Guida pratica
Come gestire il voto a distanza in assemblea telematica
Nell'assemblea in videoconferenza il voto dei condòmini collegati da remoto deve essere raccolto in modo che ciascuna preferenza sia riconoscibile e conteggiabile, esattamente come in presenza. I quorum costitutivi e deliberativi previsti dall'art. 1136 del Codice civile non cambiano: la videoconferenza modifica soltanto il modo in cui il voto viene espresso. Il presidente deve poter attribuire ogni voto al condòmino corretto, con i relativi millesimi, e il segretario deve annotarlo a verbale. I metodi più usati sono l'appello nominale con dichiarazione a voce e lo strumento di voto integrato nella piattaforma.
Il principio: voto riconoscibile e conteggiabile
Perché la delibera sia valida, il voto espresso a distanza deve essere attribuibile con certezza a un condòmino identificato e deve poter essere sommato agli altri per calcolare la maggioranza. Il voto anonimo o non tracciabile non consente di verificare il raggiungimento dei quorum.
Il presidente dirige la votazione e verifica l'esito; il segretario registra chi ha votato a favore, chi contro e chi si è astenuto, insieme ai millesimi corrispondenti. Questa tracciabilità è ciò che rende il voto telematico equivalente a quello in presenza.
Metodi di votazione a distanza
Il metodo più semplice e trasparente è l'appello nominale: il presidente chiama ogni condòmino collegato, che dichiara a voce il proprio voto. È lento con molti partecipanti, ma non lascia dubbi sull'attribuzione delle preferenze.
In alternativa si può usare uno strumento di voto integrato nella piattaforma, che registra le preferenze e restituisce il conteggio. In questo caso è essenziale che ogni voto resti collegato al condòmino, così da poter verificare i millesimi. Il metodo scelto va indicato nel verbale.
- Appello nominale con dichiarazione a voce
- Strumento di voto integrato con conteggio automatico
- In entrambi i casi il voto resta attribuibile al condòmino
- Il metodo adottato va sempre verbalizzato
Calcolo dei quorum con partecipanti da remoto
I quorum si calcolano come in presenza. All'apertura si verifica il quorum costitutivo sommando i millesimi dei collegati e controllando il numero di teste secondo quanto richiesto dall'art. 1136 c.c. per la prima o la seconda convocazione.
Per ogni delibera si applica poi il quorum deliberativo previsto per quel tipo di decisione. La composizione dell'assemblea può cambiare durante la seduta se qualcuno si collega in ritardo o si disconnette: per questo è importante annotare a verbale le variazioni con l'orario, così il conteggio è sempre riferito ai presenti effettivi al momento del voto.
Deleghe e voto per conto di altri
Anche a distanza un condòmino può votare in rappresentanza di un altro se è munito di delega scritta, nei limiti dell'art. 67 disp. att. c.c. Il presidente verifica la validità delle deleghe prima delle votazioni e ne dà atto a verbale.
È buona prassi far pervenire le deleghe all'amministratore prima dell'assemblea, così da poter controllare i limiti di rappresentanza e i millesimi complessivi che ciascun delegato può esprimere. Nel voto, il delegato dichiara sia il proprio voto sia quello per conto del delegante.
Verbalizzare l'esito delle votazioni
Per ciascun punto all'ordine del giorno il verbale deve indicare l'esito della votazione: voti favorevoli, contrari e astenuti, con i relativi millesimi, e la conclusione sul raggiungimento o meno del quorum deliberativo.
Il verbale, redatto dal segretario e firmato dal presidente, va trasmesso all'amministratore e a tutti i condòmini con le stesse formalità della convocazione. Una verbalizzazione accurata delle votazioni è la miglior difesa contro eventuali impugnazioni delle delibere.
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Domande frequenti
Il voto a distanza può essere anonimo?
No. Perché la delibera sia valida, ogni voto deve essere attribuibile con certezza a un condòmino identificato e conteggiabile con i relativi millesimi. Un voto anonimo o non tracciabile non consente di verificare il raggiungimento dei quorum previsti dall'art. 1136 del Codice civile.
I quorum cambiano se i condòmini votano da remoto?
No. I quorum costitutivi e deliberativi dell'art. 1136 del Codice civile restano invariati. La videoconferenza cambia solo il modo di esprimere il voto. Si annota a verbale la composizione dell'assemblea al momento di ciascuna votazione, tenendo conto di chi si collega o si disconnette.
Si può votare per delega in un'assemblea telematica?
Sì. Un condòmino collegato può votare in rappresentanza di un altro se munito di delega scritta, nei limiti dell'art. 67 disp. att. c.c. Il presidente verifica le deleghe prima delle votazioni e ne dà atto a verbale; conviene farle pervenire all'amministratore prima della seduta.
Come si verbalizza l'esito di una votazione a distanza?
Per ogni punto si indicano i voti favorevoli, contrari e astenuti con i relativi millesimi e la conclusione sul raggiungimento del quorum. Il verbale, firmato dal presidente e redatto dal segretario, va poi trasmesso all'amministratore e a tutti i condòmini con le formalità della convocazione.
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