Il primo software per chi inizia a fare l'amministratore

I requisiti dell'articolo 71 bis prima ancora del software

Prima di scegliere qualunque strumento, l'amministratore deve avere i requisiti previsti dall'articolo 71 bis delle disposizioni di attuazione del codice civile: godimento dei diritti civili, assenza di condanne per delitti contro la pubblica amministrazione o il patrimonio, assenza di misure di prevenzione, non essere stato interdetto o inabilitato, non risultare protestato, avere il diploma di scuola secondaria di secondo grado e aver seguito un corso di formazione iniziale, con obbligo di formazione periodica successiva. Il software non sostituisce questi requisiti, ma diventa lo strumento con cui l'amministratore dimostra concretamente la propria diligenza nella tenuta della contabilità e nella comunicazione ai condomini, come richiesto dall'articolo 1129 del codice civile.

• Verificare di avere tutti i requisiti soggettivi dell'art. 71 bis prima di accettare incarichi
• Conservare traccia dei corsi di formazione iniziale e periodica seguiti
• Aprire il conto corrente dedicato al condominio come impone l'art. 1129, comma 7
• Predisporre il registro di anagrafica condominiale (art. 1130, n. 6)
• Predisporre il registro di nomina e revoca dell'amministratore

Cosa automatizzare fin dal primo condominio

Nei primi mesi di attività il rischio più concreto è accumulare lavoro manuale che poi diventa impossibile recuperare quando i condomini in gestione aumentano. Conviene impostare da subito alcuni automatismi che un software condominiale moderno gestisce nativamente, invece di rincorrerli con fogli di calcolo separati per ogni edificio.

Un impianto ordinato fin dall'inizio evita anche la difficoltà più comune del primo mandato: ricostruire a mano la situazione contabile quando arriva la prima assemblea di rendiconto.

• Ripartizione automatica delle spese in base ai millesimi di proprietà e alle tabelle millesimali specifiche (riscaldamento, ascensore, scale)
• Registrazione dei pagamenti delle rate condominiali con riconciliazione sul conto dedicato
• Generazione del rendiconto annuale con la struttura richiesta dall'art. 1130 bis (registro di contabilità, riepilogo finanziario, nota sintetica)
• Gestione delle comunicazioni ai condomini con tracciabilità degli invii
• Archiviazione dei documenti obbligatori (verbali, preventivi, polizze, certificazioni impianti)

Come scegliere il software giusto per un mandato in avvio

Chi gestisce uno o pochi condomini non ha bisogno delle stesse funzioni di uno studio con centinaia di unità in portafoglio, ma ha bisogno che lo strumento sia corretto fin dal primo utilizzo: una ripartizione millesimale sbagliata o un rendiconto incompleto espongono l'amministratore a contestazioni in assemblea e, nei casi più gravi, a responsabilità verso i condomini. AmministraPro nasce pensato anche per chi comincia: la struttura segue la logica del codice civile (millesimi, tabelle, registro di anagrafica, rendiconto) senza richiedere configurazioni complesse, e il listino è pensato per crescere con il numero di condomini gestiti, così il costo dello strumento resta proporzionato all'attività reale.

Prima di sottoscrivere un abbonamento vale la pena verificare che il software preveda la tenuta del registro di anagrafica, la separazione dei conti per ogni condominio amministrato e un rendiconto esportabile da presentare in assemblea, oltre a un supporto che aiuti a colmare le lacune operative tipiche dei primi mesi.

Formazione continua: un obbligo, non un'opzione

L'articolo 71 bis impone all'amministratore un aggiornamento periodico attraverso corsi di formazione, requisito che permane per tutta la durata dell'attività e non si esaurisce con il corso iniziale. Vale la pena tenere un archivio separato, anche solo una cartella nel software o nel proprio gestionale documentale, con gli attestati dei corsi seguiti: in caso di contestazione da parte di un condomino o di verifica, dimostrare la formazione periodica è un elemento di tutela concreto per l'amministratore.

Domande frequenti