Assemblea telematica di condominio: requisiti di validità

L'assemblea telematica di condominio è valida quando, oltre al consenso della maggioranza previsto dall'art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile, garantisce a ciascun avente diritto la piena partecipazione: identificazione certa dei presenti, possibilità effettiva di intervenire e discutere, ed espressione del voto in modo verificabile. Se anche uno solo di questi presupposti manca, la delibera rischia l'impugnazione. In questo articolo analizziamo i requisiti di validità dell'assemblea in videoconferenza uno per uno, distinguendo ciò che la legge impone da ciò che è buona prassi.

Il presupposto: il consenso della maggioranza

Il comma 6 dell'art. 66 disp. att. stabilisce che, anche quando il regolamento non la preveda, la partecipazione all'assemblea può avvenire in videoconferenza previo consenso della maggioranza dei condomini. La norma parla di consenso, non di deliberazione con doppia maggioranza: si tratta quindi di un'adesione alla modalità, che il singolo condomino può manifestare con una lettera, una email o una PEC inviata all'amministratore. La giurisprudenza di merito ha ammesso anche il consenso per fatti concludenti, cioè desumibile dal comportamento di chi partecipa senza contestare la modalità. In ogni caso il consenso va documentato e conservato, perché è il primo tassello della validità.

L'identificazione certa dei partecipanti

Il presidente deve poter accertare l'identità di chi si collega, esattamente come verificherebbe le presenze in una riunione in sala. Non basta un nome visualizzato sullo schermo: occorre che ogni partecipante sia riconoscibile, così da attribuire correttamente il voto e calcolare i quorum. In pratica si chiede l'attivazione della videocamera in fase di appello, si verifica la corrispondenza tra l'utente collegato e l'avente diritto convocato e si dà atto nel verbale delle presenze accertate. L'identificazione è particolarmente delicata quando un partecipante rappresenta più unità o interviene per delega: il presidente deve poter ricondurre ciascun voto alla quota millesimale corretta.

La partecipazione effettiva e simultanea

Il cuore della validità è la partecipazione effettiva: tutti devono poter seguire la discussione in tempo reale, prendere la parola e ascoltare gli interventi altrui. La piattaforma deve consentire audio e video bidirezionali funzionanti per ciascuno. Una riunione in cui alcuni condomini possono solo ascoltare ma non intervenire non rispetta il diritto di partecipare alla formazione della volontà assembleare. Per questo è essenziale che lo strumento scelto regga il numero dei partecipanti previsti e che l'amministratore verifichi in anticipo la qualità del collegamento, mettendo a disposizione un canale di supporto per chi ha difficoltà tecniche.

La tracciabilità del voto

Il voto in videoconferenza deve essere espresso in modo chiaro e attribuibile. Il presidente pone in votazione ogni punto dell'ordine del giorno e raccoglie le preferenze in modo che sia possibile ricostruire chi ha votato a favore, chi contro e chi si è astenuto, con il relativo peso millesimale. Il voto palese è la regola nell'assemblea di condominio, quindi la videochiamata si presta bene alla raccolta per appello nominale. Ciò che conta è che il conteggio sia verificabile e che il verbale dia conto del risultato con precisione, perché da lì si misurano i quorum deliberativi dell'art. 1136 del Codice civile.

Cosa fare se cade la connessione

La perdita di connessione di un partecipante durante una votazione è uno dei rischi tipici dell'assemblea telematica. È buona prassi stabilire in apertura una regola condivisa: se un avente diritto perde il collegamento mentre si sta votando, la votazione in corso viene sospesa e ripresa una volta ristabilita la connessione, oppure si attende un tempo ragionevole prima di proclamare l'esito. Dare conto a verbale di queste interruzioni e del modo in cui sono state gestite rafforza la regolarità della riunione ed evita che una delibera nasca viziata per l'esclusione di fatto di un condomino.

Convocazione e verbale nell'assemblea telematica

I termini e le formalità di convocazione restano quelli ordinari: l'avviso va inviato agli aventi diritto almeno cinque giorni prima della prima convocazione. La differenza è che, al posto del luogo fisico, l'avviso indica la piattaforma elettronica e l'ora di inizio, con le istruzioni per il collegamento. Il verbale è redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, poi trasmesso all'amministratore e a tutti i condomini con le stesse formalità della convocazione. Nel verbale conviene indicare la modalità telematica, l'avvenuto consenso, le presenze accertate e la gestione di eventuali problemi tecnici.

Riepilogo dei requisiti di validità

• Consenso della maggioranza alla modalità telematica, documentato e conservato.
• Convocazione nei termini con indicazione della piattaforma e dell'ora.
• Identificazione certa di ciascun partecipante e delle unità rappresentate.
• Audio e video funzionanti per tutti, con partecipazione effettiva e simultanea.
• Voto palese, tracciabile e riconducibile al peso millesimale.
• Gestione documentata delle cadute di connessione durante le votazioni.
• Verbale redatto, sottoscritto e trasmesso con le formalità della convocazione.

Rispettare tutti questi requisiti a mano è impegnativo, soprattutto nei condomini numerosi. Un software gestionale aiuta a raccogliere e archiviare il consenso, a inviare le convocazioni con la piattaforma indicata, a verificare i quorum in base ai millesimi e a produrre un verbale ordinato con l'elenco delle presenze e degli esiti di voto. AmministraPro integra questi strumenti nel lavoro quotidiano dello studio: puoi vederne il funzionamento nella pagina delle funzionalità e confrontare i piani nella sezione prezzi.