La regola 3-2-1 per il backup dei dati condominiali

Cosa significano i numeri 3, 2 e 1

Il 3 indica il numero minimo di copie dei dati: l'originale in uso più due backup. Avere una sola copia di riserva è rischioso, perché se il backup si corrompe proprio quando serve, non resta nulla. Con due backup la probabilità che falliscano entrambi nello stesso momento è molto bassa.

Il 2 indica i tipi di supporto diversi: ad esempio disco interno del server e disco esterno, oppure disco locale e archivio cloud. Usare supporti differenti protegge da guasti che colpiscono un'intera tecnologia, come il cedimento simultaneo di dischi identici acquistati nello stesso lotto.

L'1 indica la copia fuori sede. Un incendio, un allagamento o un furto nello studio possono distruggere tutte le copie che si trovano nello stesso locale. La copia esterna, in cloud o in un secondo luogo, è ciò che salva davvero la gestione in caso di disastro.

Quali dati condominiali proteggere per primi

Non tutti i dati hanno lo stesso peso. La priorità va ai documenti che non si possono ricostruire e a quelli che l'amministratore ha l'obbligo di custodire e consegnare: registro di anagrafe condominiale, registro dei verbali, registro di nomina e revoca, registro di contabilità, rendiconti approvati e relativa documentazione giustificativa richiamata dall'articolo 1130-bis del Codice civile.

Seguono i contratti con i fornitori, le polizze, le fatture elettroniche e i documenti fiscali come modelli 770, certificazioni uniche e quietanze. Anche i dati anagrafici e di contatto dei condomini vanno inclusi, con l'accortezza che si tratta di dati personali soggetti al Regolamento UE 2016/679.

• Registri obbligatori e rendiconti: massima priorità, backup frequente
• Contratti, polizze e documenti fiscali: backup periodico e conservazione lunga
• Anagrafe e recapiti dei condomini: backup cifrato per proteggere i dati personali

Supporti e frequenza consigliati

Per la copia locale su supporto diverso vanno bene un disco esterno cifrato o un NAS dedicato allo studio. Per la copia fuori sede il cloud è la scelta più pratica, perché elimina il trasporto fisico dei dischi e replica i dati in modo automatico. Un gestionale in cloud offre già una copia remota, ma non sostituisce del tutto un backup indipendente sotto il controllo diretto dello studio.

La frequenza dipende da quanto cambiano i dati. La contabilità attiva e i movimenti di cassa meritano un backup quotidiano, perché un giorno di lavoro perso è comunque un danno significativo. Gli archivi storici, che non cambiano più, possono essere copiati con cadenza settimanale o mensile e poi conservati a lungo termine.

L'errore più comune: il backup che nessuno verifica

La regola 3-2-1 fallisce quando le copie esistono ma non funzionano. Un supporto pieno, una cartella esclusa per errore, un file corrotto o una password dimenticata rendono il backup inutile proprio nel momento del bisogno. Per questo la regola va completata con un controllo periodico che provi a ripristinare davvero i dati, non solo a verificarne la presenza.

Basta una prova trimestrale: si sceglie un file o una cartella e si tenta il ripristino in una posizione separata, controllando che il contenuto sia leggibile e completo. Se il ripristino riesce, la catena di protezione è sana.

Come AmministraPro aiuta a mettere al sicuro i dati

Con un gestionale in cloud come AmministraPro i dati contabili, i documenti e l'anagrafe sono conservati su infrastruttura sicura e replicata, così una copia fuori sede è garantita per costruzione, riducendo il lavoro manuale dello studio. Resta buona pratica affiancare un backup locale indipendente per completare la regola 3-2-1.

Puoi vedere le funzionalità di archivio e conservazione nella pagina /funzioni e confrontare i piani disponibili nella pagina /prezzi, per scegliere la configurazione adatta alla dimensione dello studio.

Domande frequenti