Avviso di convocazione: il termine dei cinque giorni

L'avviso di convocazione dell'assemblea di condominio deve pervenire a ciascun avente diritto almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione. Lo stabilisce l'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile. Il termine è pensato per garantire a ogni condòmino un tempo minimo per informarsi sugli argomenti, procurarsi documenti e organizzare la propria partecipazione o una delega. Non rispettarlo espone la delibera al rischio di annullamento su impugnazione.

Cosa dice l'articolo 66 disp. att.

La norma prevede che l'avviso di convocazione contenga l'indicazione specifica dell'ordine del giorno e sia comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione. Si tratta di un termine minimo e inderogabile in senso peggiorativo: il regolamento condominiale può prevedere un preavviso più ampio a tutela dei condòmini, ma non ridurlo sotto i cinque giorni. La ratio è assicurare la piena conoscibilità dell'assemblea e la formazione libera del consenso.

Come si contano i cinque giorni

Il termine si calcola a ritroso dalla data dell'assemblea e ciò che conta è il momento in cui l'avviso entra nella sfera di conoscibilità del destinatario, non la data di spedizione. Per la raccomandata cartacea rileva il giorno della consegna o del tentativo di recapito con avviso di giacenza, mentre per la posta elettronica certificata rileva la data della ricevuta di avvenuta consegna. Occorre quindi che tra la ricezione e il giorno della riunione intercorrano almeno cinque giorni liberi.

Un esempio concreto aiuta. Se l'assemblea è fissata per il 20 del mese, l'avviso deve risultare ricevuto entro il 14, in modo che i giorni 15, 16, 17, 18 e 19 costituiscano il preavviso pieno. Spedire una raccomandata il 17 sperando che arrivi in tempo non basta: se la consegna avviene il 18, il termine di cinque giorni non è rispettato.

Ricezione, non spedizione: la regola pratica

La distinzione tra spedizione e ricezione è la fonte più frequente di contenzioso. L'amministratore prudente si organizza con largo anticipo, sceglie mezzi che diano prova certa della data di consegna e conserva le ricevute per ogni singolo condòmino. In caso di giacenza postale, il termine decorre dal momento in cui il destinatario avrebbe potuto ritirare l'atto secondo l'ordinaria diligenza.

• Programmare l'invio con almeno sette o otto giorni di margine per assorbire i tempi postali.
• Verificare per ogni destinatario la data effettiva di consegna, non solo quella di spedizione.
• Conservare le ricevute di ritorno e le ricevute PEC come prova del rispetto del termine.
• Aggiornare l'anagrafe condominiale con recapiti corretti per evitare mancate consegne.

Cosa succede se il termine non è rispettato

Il mancato rispetto del preavviso minimo è un vizio del procedimento di convocazione. Secondo l'orientamento consolidato, i vizi attinenti alla regolarità della convocazione rendono la delibera annullabile e non nulla. Ciò significa che la deliberazione produce comunque effetti finché non viene impugnata, ma può essere annullata dal giudice se un condòmino assente o dissenziente agisce entro il termine di trenta giorni previsto dall'articolo 1137 del Codice civile.

Il condòmino che ha comunque partecipato all'assemblea senza sollevare eccezioni difficilmente potrà poi lamentare il vizio, perché la sua presenza sana l'irregolarità nei suoi confronti. Il rischio concreto riguarda soprattutto chi non è stato messo in condizione di partecipare per l'avviso tardivo.

Prima e seconda convocazione

Il termine dei cinque giorni si riferisce alla prima convocazione. La seconda convocazione può essere indicata nello stesso avviso, purché sia fissata in un giorno diverso dal primo e comunque non oltre dieci giorni dalla prima. Non è ammessa la prassi di svolgere la seconda convocazione a distanza di poche ore dalla prima nello stesso giorno: la legge richiede un giorno successivo, così da dare ai condòmini una reale seconda opportunità di partecipazione.

Gestire i termini senza errori

Tenere sotto controllo date di invio, date di consegna e prova documentale per decine di unità è un lavoro delicato, dove un solo destinatario raggiunto in ritardo può minare l'intera assemblea. Con AmministraPro l'invio delle convocazioni via PEC e raccomandata è tracciato con le ricevute per ciascun condòmino e il calcolo del preavviso è supportato dal sistema. Le funzionalità sono descritte nella pagina /funzioni e i piani con i relativi limiti di invio sono illustrati nella pagina /prezzi.