Assemblea condominiale online: come si svolge e quando è valida

L'assemblea condominiale online è la riunione tenuta in videoconferenza, in cui i condomini partecipano da remoto tramite una piattaforma digitale anziché ritrovarsi tutti nello stesso luogo fisico. Da tempo non è più una soluzione di emergenza ma una modalità pienamente ammessa dal Codice civile. Perché le delibere assunte siano valide, però, occorre rispettare alcune regole precise sul consenso dei condomini, sulla convocazione e sulla redazione del verbale. Vediamo come si svolge un'assemblea condominiale online e quando è realmente valida.

Cosa prevede l'art. 66 delle disposizioni di attuazione

Il riferimento normativo è l'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile, modificato per introdurre in via stabile la partecipazione in videoconferenza. La norma stabilisce che, anche quando il regolamento condominiale non la preveda, la partecipazione all'assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza previo consenso della maggioranza dei condomini. La riunione online è quindi legittima a prescindere dal regolamento, purché i condomini vi abbiano acconsentito con la maggioranza richiesta.

Quando serve il consenso della maggioranza

Il consenso della maggioranza è il primo presupposto di validità. Non basta che l'amministratore decida autonomamente di tenere la riunione da remoto: occorre che i condomini abbiano approvato questa modalità. In pratica il consenso può essere acquisito preventivamente, per esempio raccogliendo l'adesione dei condomini prima di fissare la data, oppure può risultare da una delibera assunta in una precedente assemblea. La cosa importante è che la scelta della modalità telematica sia documentabile e non imposta a chi non l'ha voluta.

La convocazione dell'assemblea online

Anche per l'assemblea online restano validi i termini e le formalità di convocazione ordinari. L'avviso di convocazione deve essere inviato agli aventi diritto almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione. La differenza è che, quando la riunione si tiene in videoconferenza, l'avviso non indica un luogo fisico ma la piattaforma elettronica sulla quale si svolgerà la riunione e l'ora di inizio. È buona prassi allegare anche le istruzioni per il collegamento, così che nessun condomino resti escluso per difficoltà tecniche.

Come si svolge la riunione in videoconferenza

Durante la riunione tutti i partecipanti devono poter intervenire in modo effettivo, con audio e video funzionanti, seguire la discussione ed esprimere il proprio voto. Il presidente accerta l'identità dei presenti, verifica i quorum costitutivi e deliberativi esattamente come in un'assemblea in presenza e conduce la discussione punto per punto secondo l'ordine del giorno. La regolarità del collegamento è la condizione perché ciascuno possa esercitare i propri diritti.

Il verbale dell'assemblea online

Anche nell'assemblea telematica il verbale è redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente. Al termine deve essere trasmesso all'amministratore, se non coincide con il segretario, e a tutti i condomini con le stesse formalità previste per la convocazione. Il verbale dà conto dei presenti, dei quorum raggiunti, delle discussioni e delle delibere adottate: è il documento che prova la regolarità dell'assemblea e da cui decorrono i termini per l'eventuale impugnazione.

Assemblea mista: presenza e collegamento da remoto

È possibile anche l'assemblea in modalità mista, in cui una parte dei condomini è presente fisicamente e un'altra è collegata da remoto. Questa soluzione concilia le esigenze di chi preferisce partecipare di persona con quelle di chi non può spostarsi. Valgono le stesse cautele: la piattaforma deve garantire a tutti la piena partecipazione e il verbale deve dare atto di chi era presente e di chi era collegato, così da rendere verificabile il rispetto dei quorum.

Gli errori che rendono impugnabile la delibera

L'assemblea online è a rischio impugnazione quando anche un solo avente diritto non riesce a collegarsi e non gli viene garantita un'alternativa, quando manca il consenso alla modalità telematica o quando l'avviso non indica correttamente la piattaforma. Per ridurre questi rischi conviene testare in anticipo lo strumento, prevedere un supporto per chi ha difficoltà tecniche e conservare la prova del consenso e delle comunicazioni. È utile anche stabilire in apertura come comportarsi se durante la riunione un partecipante perde la connessione: sospendere la votazione in corso e riprenderla una volta ristabilito il collegamento evita che una delibera nasca viziata e più facilmente impugnabile.

• Acquisire il consenso della maggioranza alla modalità in videoconferenza.
• Convocare nei termini indicando la piattaforma e l'ora, con le istruzioni di collegamento.
• Garantire audio e video funzionanti a tutti i partecipanti.
• Verificare identità e quorum come in presenza.
• Redigere e trasmettere il verbale con le formalità della convocazione.

Un software gestionale semplifica ogni fase dell'assemblea condominiale online: dall'invio delle convocazioni con la piattaforma indicata alla raccolta del consenso, dalla gestione delle deleghe al calcolo automatico dei quorum in base ai millesimi, fino alla stesura del verbale e alla sua distribuzione a tutti i condomini. AmministraPro integra questi strumenti nella normale gestione dello studio: puoi vedere come funzionano nella pagina delle funzionalità e confrontare i piani nella sezione prezzi.