Redigere il verbale dell'assemblea con il software

Gli elementi che il verbale deve contenere

Un verbale completo riporta luogo, data e ora della seduta, la nomina del presidente e del segretario, l'elenco dei presenti e dei deleganti con i relativi millesimi, la verifica del quorum costitutivo, un resoconto sintetico della discussione per ciascun punto e l'esito di ogni votazione con favorevoli, contrari e astenuti. Sono questi gli elementi che vengono esaminati puntualmente quando una delibera viene impugnata.

Il codice civile richiede inoltre che nel registro dei verbali si annotino anche le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea e le brevi dichiarazioni che i condomini chiedono espressamente di verbalizzare. Un software che struttura questi campi guida l'amministratore a non dimenticarne nessuno.

• Luogo, data, ora e tipo di convocazione, prima o seconda
• Presidente, segretario e verifica del quorum costitutivo
• Elenco presenti e deleganti con i millesimi
• Esito di ogni votazione in teste e millesimi
• Dichiarazioni richieste a verbale dai condomini

Generare il verbale dai dati della seduta

Il vantaggio del gestionale è che il verbale non si scrive da zero: presenze, deleghe, quorum ed esiti di voto sono già stati registrati durante l'assemblea, e il documento si compone assemblando questi dati sotto la struttura dell'ordine del giorno. Questo elimina il divario tra ciò che è accaduto in seduta e ciò che risulta documentato.

Restano da inserire manualmente solo le parti discorsive, come la sintesi degli interventi, mentre i numeri, sensibili agli errori di trascrizione, arrivano già calcolati. Il verbale generato in automatico può essere rivisto e integrato dal segretario prima della chiusura, senza dover ricostruire a mano l'intera seduta.

Sintetizzare le discussioni senza appesantire

Il verbale non deve riportare parola per parola gli interventi, ma sintetizzarne il contenuto in modo fedele. Va dato spazio alle posizioni espresse, soprattutto quando un condomino chiede espressamente che una sua dichiarazione sia messa a verbale, perché ciò può rilevare in un successivo contenzioso.

Un buon equilibrio evita due errori opposti: un verbale troppo scarno che non documenta le ragioni delle decisioni e un verbale prolisso che diventa difficile da consultare. Il software può offrire campi dedicati per la sintesi di ogni punto, così che la struttura resti ordinata e leggibile.

Firma, chiusura e registro dei verbali

Il verbale va sottoscritto dal presidente e dal segretario e conservato nel registro dei verbali delle assemblee, che l'amministratore tiene ai sensi dell'articolo 1130 del codice civile e che può essere gestito anche in forma digitale. La firma può essere apposta in modo tradizionale o con firma elettronica, purché idonea a garantire integrità e riferibilità del documento.

Un gestionale che conserva il verbale firmato nel registro digitale, collegato all'anagrafica del condominio e alla pratica assembleare, permette di recuperarlo in pochi secondi anche a distanza di anni e mantiene l'ordine cronologico richiesto dalla legge.

Dopo il verbale: invio e conservazione

Una volta chiuso, il verbale va comunicato ai condomini, compresi gli assenti, così che decorra il termine per l'eventuale impugnazione previsto dall'articolo 1137. Averlo già nel gestionale rende immediato l'invio a tutti i destinatari e la conservazione della prova di trasmissione.

AmministraPro genera il verbale dai dati raccolti in seduta, con tutti gli elementi obbligatori, lo conserva nel registro dei verbali in ordine cronologico e ne agevola l'invio ai condomini. Le funzioni per la gestione delle assemblee sono descritte su /funzioni, mentre i piani con i relativi costi sono indicati su /prezzi.

Domande frequenti