Guida pratica
Termini di convocazione: i cinque giorni prima dell'assemblea
L'avviso di convocazione deve pervenire a ogni avente diritto almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione, come stabilisce l'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile. Il termine non si misura dal giorno in cui l'amministratore spedisce l'avviso, ma dal giorno in cui l'avviso arriva al destinatario: la convocazione è un atto recettizio. Contare male questi giorni è uno degli errori che rende la delibera annullabile su impugnazione. Questa guida spiega come calcolare correttamente il termine, come gestirlo con la seconda convocazione e come costruire la prova che il termine è stato rispettato.
Prima di fissare la data dell'assemblea
- Verifica che tra la ricezione dell'avviso e la data della prima convocazione ci siano almeno cinque giorni
- Calcola all'indietro dal giorno dell'adunanza, non dal giorno della spedizione
- Tieni un margine di sicurezza per i tempi di consegna della raccomandata o della PEC
- Indica in avviso sia la prima sia l'eventuale seconda convocazione
- Conserva la prova della data di ricezione per ogni condomino
Cosa dice l'articolo 66 sul termine
L'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile, nel testo riformato dalla legge 220 del 2012, prevede che l'avviso di convocazione contenente l'ordine del giorno debba essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione. La norma tutela il diritto del condomino a essere informato in tempo utile per esaminare gli argomenti, raccogliere documenti e, se necessario, rilasciare delega.
Il termine di cinque giorni è un minimo di legge. Il regolamento condominiale può stabilire un preavviso più ampio, ma non ridurlo. Se il regolamento indica dieci giorni, quello è il termine da rispettare, perché la previsione più favorevole ai condomini prevale sul minimo di legge.
Da quando decorre il termine
Il punto decisivo è che i cinque giorni si contano dalla ricezione, non dall'invio. La convocazione è un atto unilaterale recettizio: produce effetto quando giunge all'indirizzo del destinatario, secondo il principio dell'articolo 1335 del Codice civile. Perciò una raccomandata spedita cinque giorni prima ma consegnata solo il giorno prima dell'assemblea non rispetta il termine.
In concreto l'amministratore deve ragionare a ritroso dalla data dell'assemblea e assicurarsi che l'ultimo condomino riceva l'avviso con almeno cinque giorni di anticipo. Questo impone di aggiungere ai cinque giorni il tempo tecnico di recapito del mezzo scelto: la PEC è istantanea, la raccomandata richiede giorni e può andare in giacenza.
Come contare i giorni in pratica
Il calcolo va fatto con criterio prudente. Se l'assemblea è fissata per il giorno 20, l'avviso deve essere ricevuto entro il giorno 15 al più tardi, in modo che tra il 15 e il 20 corrano cinque giorni. Poiché la giurisprudenza tende a considerare i giorni come liberi, molti amministratori scelgono un margine più ampio per non trovarsi al limite.
Quando l'avviso viaggia per posta, il conteggio a ritroso deve partire dalla presumibile data di consegna. Per questo è buona prassi spedire con largo anticipo, dieci o dodici giorni prima, così che anche un recapito lento o una compiuta giacenza restino entro il termine utile.
- Individua la data dell'adunanza in prima convocazione
- Conta a ritroso i cinque giorni fino alla data limite di ricezione
- Aggiungi i giorni di recapito tipici del mezzo scelto
- Spedisci con un margine di sicurezza rispetto alla data limite
Termine e seconda convocazione
L'avviso indica di regola sia la prima sia la seconda convocazione. La seconda non può tenersi nello stesso giorno della prima e deve svolgersi entro dieci giorni dalla prima. Il termine di cinque giorni si riferisce alla data della prima convocazione: se questo è rispettato, la seconda convocazione indicata nello stesso avviso è validamente comunicata.
Se invece la prima convocazione va deserta e non era stata indicata una seconda data, serve un nuovo avviso, con un nuovo termine di cinque giorni prima della nuova adunanza. Inserire fin da subito la seconda convocazione evita di ripetere l'intera procedura.
Conseguenze del mancato rispetto del termine
Se anche un solo avente diritto non riceve l'avviso nei termini, la delibera assunta è annullabile su impugnazione ai sensi dell'articolo 1137 del Codice civile. L'annullabilità va fatta valere entro trenta giorni da chi ne ha interesse, quindi il vizio non travolge automaticamente la delibera ma la espone al rischio di caducazione.
La prova del rispetto del termine grava sull'amministratore. È lui che deve dimostrare, davanti a una contestazione, la data in cui ogni convocazione è pervenuta. Per questo la scelta del mezzo e la conservazione delle ricevute non sono formalità, ma la spina dorsale della regolarità dell'assemblea. Con un gestionale come AmministraPro l'invio degli avvisi registra automaticamente data e ricevuta per ciascun condomino, e il calendario aiuta a fissare la data dell'adunanza a ritroso dai termini: le funzioni sono descritte in /funzioni e i piani in /prezzi.
Domande frequenti
I cinque giorni si contano da quando spedisco l'avviso?
No. Il termine di cinque giorni si conta dalla ricezione dell'avviso da parte del condomino, non dalla spedizione. La convocazione è un atto recettizio e produce effetto quando giunge all'indirizzo del destinatario. Per questo occorre spedire con anticipo sufficiente a coprire i tempi di recapito del mezzo scelto.
Il regolamento può ridurre il termine sotto i cinque giorni?
No. Cinque giorni è il minimo fissato dalla legge a tutela del condomino. Il regolamento condominiale può prevedere un preavviso più lungo, ad esempio otto o dieci giorni, ma non può accorciarlo. Se il regolamento indica un termine maggiore, prevale quello più ampio.
Cosa succede se un condomino riceve l'avviso in ritardo?
La delibera adottata diventa annullabile su impugnazione ai sensi dell'articolo 1137 del Codice civile. Non è nulla in modo automatico, ma il condomino interessato può impugnarla entro trenta giorni. Se nessuno impugna nei termini, la delibera resta efficace, ma il rischio rende essenziale rispettare il termine per tutti.
Il termine vale anche per la seconda convocazione?
Il termine di cinque giorni si riferisce alla prima convocazione. Se nello stesso avviso è indicata anche la seconda convocazione, questa è validamente comunicata purché la prima rispetti il termine. La seconda non può tenersi lo stesso giorno della prima e deve svolgersi entro dieci giorni.
Come provo di avere rispettato il termine?
Occorre conservare, per ogni destinatario, la prova della data di ricezione: la ricevuta di ritorno della raccomandata, la ricevuta di avvenuta consegna della PEC o la firma per la consegna a mani. La prova grava sull'amministratore, quindi va archiviata in modo ordinato e collegata alla singola assemblea.
Prova AmministraPro
Contabilità, ripartizioni millesimali, assemblee, comunicazioni e intelligenza artificiale in un unico software italiano, conforme a UNI 10801 e GDPR.