico dal conto condominiale
• Condominio e voce di spesa a cui imputare l'uscita, per collegare pagamento e contabilità
• Stato del pagamento, da programmato a eseguito, per sapere sempre che cosa resta da fare

La ritenuta d'acconto sui pagamenti ai fornitori

Il condominio agisce come sostituto d'imposta e su alcuni pagamenti deve operare e versare la ritenuta d'acconto: è il caso classico della ritenuta sui corrispettivi per prestazioni relative a contratti di appalto di opere e servizi, versata con modello F24 entro i termini di legge, tipicamente entro il giorno 16 del mese successivo al pagamento. Dimenticare questo adempimento non significa solo un ritardo verso l'erario, ma anche errori nella successiva Certificazione Unica e nel modello 770.

Programmare il pagamento nel gestionale aiuta perché lega il singolo esborso al relativo obbligo fiscale: quando il sistema conosce l'imponibile e la ritenuta di una fattura, può segnalare non solo la scadenza del pagamento al fornitore, ma anche quella del versamento della ritenuta collegata. In questo modo l'amministratore non tratta i due adempimenti come eventi scollegati, riducendo il rischio di pagare il fornitore e dimenticare l'erario.

Controllare la disponibilità di cassa prima di autorizzare

Prima di confermare un pagamento programmato conviene sempre verificare il saldo effettivo del conto corrente condominiale e la previsione di incassi. Il conto corrente intestato al condominio, previsto dall'articolo 1129 del Codice civile, deve muovere tutte le somme relative alla gestione: pagare un fornitore senza controllare la capienza espone al rischio di scoperti e di uscite non coperte dalle rate ancora da riscuotere.

Una programmazione ordinata mostra insieme le uscite in scadenza e le entrate attese dalle rate, così l'amministratore decide con cognizione di causa se pagare subito, attendere il rientro di una rata o sollecitare i morosi. È un controllo che protegge il condominio da decisioni prese al buio e rende trasparente all'assemblea la gestione della liquidità.

Automatizzare i promemoria senza perdere il controllo

La programmazione dei pagamenti dà il meglio quando è accompagnata da promemoria automatici che avvisano l'amministratore con l'anticipo giusto rispetto alla scadenza. L'automazione, però, non deve mai trasformarsi in un pagamento eseguito senza verifica: il gestionale segnala, l'amministratore controlla il documento e la cassa, poi autorizza. Questa separazione tra segnalazione e decisione mantiene la responsabilità in capo alla persona, come richiede la natura fiduciaria dell'incarico.

In AmministraPro i pagamenti ai fornitori si programmano a partire dalle fatture registrate, con il collegamento alla contabilità, alla ritenuta d'acconto e ai promemoria di scadenza, così l'amministratore vede in un unico posto che cosa scade e che cosa incide sulla cassa. Chi vuole approfondire può consultare le funzionalità nella pagina /funzioni e i piani disponibili nella pagina /prezzi.

Domande frequenti