Costi e ROI
Come stimare le ore risparmiate con un gestionale
Stimare le ore risparmiate da un gestionale è il cuore di qualunque valutazione economica, ma va fatto con un metodo, non a intuito. La strada affidabile è misurare i tempi delle attività ricorrenti come sono oggi, ipotizzare con prudenza la riduzione che il software porta su ciascuna, e convertire le ore liberate in valore usando il costo orario reale dello studio. Le attività da misurare sono poche e ben identificabili: rendiconti, riparti, convocazioni, solleciti, riconciliazione bancaria e risposte ai condòmini. Questa guida propone un procedimento passo passo per arrivare a un numero credibile, difendibile davanti a un socio o in un business case, senza gonfiare i benefici né sottovalutare lo sforzo iniziale.
Attività da cronometrare prima del confronto
- Predisposizione del rendiconto annuale e dello stato patrimoniale ex art. 1130-bis del Codice civile
- Riparto delle spese per le diverse tabelle millesimali dello stabile
- Convocazioni, ordini del giorno e verbali ai sensi degli art. 66 e 67 disp. att.
- Solleciti di morosità e monitoraggio dei piani di rientro
- Riconciliazione dei movimenti del conto corrente condominiale
- Risposte alle richieste di informazioni e di accesso agli atti dei condòmini
- Invio delle comunicazioni periodiche e delle scadenze
Misurare il presente prima di stimare il futuro
Il primo passo non è immaginare quanto si risparmierà, ma misurare quanto si impiega oggi. Per una o due settimane conviene annotare, anche a spanne, il tempo dedicato alle attività ricorrenti. Non serve la precisione al minuto: bastano intervalli onesti, perché è la scala del dato che conta, non la seconda cifra decimale.
Questa misura di partenza è preziosa per un altro motivo: rende visibile dove finisce davvero il tempo dello studio. Spesso il collo di bottiglia non è dove il titolare crede, e la sola attività di misura suggerisce già quali processi standardizzare per primi, prima ancora di scegliere il software.
Distinguere attività comprimibili e non comprimibili
Non tutto il tempo è recuperabile. Un gestionale comprime le attività ripetitive e basate su regole, come il calcolo dei riparti o la generazione dei documenti, ma non elimina il lavoro di giudizio, come la mediazione tra condòmini o la valutazione di un preventivo. Separare le due categorie evita di attribuire al software risparmi che non può produrre.
La regola pratica è chiedersi, per ogni attività, quanta parte è calcolo e produzione documentale e quanta è decisione umana. Solo la prima parte è comprimibile, ed è su quella che va applicata la stima di riduzione, tenendola prudente per non sopravvalutare il beneficio.
Applicare una percentuale di riduzione prudente
Per ogni attività comprimibile si stima una riduzione ragionevole delle ore. Meglio scegliere valori conservativi: se un rendiconto oggi richiede molte ore di controlli manuali, una riduzione prudente resta credibile e comunque significativa, mentre una stima ottimistica rende fragile tutto il ragionamento.
Il totale delle ore risparmiate è la somma delle riduzioni su tutte le attività, riportata su base mensile o annuale. Conviene sottrarre, almeno per i primi mesi, le ore in più spese per imparare a usare il software: il risparmio netto arriva quando la curva di apprendimento è superata, e ignorarlo falserebbe la stima iniziale.
Convertire le ore in valore economico
Le ore risparmiate diventano un numero utile solo quando si moltiplicano per il costo orario reale dello studio. Per un collaboratore è la retribuzione lorda comprensiva di oneri divisa per le ore lavorate; per il titolare è il valore di un'ora impiegata su attività a valore invece che su compiti ripetitivi.
Questa conversione permette due letture: il risparmio come costo evitato, cioè ore che non servono più, oppure come capacità liberata, cioè ore reinvestibili nell'acquisizione di nuovi mandati. La seconda lettura è spesso la più interessante, perché trasforma il tempo recuperato in potenziale di crescita a parità di organico.
Verificare la stima dopo l'adozione
La stima va confermata a posteriori. Dopo qualche mese di uso si rifà la misura sulle stesse attività e si confronta con la fotografia iniziale: lo scarto tra previsione e realtà dice se le ipotesi erano corrette e affina le valutazioni future. Senza questa verifica la stima resta una promessa, non un dato.
Per capire quali attività un software automatizza davvero, e quindi dove concentrare la misura, è utile consultare la pagina /funzioni di AmministraPro, mentre la pagina /prezzi permette di mettere il valore delle ore liberate a confronto con il costo del piano scelto.
Domande frequenti
Quanto deve durare la misura del tempo iniziale?
Una o due settimane rappresentative sono sufficienti per la maggior parte degli studi, purché comprendano attività tipiche del periodo. Se la misura cade in un momento di picco, come la stagione dei rendiconti, va segnalato, perché quei tempi non rappresentano la media dell'anno e vanno ponderati di conseguenza.
Devo cronometrare al minuto ogni attività?
No, la precisione al minuto non serve e scoraggerebbe la misura. Bastano intervalli onesti, perché conta l'ordine di grandezza. Un dato approssimato ma sistematico su tutte le attività è più utile di una misura precisa su una sola, che darebbe una fotografia parziale del tempo dello studio.
Perché usare stime prudenti se il software fa risparmiare molto?
Perché una stima che regge anche con ipotesi conservative è credibile e difendibile, mentre una ottimistica crolla al primo dubbio. Sottostimare il beneficio protegge la decisione: se l'investimento conviene già con numeri prudenti, la convenienza reale sarà probabilmente maggiore.
Le ore risparmiate valgono se non licenzio nessuno?
Sì, perché il valore non sta nel ridurre l'organico ma nel reimpiegare le ore su attività a valore. Il tempo liberato può servire ad acquisire nuovi mandati senza assumere, oppure a migliorare la qualità del servizio, ed entrambe le cose hanno un valore economico reale per lo studio.
Prova AmministraPro
Contabilità, ripartizioni millesimali, assemblee, comunicazioni e intelligenza artificiale in un unico software italiano, conforme a UNI 10801 e GDPR.