Guida pratica
Come redigere il verbale dell'assemblea telematica
Il verbale dell'assemblea telematica ha lo stesso valore di quello redatto in presenza e deve documentare fedelmente lo svolgimento della seduta a distanza. Lo redige il segretario e lo sottoscrive il presidente; in caso di videoconferenza va poi trasmesso all'amministratore e a tutti i condòmini con le stesse formalità previste per l'avviso di convocazione, come stabilito dall'art. 66 disp. att. c.c. Rispetto al verbale in presenza vanno aggiunti alcuni elementi tipici della modalità telematica: la piattaforma usata, l'accertamento delle presenze collegate, gli eventuali problemi di connessione e le modalità con cui è stato raccolto il voto di ciascuno.
Gli elementi essenziali del verbale
Come ogni verbale assembleare, quello telematico deve indicare la data e l'ora di apertura e chiusura, il condominio, l'ordine del giorno, la nomina di presidente e segretario, l'elenco dei presenti con i relativi millesimi, la discussione e gli esiti delle votazioni punto per punto.
La chiarezza è essenziale: il verbale è il documento che prova cosa è stato deciso e con quali maggioranze. Per ogni delibera vanno riportati i voti favorevoli, contrari e astenuti, con i millesimi, e la conclusione sul raggiungimento del quorum deliberativo.
- Data, ora di apertura e chiusura, condominio
- Nomina di presidente e segretario
- Elenco dei presenti collegati con i millesimi
- Esiti delle votazioni per ciascun punto
Cosa aggiungere per la modalità telematica
Nel verbale dell'assemblea in videoconferenza conviene dare atto che la seduta si è svolta a distanza e che il consenso alla modalità telematica era stato acquisito, oppure che il regolamento lo prevede. Va indicata la piattaforma utilizzata.
Si annota poi come è stata accertata l'identità dei collegati, come è stato verificato il quorum costitutivo e con quale metodo sono stati raccolti i voti, per appello nominale o con strumento di voto integrato. Questi dettagli rendono trasparente lo svolgimento della seduta.
Gestire presenze, ritardi e disconnessioni
La composizione dell'assemblea a distanza può variare: qualcuno si collega in ritardo, qualcuno si disconnette e rientra. Il verbale deve riflettere queste variazioni con l'orario, perché incidono sul calcolo dei quorum al momento di ciascuna votazione.
Se un condòmino perde la connessione durante un voto, va annotato l'accaduto e come è stato gestito. Una registrazione puntuale di questi eventi mette al riparo la delibera da contestazioni fondate su presunte irregolarità dello svolgimento.
Firme e sottoscrizione
Il verbale è redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente. Nell'assemblea telematica la firma può essere apposta in modo tradizionale sul documento oppure con firma elettronica, purché ne sia garantita l'attribuzione al firmatario.
La sottoscrizione del presidente conferisce al verbale la sua efficacia probatoria. È buona prassi che anche il segretario firmi, sebbene il presidente sia la figura che la norma indica come sottoscrittore per la trasmissione ai condòmini.
Trasmissione e conservazione
L'art. 66 disp. att. c.c. prevede che, in caso di videoconferenza, il verbale sia trasmesso all'amministratore e a tutti i condòmini con le stesse formalità dell'avviso di convocazione. In questo modo anche chi non ha partecipato ne prende conoscenza e decorrono i termini per l'eventuale impugnazione.
Il verbale va poi conservato nel registro dei verbali delle assemblee, che l'amministratore tiene ai sensi dell'art. 1130 del Codice civile. Insieme al verbale è utile archiviare la prova del consenso alla modalità telematica e le deleghe presentate.
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Redigere il verbale mentre si conduce l'assemblea, con presenze, millesimi ed esiti già registrati, riduce gli errori e i tempi di chiusura. AmministraPro aiuta a comporre il verbale a partire dai dati della seduta e a trasmetterlo ai condòmini con le formalità richieste.
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Domande frequenti
Il verbale telematico ha lo stesso valore di quello in presenza?
Sì. Il verbale dell'assemblea in videoconferenza ha la stessa efficacia di quello redatto in presenza. Deve documentare fedelmente lo svolgimento della seduta a distanza, essere redatto dal segretario, sottoscritto dal presidente e trasmesso a tutti i condòmini con le formalità della convocazione.
Chi firma il verbale dell'assemblea in videoconferenza?
Il verbale è redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente. La firma può essere tradizionale o elettronica, purché sia attribuibile al firmatario. La sottoscrizione del presidente è quella che l'art. 66 disp. att. c.c. richiede per la trasmissione del verbale ai condòmini.
Come si trasmette il verbale ai condòmini che non hanno partecipato?
Il verbale va trasmesso all'amministratore e a tutti i condòmini con le stesse formalità previste per l'avviso di convocazione. Così anche gli assenti ne prendono conoscenza e decorrono i termini per l'eventuale impugnazione delle delibere davanti all'autorità giudiziaria.
Vanno annotate a verbale le disconnessioni durante la seduta?
Sì. Ritardi, disconnessioni e rientri vanno registrati con l'orario, perché incidono sul calcolo dei quorum al momento del voto. Annotare come è stato gestito ogni evento tecnico rende trasparente lo svolgimento e protegge la delibera da contestazioni sulla regolarità della seduta.
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