L'amministratore deve attenersi al preventivo approvato

Il preventivo di gestione approvato dall'assemblea non è un documento indicativo, ma il perimetro di spesa entro cui l'amministratore è tenuto a operare. Approvando il preventivo, i condòmini autorizzano determinate uscite per la gestione ordinaria; l'amministratore deve attenersi a quelle voci e a quegli importi, salvo eccezioni previste dalla legge. Spendere oltre il preventivo, per capitoli o importi non deliberati, significa agire fuori dal mandato e può comportare la responsabilità personale per le somme non autorizzate.

Il valore vincolante del preventivo

L'articolo 1135 del Codice civile affida all'assemblea l'approvazione del preventivo delle spese e la relativa ripartizione. Con questa delibera l'assemblea conferisce all'amministratore un'autorizzazione a spendere entro certi limiti per la gestione ordinaria: manutenzione delle parti comuni, utenze, compensi, servizi ricorrenti. Il preventivo diventa così un'istruzione vincolante ai sensi dell'articolo 1711, che impone al mandatario di non eccedere i limiti del mandato.

Le spese ordinarie coperte dal preventivo

Le spese di ordinaria amministrazione previste nel preventivo non richiedono ulteriori delibere: l'amministratore le può sostenere perché già autorizzate. Rientrano tipicamente in questa categoria le voci ricorrenti e prevedibili, come la pulizia, l'energia elettrica delle parti comuni, la manutenzione periodica degli impianti, i piccoli interventi. Per queste uscite l'amministratore agisce nell'ambito del potere gestorio ordinario, entro i tetti fissati dall'assemblea.

Quando serve una delibera specifica

Escono dal preventivo, e richiedono una decisione ad hoc dell'assemblea, le spese straordinarie e quelle non previste. Un intervento di manutenzione straordinaria di importo rilevante, un lavoro non contemplato tra le voci approvate o uno sforamento significativo di un capitolo devono essere portati all'assemblea prima di essere sostenuti. In mancanza, l'amministratore agisce oltre i poteri conferiti e assume su di sé il rischio della spesa.

• Lavori di manutenzione straordinaria non urgenti
• Spese per capitoli non presenti nel preventivo approvato
• Sforamenti rilevanti rispetto agli importi deliberati
• Impegni pluriennali o contratti che eccedono l'ordinaria gestione

L'eccezione delle spese urgenti

Esiste un'eccezione precisa. L'articolo 1135, ultimo comma, consente all'amministratore di ordinare di sua iniziativa i lavori di manutenzione straordinaria che rivestono carattere urgente, cioè non rinviabili senza pericolo. In questi casi l'amministratore può spendere oltre il preventivo, ma con l'obbligo di riferirne alla prima assemblea, che valuterà la sussistenza dell'urgenza e approverà la spesa. L'urgenza è quindi la giustificazione della deroga, non un lasciapassare generalizzato.

La ratifica dello sforamento

Quando l'amministratore ha speso oltre il preventivo, la spesa può essere sanata dalla ratifica dell'assemblea. Se l'organo collegiale, informato, approva l'uscita e la include nel rendiconto, la spesa diventa a carico del condominio. Se invece l'assemblea non ratifica, ritenendo lo sforamento ingiustificato, l'importo non autorizzato resta a carico dell'amministratore, che non può addebitarlo ai condòmini. Per questo è essenziale documentare le ragioni di ogni uscita non prevista.

Le responsabilità dell'amministratore

L'amministratore che spende sistematicamente fuori preventivo, senza delibere né urgenza, viola gli obblighi del mandato. Le conseguenze vanno dall'obbligo di sopportare le spese non ratificate al risarcimento del danno, fino alla revoca dell'incarico quando la gestione disordinata delle uscite integra una grave irregolarità. Attenersi al preventivo, o farsi autorizzare per tempo, è dunque una forma di tutela per l'amministratore stesso, oltre che un diritto dei condòmini a una gestione prevedibile.

Tenere sotto controllo il preventivo approvato e confrontarlo in tempo reale con le spese effettive evita gli sforamenti non autorizzati. AmministraPro affianca preventivo, consuntivo e movimenti così l'amministratore vede subito quando una voce si avvicina al limite deliberato. Scopri le funzionalità su /funzioni e i piani su /prezzi.