Nomina del primo amministratore e ruolo del costruttore

Quando un edificio di nuova costruzione inizia a popolarsi di acquirenti, la gestione delle parti comuni non è ancora affidata a un amministratore vero e proprio: nella fase iniziale è spesso il costruttore, o il venditore delle unità immobiliari, a occuparsi delle prime incombenze pratiche, dall'accensione delle utenze condominiali alla stipula dei primi contratti di manutenzione. Il primo amministratore condominio nomina invece un passaggio formale, che segna il momento in cui la gestione passa dal costruttore alla collettività dei condomini attraverso l'assemblea. Capire come avviene questo passaggio evita contestazioni e ritardi nei primi mesi di vita del condominio.

La fase precedente alla nomina

Finché le unità immobiliari non sono state in gran parte vendute, il costruttore resta spesso l'unico o il principale proprietario e, di fatto, gestisce le parti comuni senza che vi sia un condominio formalmente costituito con organi propri. In questa fase può stipulare contratti per servizi essenziali, come la pulizia delle scale, la manutenzione dell'ascensore o l'assicurazione dello stabile, e anticipare le relative spese. È una fase transitoria, destinata a chiudersi non appena il numero di condomini e la situazione delle vendite rendono necessario costituire il condominio in senso proprio e convocare la prima assemblea.

Quando scatta l'obbligo di nominare l'amministratore

Il Codice civile prevede che, quando i condomini sono più di otto, la nomina di un amministratore sia obbligatoria. Al di sotto di questa soglia la gestione può restare diretta, cioè affidata all'assemblea senza un amministratore, ma nella pratica anche i piccoli condomini spesso preferiscono nominarne uno per semplificare gli adempimenti fiscali e contabili. Il costruttore, o chi per lui gestisce provvisoriamente lo stabile, ha interesse a convocare la prima assemblea non appena le vendite raggiungono una massa critica, proprio per trasferire formalmente la gestione e le relative responsabilità.

La convocazione della prima assemblea

La prima assemblea può essere convocata dal costruttore stesso, in qualità di proprietario delle unità ancora invendute, oppure da uno dei condomini che ha acquistato. All'ordine del giorno figurano tipicamente la nomina dell'amministratore, l'approvazione del regolamento di condominio se già predisposto, l'approvazione delle tabelle millesimali e la ratifica delle spese eventualmente anticipate dal costruttore nella fase precedente. È buona prassi che l'avviso di convocazione indichi con chiarezza questi punti, così che i condomini arrivino preparati e informati.

La consegna dei documenti da parte del costruttore

Un passaggio delicato riguarda la consegna della documentazione tecnica e amministrativa dell'edificio al neo eletto amministratore. Il costruttore dovrebbe mettere a disposizione la documentazione relativa agli impianti comuni, i contratti già stipulati per i servizi condominiali, le eventuali fatture e i pagamenti anticipati, oltre alla documentazione tecnica dello stabile utile per la successiva gestione della manutenzione. Una consegna ordinata riduce il rischio di contestazioni successive e permette all'amministratore di avviare la gestione con cognizione di causa.

Le tabelle millesimali predisposte dal costruttore

Nella maggior parte dei casi le tabelle millesimali di un edificio di nuova costruzione vengono predisposte da un tecnico incaricato dal costruttore, sulla base dei valori delle singole unità immobiliari. Queste tabelle, per diventare vincolanti per la ripartizione delle spese, devono essere approvate dall'assemblea con la maggioranza prevista dalla legge. Non è raro che i condomini, soprattutto in caso di dubbi sulla correttezza dei valori attribuiti alle singole unità, chiedano una verifica tecnica indipendente prima di approvarle definitivamente.

Il regolamento di condominio predisposto dal costruttore

Spesso è lo stesso costruttore a predisporre una bozza di regolamento di condominio, magari già richiamata negli atti di compravendita delle singole unità. Un regolamento allegato al rogito e da esso richiamato può vincolare gli acquirenti anche prima dell'approvazione assembleare formale, in particolare per quanto riguarda le clausole che limitano la destinazione d'uso delle unità immobiliari. È comunque opportuno che la prima assemblea esamini il testo e ne discuta eventuali modifiche, prima di procedere all'approvazione definitiva secondo le maggioranze previste.

Le spese anticipate dal costruttore

Nel periodo che precede la nomina dell'amministratore, il costruttore può aver sostenuto spese per conto del futuro condominio, ad esempio per la manutenzione provvisoria degli impianti o per le utenze comuni. Questi importi vanno documentati con precisione e sottoposti alla ratifica della prima assemblea, che decide se e come rimborsarli, secondo il criterio di riparto applicabile. Una rendicontazione chiara di questa fase transitoria evita contestazioni tra i condomini e tra questi e il costruttore.

• La nomina dell'amministratore è obbligatoria quando i condomini sono più di otto.
• La prima assemblea approva anche tabelle millesimali e regolamento predisposti dal costruttore.
• Il costruttore deve consegnare la documentazione tecnica e amministrativa dello stabile.
• Le spese anticipate dal costruttore vanno documentate e ratificate dall'assemblea.

Avviare la gestione con un software

Per un amministratore che prende in carico un condominio appena costituito, disporre fin dal primo giorno di uno strumento digitale per organizzare anagrafica, tabelle millesimali e documentazione consegnata dal costruttore semplifica notevolmente l'avvio della gestione. AmministraPro permette di caricare le tabelle millesimali, l'anagrafica dei condomini e i documenti ricevuti in un unico archivio consultabile, e di condividere con i condomini fin dalla prima assemblea uno stato chiaro della situazione. Puoi vedere come funziona nella pagina delle funzionalità o confrontare i piani nella sezione prezzi.