Confronto
Sicurezza dei dati condominiali: cloud o on-premise
Il registro di anagrafe condominiale previsto dall'articolo 1130 numero 6 del Codice civile contiene dati personali dei condomini, dai codici fiscali ai dati catastali fino alle condizioni di sicurezza delle parti comuni. Custodirli è un obbligo che ricade sull'amministratore in qualità di titolare del trattamento ai sensi del GDPR. La domanda pratica è dove tenerli: in cloud, su un'infrastruttura gestita da un fornitore, oppure on-premise, cioè su un server o un computer dello studio. La differenza non è ideologica ma operativa e riguarda chi cura backup, cifratura e aggiornamenti, e come si distribuiscono le responsabilità. Questa guida confronta i due modelli in modo concreto, senza slogan, per aiutare a scegliere con cognizione.
A confronto
| Criterio | Dati on-premise (in studio) | Dati in cloud |
|---|---|---|
| Chi gestisce backup e ridondanza | L'amministratore, con procedure e supporti propri | Il fornitore, con backup automatici e infrastruttura ridondata |
| Aggiornamenti di sicurezza | Da applicare manualmente a sistema operativo e software | Gestiti centralmente e distribuiti in modo continuativo |
| Ruoli GDPR | L'amministratore è titolare e gestisce tutto in proprio | Titolare l'amministratore, responsabile del trattamento il fornitore (art. 28) |
| Protezione da guasti e furti fisici | Dipende dalle misure adottate nello studio | Data center con misure fisiche e ambientali dedicate |
| Controllo diretto sull'infrastruttura | Totale, ma richiede competenze e tempo dedicati | Delegato al fornitore, da verificare con contratto e garanzie |
Cosa dice davvero il GDPR
Il GDPR, il Regolamento UE 2016/679, non impone di tenere i dati in un luogo piuttosto che in un altro: impone di proteggerli con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. L'amministratore è titolare del trattamento e risponde della protezione dei dati dei condomini, sia che li conservi su un computer di studio, sia che si appoggi a una piattaforma cloud.
Quando i dati vengono trattati tramite un fornitore cloud, quest'ultimo assume il ruolo di responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, e il rapporto va regolato da un accordo scritto che definisce garanzie e istruzioni. Non è quindi vero che il cloud fa uscire l'amministratore dalle sue responsabilità: le mantiene, ma le condivide con un soggetto che deve offrire garanzie documentate.
On-premise: controllo totale, oneri totali
Tenere i dati su un server o un computer dello studio dà all'amministratore il controllo diretto sull'infrastruttura, il che può sembrare più sicuro. In realtà quel controllo si traduce in oneri: configurare e mantenere le protezioni informatiche, applicare gli aggiornamenti di sicurezza a sistema operativo e software, gestire i backup e conservarli in luogo separato, proteggere il dispositivo da guasti, furti, incendi e allagamenti.
Se queste attività vengono svolte con competenza e continuità, l'on-premise può essere sicuro. Il rischio concreto è che, negli studi piccoli senza personale tecnico dedicato, molte di queste misure restino incomplete: un computer non aggiornato, senza backup regolari e senza cifratura, è più esposto di quanto si creda, e un singolo guasto può causare la perdita dei dati.
Cloud: infrastruttura gestita, controllo delegato
Una piattaforma cloud sposta gran parte degli oneri operativi sul fornitore: backup automatici, ridondanza dei dati, aggiornamenti di sicurezza continuativi, data center con misure fisiche e ambientali dedicate. Per uno studio senza competenze informatiche interne, questo alza il livello di protezione rispetto a quanto potrebbe realizzare da solo.
Il rovescio è che il controllo diretto sull'infrastruttura viene delegato: l'amministratore deve fidarsi delle garanzie del fornitore, che vanno verificate. È essenziale controllare le condizioni contrattuali, la presenza di cifratura dei dati, dove sono collocati i data center e quali certificazioni di sicurezza il fornitore dichiara. Il cloud non è sicuro per definizione, lo è nella misura in cui il fornitore lo rende tale e lo documenta.
I punti da verificare prima di scegliere
Al di là dell'etichetta cloud o on-premise, la sicurezza si valuta sui fatti. Prima di decidere conviene verificare alcuni elementi concreti, gli stessi per entrambi i modelli, adattati a chi ne è responsabile:
- Backup regolari e verificati, conservati in luogo separato dai dati principali
- Cifratura dei dati, sia durante la trasmissione sia quando sono archiviati
- Aggiornamenti di sicurezza applicati in modo continuativo
- Gestione dei permessi per ruolo, così ciascuno accede solo a ciò che gli compete
- Nel cloud, un accordo scritto con il fornitore come responsabile del trattamento
- On-premise, protezione fisica del dispositivo da furti, guasti e danni ambientali
Come orientarsi
Uno studio con competenze informatiche interne, che può mantenere l'infrastruttura con la dovuta continuità, può gestire i dati on-premise. La maggior parte degli studi, però, non ha personale dedicato a queste attività, e per loro una piattaforma cloud gestita professionalmente offre in genere un livello di protezione più alto e costante, a patto di scegliere un fornitore trasparente sulle proprie garanzie.
AmministraPro adotta il modello cloud con dati centralizzati, backup gestiti e cifratura, operando come responsabile del trattamento rispetto all'amministratore titolare. Nella pagina delle funzionalità si trovano gli aspetti legati alla sicurezza e all'area riservata dei condomini, mentre la sezione dei piani chiarisce cosa è incluso nel servizio.
Domande frequenti
I dati in cloud sono meno sicuri perché escono dallo studio?
La sicurezza non dipende dalla collocazione fisica dei dati ma dalle misure adottate. Un data center gestito professionalmente, con backup automatici, cifratura e ridondanza, offre in genere garanzie superiori a un singolo computer di studio non aggiornato. Ciò che conta è verificare le garanzie del fornitore cloud e regolare il rapporto con un accordo ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, non il fatto che i dati non risiedano in ufficio.
Con il cloud l'amministratore smette di essere responsabile dei dati?
No. L'amministratore resta titolare del trattamento e continua a rispondere della protezione dei dati dei condomini. Il fornitore cloud diventa responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR e deve offrire garanzie documentate, ma la responsabilità verso i condomini e verso l'autorità di controllo non si trasferisce: si condivide con un soggetto che opera secondo le istruzioni del titolare.
On-premise significa che non servono backup?
Al contrario: on-premise i backup sono interamente a carico dell'amministratore, che deve eseguirli con regolarità, verificarne l'integrità e conservarli in un luogo separato dai dati principali. Un archivio locale senza backup è tra le situazioni più rischiose, perché un singolo guasto, furto o danno può causare la perdita definitiva dei dati dei condomini, con conseguenze anche sul piano del GDPR.
Dove sono conservati i dati con una piattaforma cloud?
Dipende dal fornitore, ed è un elemento da verificare prima di scegliere. È opportuno chiedere dove sono collocati i data center, se i dati restano nell'ambito dell'Unione Europea e quali certificazioni di sicurezza il fornitore dichiara. Queste informazioni, insieme all'accordo sul trattamento, permettono all'amministratore di valutare se le garanzie sono adeguate al rischio dei dati condominiali che tratta.
Come dimostro di aver protetto i dati in caso di controllo?
In entrambi i modelli è utile conservare traccia delle misure adottate: procedure di backup, gestione dei permessi, aggiornamenti applicati. Nel cloud, l'accordo con il fornitore e le sue garanzie documentate fanno parte di questa prova. On-premise, la documentazione delle misure ricade interamente sull'amministratore. Poter mostrare un insieme coerente di misure adeguate è ciò che il GDPR chiede al titolare del trattamento.
Prova AmministraPro
Contabilità, ripartizioni millesimali, assemblee, comunicazioni e intelligenza artificiale in un unico software italiano, conforme a UNI 10801 e GDPR.