Convocazione dell'assemblea condominiale: termini, modalità e contenuto

La convocazione dell'assemblea condominiale è l'atto con cui l'amministratore, o chi ne ha titolo, chiama i condomini a riunirsi per deliberare. Non è una formalità trascurabile: la disciplina è fissata dall'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile, che stabilisce chi convoca, con quale anticipo, in che forma e con quale contenuto. Una convocazione fatta male rende le delibere impugnabili, quindi conoscere le regole significa mettere al riparo l'intera assemblea.

Chi convoca l'assemblea condominiale

L'assemblea ordinaria è convocata dall'amministratore almeno una volta l'anno per l'approvazione del rendiconto. L'assemblea straordinaria può essere convocata dall'amministratore quando lo ritiene necessario, oppure su richiesta di almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio. Se l'amministratore non provvede entro dieci giorni dalla richiesta, i condomini possono provvedere direttamente. In assenza di amministratore, l'iniziativa può partire da ciascun condomino.

Il termine dei cinque giorni

L'avviso di convocazione deve pervenire a ciascun avente diritto almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione. Il termine è libero, quindi non si contano il giorno di ricezione e quello dell'adunanza, e va calcolato sulla data in cui l'avviso è ricevuto, non su quella di spedizione. Il regolamento condominiale di natura contrattuale può prevedere un termine più ampio, ma non ridurlo sotto il minimo di legge.

Le modalità di comunicazione ammesse

L'art. 66 elenca in modo tassativo le forme con cui l'avviso può essere comunicato: posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax oppure consegna a mano. La ragione è probatoria: in caso di contestazione, l'amministratore deve poter dimostrare che l'avviso è stato ricevuto in tempo utile. Una semplice email ordinaria o un messaggio non rientrano tra le modalità previste e, se contestati, non provano la regolare convocazione.

• Posta raccomandata, tipicamente con avviso di ricevimento.
• Posta elettronica certificata (PEC) all'indirizzo comunicato dal condomino.
• Fax al numero indicato.
• Consegna a mano con firma per ricevuta.

Il contenuto obbligatorio dell'avviso

L'avviso deve indicare il luogo, la data e l'ora della riunione, sia in prima sia in seconda convocazione, e soprattutto l'ordine del giorno. Gli argomenti vanno elencati in modo specifico e comprensibile: il condomino deve poter capire su cosa sarà chiamato a votare e, se necessario, procurarsi la documentazione. Voci generiche come varie ed eventuali non possono fondare delibere su questioni sostanziali, perché non consentono una partecipazione informata.

Prima e seconda convocazione

L'avviso di solito indica una prima e una seconda convocazione, perché in prima convocazione le maggioranze richieste sono più elevate e spesso l'assemblea non raggiunge il quorum. La seconda convocazione non può tenersi lo stesso giorno della prima e deve svolgersi entro dieci giorni da questa. In seconda convocazione l'assemblea delibera con le maggioranze ridotte previste dall'art. 1136 del Codice civile.

Indicare fin dall'avviso entrambe le convocazioni è la prassi più efficiente, perché evita di dover ripetere l'intera procedura quando la prima adunanza va deserta. Se l'avviso prevede solo la prima convocazione e questa non raggiunge il quorum, l'amministratore deve emettere un nuovo avviso, con un nuovo termine, per fissare la seduta successiva. L'ordine del giorno della seconda convocazione deve coincidere con quello della prima: non è possibile aggiungere argomenti nuovi, perché i condomini non ne avrebbero avuto notizia con il preavviso di legge.

Chi ha diritto a ricevere l'avviso

L'avviso va comunicato a tutti gli aventi diritto, cioè ai titolari di diritti reali sulle unità immobiliari: i proprietari e, nei casi previsti, l'usufruttuario per le questioni di sua competenza. In caso di più comproprietari della stessa unità è opportuno individuare un rappresentante, ma in mancanza l'avviso deve raggiungere ciascuno di loro. Anche il conduttore, in alcune materie come il riscaldamento e i servizi di cui fruisce, ha diritto di voto in luogo del proprietario e va quindi convocato. Un'anagrafe condominiale accurata è la premessa per non dimenticare nessuno.

Cosa succede se la convocazione è viziata

L'omessa, tardiva o incompleta convocazione di anche un solo avente diritto rende le delibere annullabili. Il condomino pregiudicato può impugnare la delibera davanti all'autorità giudiziaria entro trenta giorni, termine che decorre dalla data della riunione per i presenti e dalla comunicazione del verbale per gli assenti. Il vizio non travolge solo la singola delibera contestata, ma può compromettere l'intera adunanza, con costi e ritardi per tutti. Per questo la prova dell'avvenuta e tempestiva ricezione, come la ricevuta della raccomandata o le ricevute PEC, va conservata con cura fino a quando i termini di impugnazione non sono decorsi.

Gestire le convocazioni con un software

Un software gestionale tiene aggiornata l'anagrafe condominiale con i recapiti di ciascun avente diritto e genera l'avviso di convocazione con ordine del giorno, date e quorum già impostati. Può inviare le comunicazioni via PEC tracciando le ricevute, così l'amministratore conserva la prova della regolare convocazione senza rincorrere raccomandate e firme cartacee. La riduzione degli errori formali si traduce in delibere più solide e meno impugnabili.

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