Chi paga i costi dell'assemblea straordinaria di condominio

Convocare e gestire un'assemblea straordinaria comporta costi che qualcuno deve sostenere. Si tratta delle spese vive di convocazione, come gli avvisi con raccomandata o PEC e l'eventuale locazione di una sala, e del compenso dell'amministratore quando l'attività straordinaria esula dal mandato ordinario. La regola generale è che questi costi, in quanto spese di gestione comune, si ripartiscono tra i condomini secondo i millesimi di proprietà, salvo che l'argomento riguardi solo una parte dell'edificio. Il compenso per l'attività aggiuntiva, invece, dipende da cosa è stato pattuito nella nomina e nel preventivo dell'amministratore.

Le spese vive di convocazione

Ogni assemblea genera costi materiali: l'invio degli avvisi con mezzi che diano prova della ricezione, la stampa e la spedizione, l'eventuale affitto di un locale se non è disponibile uno spazio comune adeguato. Sono spese della collettività, sostenute nell'interesse comune, e come tali rientrano nella gestione condominiale. Vengono anticipate dal condominio e ripartite tra i condomini secondo i criteri ordinari, di norma i millesimi generali. Nulla di diverso rispetto all'assemblea ordinaria, se non che una straordinaria può ripetersi più volte nell'anno.

• Spese di avviso con raccomandata, PEC o consegna tracciata
• Stampa e spedizione della documentazione
• Eventuale locazione della sala per la riunione
• Ripartizione secondo i millesimi generali salvo condominio parziale

Il compenso dell'amministratore per l'attività straordinaria

Il punto più delicato è il compenso. Al momento della nomina l'amministratore deve indicare analiticamente il proprio compenso, distinguendo ciò che è compreso nella gestione ordinaria da ciò che costituisce attività aggiuntiva. La convocazione e la gestione di assemblee straordinarie può rientrare tra le attività per cui è previsto un compenso separato, se così è stato pattuito e reso esplicito nel preventivo. Se invece il compenso pattuito è omnicomprensivo, l'amministratore non può pretendere extra per la singola assemblea straordinaria. La trasparenza del preventivo iniziale è quindi decisiva per evitare contestazioni.

La legge chiede all'amministratore di specificare analiticamente il compenso: una voce generica o l'assenza di indicazione sui costi delle attività straordinarie è fonte di contrasti. Il condominio ha diritto di sapere in anticipo quanto costerà una convocazione aggiuntiva, così da valutare consapevolmente l'opportunità di richiederla.

Assemblea richiesta dai condomini: chi paga

Quando l'assemblea straordinaria è richiesta da una minoranza qualificata di condomini ai sensi dell'art. 66 delle disposizioni di attuazione, i costi restano comunque spese comuni, perché la riunione serve alla collettività e non solo ai richiedenti. Non esiste una regola che addossi le spese solo a chi ha chiesto la convocazione. Diverso è il caso in cui il regolamento condominiale contenga previsioni specifiche: in tal caso si applica quanto stabilito, purché non contrario a norme inderogabili. In assenza di clausole particolari, vale il riparto ordinario per millesimi.

Quando i costi gravano su una parte dell'edificio

Se l'assemblea straordinaria riguarda una parte comune a soli alcuni condomini, come una scala o un lastrico che serve una porzione dell'edificio, i relativi costi seguono la logica del condominio parziale. In questi casi le spese di convocazione e gestione connesse a quel tema possono gravare solo sui condomini interessati, secondo le tabelle pertinenti. La distinzione è importante quando la riunione mescola argomenti di interesse generale e argomenti di interesse parziale: il riparto dovrebbe rispecchiare l'effettiva utilità per ciascun gruppo di condomini.

Prevenire i contrasti sul preventivo

La maggior parte delle liti sui costi delle assemblee straordinarie nasce da un preventivo iniziale poco chiaro. Per prevenirle conviene che il preventivo dell'amministratore distingua in modo netto le voci ordinarie da quelle straordinarie, indichi se e quanto costa una convocazione aggiuntiva e chiarisca le spese vive addebitate al condominio. Un preventivo analitico approvato in assemblea è la migliore difesa contro le contestazioni successive, perché documenta ciò che i condomini hanno accettato.

• Preventivo con voci ordinarie e straordinarie ben distinte
• Indicazione del costo di eventuali assemblee aggiuntive
• Chiarezza sulle spese vive addebitate
• Approvazione del preventivo analitico in assemblea

Tenere sotto controllo costi e riparti

Gestire le spese delle assemblee, distinguere le voci ordinarie da quelle straordinarie e ripartirle correttamente è più semplice con un gestionale che tiene insieme preventivo, spese e millesimi. Con AmministraPro l'amministratore imposta il preventivo, registra le spese di convocazione e le ripartisce secondo le tabelle corrette, con rendiconti chiari per l'assemblea. Le funzioni di contabilità e ripartizione sono descritte su /funzioni, mentre i piani sono consultabili su /prezzi per scegliere la soluzione adatta.