Cosa deve contenere l'avviso di convocazione assembleare

L'avviso di convocazione dell'assemblea di condominio deve contenere alcuni elementi essenziali senza i quali la riunione rischia di essere invalida: il luogo, il giorno e l'ora della prima e della seconda convocazione, l'indicazione specifica dell'ordine del giorno e l'individuazione dei destinatari aventi diritto. L'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile fissa il quadro minimo, che serve a mettere ogni condòmino nelle condizioni di decidere se e come partecipare.

Luogo, giorno e ora

L'avviso deve indicare con precisione dove e quando si terrà l'assemblea. Il luogo deve essere idoneo e accessibile ai condòmini, di norma nel comune dove si trova il condominio, per non ostacolare la partecipazione. Data e ora devono essere chiare e non equivoche. Se è prevista la partecipazione da remoto, l'avviso deve fornire le indicazioni tecniche per collegarsi, così che la modalità telematica non escluda di fatto nessun avente diritto.

Prima e seconda convocazione

È prassi consolidata indicare nello stesso avviso sia la prima sia la seconda convocazione. La seconda deve essere fissata in un giorno diverso dalla prima e non oltre dieci giorni da essa. Questa doppia indicazione è utile perché in prima convocazione i quorum costitutivi sono elevati e spesso l'assemblea non raggiunge le presenze necessarie: la seconda convocazione, con soglie più basse, consente di deliberare validamente evitando di ripetere l'intera procedura di avviso.

L'ordine del giorno specifico

È l'elemento più delicato. L'ordine del giorno deve elencare in modo specifico e comprensibile gli argomenti da trattare, così che ciascun condòmino possa valutare l'importanza della riunione e prepararsi. Voci generiche come varie ed eventuali non consentono di adottare delibere su materie non previste: su quegli argomenti l'assemblea può discutere ma non decidere. Ogni punto deve essere formulato in modo che il condòmino capisca cosa si voterà, senza dover indovinare.

• Argomenti indicati in modo specifico, non con formule generiche.
• Riferimento chiaro a preventivi, importi o documenti quando si delibera su spese.
• Distinzione tra punti in discussione e punti in deliberazione.
• Nessuna decisione su materie non inserite nell'ordine del giorno.

I destinatari: chi ha diritto all'avviso

L'avviso va comunicato a tutti gli aventi diritto, cioè ai proprietari delle singole unità e, nei casi previsti, ai titolari di diritti reali che partecipano all'assemblea. In presenza di usufrutto, l'avviso segue la ripartizione di competenze tra usufruttuario e nudo proprietario a seconda della materia. Anche il condòmino moroso va convocato: la morosità incide su alcuni aspetti del voto, ma non priva del diritto di ricevere l'avviso e di partecipare.

Allegati e documentazione utile

La legge non impone di allegare all'avviso tutti i documenti, ma la trasparenza suggerisce di rendere disponibili con anticipo il rendiconto, i preventivi e i contratti su cui si dovrà deliberare. Mettere i condòmini in condizione di esaminare i documenti prima della riunione riduce le contestazioni e rende le decisioni più consapevoli. Molti amministratori indicano nell'avviso dove e come consultare la documentazione.

Errori frequenti da evitare

Gli errori più comuni sono l'ordine del giorno vago, la seconda convocazione fissata lo stesso giorno della prima, l'indicazione di un luogo non idoneo e la dimenticanza di qualche destinatario. Ognuno di questi difetti può tradursi in un vizio di convocazione e rendere annullabile la delibera. Un controllo puntuale dell'avviso prima dell'invio è il modo più semplice per prevenire il contenzioso.

Preparare avvisi completi e coerenti

Comporre avvisi corretti, con ordine del giorno chiaro e destinatari completi, è un'attività ripetitiva e a rischio di sviste. AmministraPro aiuta a costruire l'avviso di convocazione a partire dall'anagrafe del condominio, con l'elenco aggiornato degli aventi diritto e un ordine del giorno strutturato, per poi inviarlo con i mezzi tracciati previsti dalla legge. Le funzioni per le assemblee sono descritte nella pagina /funzioni e i piani sono illustrati nella pagina /prezzi.