Funzioni e strumenti
Come simulare un riparto prima di emettere le rate
La simulazione del riparto è il calcolo di prova che il gestionale produce prima di emettere ufficialmente le rate ai condomini. Serve a vedere come una spesa o un intero preventivo si distribuisce sulle unità, controllando importi, tabelle e anagrafica quando gli errori sono ancora correggibili senza dover annullare documenti già inviati. Una rata sbagliata emessa genera contestazioni, storni e conguagli fuori tempo, mentre una simulazione ben letta li previene. Questa guida spiega cosa controllare nell'anteprima, quali incongruenze intercettare e come trasformare la simulazione validata in rate definitive.
A cosa serve la simulazione
Emettere una rata significa creare un documento con effetti contabili: iscrive un credito verso il condomino, alimenta lo scadenzario e diventa la base delle solleciti. Correggerla dopo l'invio richiede storni e nuove comunicazioni, con perdita di tempo e di credibilità verso i condomini.
La simulazione mostra lo stesso calcolo senza produrre il documento definitivo. È il momento giusto per verificare che la spesa sia collegata alla tabella corretta, che gli importi tornino e che ogni unità sia associata al proprietario giusto, prima che il riparto diventi ufficiale e vincolante.
Cosa controllare nell'anteprima
Il primo controllo è la quadratura: la somma delle quote deve coincidere al centesimo con la spesa o con il preventivo ripartito. Uno scarto anche minimo indica un arrotondamento non gestito o un'unità esclusa per errore dalla tabella.
Il secondo controllo riguarda la coerenza dei criteri. Conviene scorrere le voci e verificare che ciascuna spesa segua la tabella attesa, che le esclusioni siano quelle previste e che nessuna unità risulti con quota zero senza motivo. Un locale escluso dall'ascensore va bene, un appartamento con quota zero sulle spese generali quasi certamente no.
- La somma delle quote coincide con la spesa da ripartire
- Ogni spesa è collegata alla tabella corretta
- Le unità escluse sono solo quelle previste
- I nominativi corrispondono ai proprietari attuali
Intercettare gli errori tipici
Gli errori più frequenti nascono a monte del calcolo: una fattura registrata nella categoria sbagliata, un subentro di proprietà non aggiornato, una tabella con la somma dei millesimi diversa da mille. La simulazione li rende visibili perché mostra il risultato finale sull'elenco delle unità.
Un caso delicato è il cambio di proprietario nel corso dell'esercizio. Se l'anagrafica non è aggiornata, la rata può essere addebitata al vecchio proprietario. La simulazione permette di verificare i nominativi prima dell'emissione ed eventualmente di gestire la ripartizione tra chi ha venduto e chi ha acquistato.
Dalla simulazione alle rate definitive
Una volta validata, la simulazione si trasforma in rate definitive con un passaggio che fissa importi, scadenze e piano di pagamento. Da quel momento il riparto è ufficiale e alimenta scadenzario, solleciti e situazione dei versamenti. Conviene conservare anche il documento di riparto approvato, così resta la traccia di ciò che è stato deliberato.
Con AmministraPro puoi simulare il riparto di una singola spesa o dell'intero preventivo, controllare la quadratura e i criteri, poi emettere le rate quando i numeri sono corretti. Le funzioni di riparto e rateizzazione sono descritte nella pagina /funzioni, mentre i piani adatti allo studio sono nella pagina /prezzi.
Domande frequenti
La simulazione crea documenti ufficiali verso i condomini?
No. La simulazione è un calcolo di prova che mostra come la spesa si distribuisce sulle unità, senza generare rate, crediti o comunicazioni. Solo la conferma trasforma il calcolo in rate definitive con effetti contabili. Questo permette di controllare e correggere prima che il riparto diventi vincolante.
Cosa devo controllare per primo nella simulazione?
La quadratura: la somma delle quote deve coincidere al centesimo con la spesa o il preventivo ripartito. Poi la coerenza dei criteri, cioè che ogni spesa segua la tabella giusta e che le esclusioni siano quelle previste. Infine i nominativi, per assicurarsi che le rate vadano ai proprietari attuali.
Posso simulare un intero preventivo e non solo una spesa?
Sì. La simulazione può riguardare una singola spesa o l'intero preventivo dell'esercizio, mostrando la quota complessiva per ciascuna unità. Simulare il preventivo è utile prima dell'assemblea per presentare ai condomini importi realistici e verificare l'impatto sulle diverse categorie di spesa.
Come gestisco un cambio di proprietario emerso nella simulazione?
Aggiorni l'anagrafica registrando il subentro, così le rate future colpiscono il nuovo proprietario. Per le spese a cavallo del passaggio si applica la ripartizione tra venditore e acquirente secondo gli accordi o i criteri di competenza. La simulazione va rieseguita dopo l'aggiornamento per confermare i nuovi importi.
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