Documenti da consegnare al nuovo amministratore

Alla cessazione dell'incarico, l'amministratore uscente è tenuto a consegnare al successore tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condòmini, senza diritto a ulteriori compensi per questa attività. Deve inoltre eseguire le attività urgenti per evitare pregiudizi agli interessi comuni. L'inadempimento costituisce grave irregolarità e può fondare la revoca giudiziale. Un elenco chiaro dei documenti aiuta il nuovo amministratore a verificare che la consegna sia completa.

Il fondamento normativo

L'articolo 1129 del Codice civile disciplina gli obblighi dell'amministratore, compresa la consegna della documentazione alla cessazione. La norma è inderogabile: non può essere esclusa da patti contrari e vale sia in caso di revoca sia in caso di dimissioni o scadenza del mandato. La consegna deve essere integrale e riguardare anche i dati personali dei condòmini trattati durante la gestione, nel rispetto della normativa privacy.

Documentazione contabile

• Registro di contabilità e prima nota
• Rendiconti annuali approvati e relativi allegati
• Preventivi di gestione e stati di riparto
• Estratti conto del conto corrente condominiale
• Fatture e giustificativi di spesa
• Situazione dei crediti e dei debiti, con l'elenco dei morosi

Documentazione anagrafica e assembleare

• Registro di anagrafe condominiale aggiornato
• Registro dei verbali delle assemblee
• Registro di nomina e revoca dell'amministratore
• Convocazioni e verbali delle ultime assemblee
• Regolamento di condominio e tabelle millesimali

Documentazione tecnica e contrattuale

• Contratti con i fornitori e le imprese di manutenzione
• Libretti e documentazione degli impianti (riscaldamento, ascensore, antincendio)
• Polizze assicurative e denunce di sinistro in corso
• Pratiche edilizie, certificazioni e attestati
• Documentazione dei lavori straordinari in corso

Tempi della consegna

La legge non fissa un numero preciso di giorni, ma la consegna deve avvenire senza ritardo, in un tempo ragionevole compatibile con la continuità della gestione. La prassi e la giurisprudenza considerano tempestiva la consegna che avviene entro un intervallo breve dalla cessazione. Trattenere i documenti oltre il necessario, o consegnarli in modo parziale e disordinato, è considerato inadempimento e può giustificare l'intervento del giudice.

Cosa fare se la consegna non avviene

Se l'amministratore uscente non consegna la documentazione, il nuovo amministratore o l'assemblea possono diffidarlo formalmente e, in mancanza, agire in giudizio per ottenere la consegna. L'omessa consegna costituisce grave irregolarità e può integrare, nei casi più gravi, ipotesi di rilievo anche penale quando i beni comuni vengono trattenuti indebitamente. È utile redigere un verbale di consegna sottoscritto da entrambi gli amministratori, con l'elenco dei documenti trasferiti.

Verbale di consegna: perché serve

Il verbale di consegna protegge entrambe le parti: attesta cosa è stato effettivamente trasferito e quando, riduce le contestazioni sulla completezza e fissa il punto di partenza della responsabilità del subentrante. Nel verbale conviene indicare l'elenco per categoria, la data e la firma di chi consegna e di chi riceve.

Archiviare tutta la documentazione in modo ordinato rende il passaggio di consegne rapido e verificabile. Con AmministraPro l'amministratore mantiene contabilità, verbali, anagrafe e documenti tecnici in un unico fascicolo esportabile, così la consegna al successore è completa e tracciata. Le funzionalità sono descritte nella pagina /funzioni e i piani nella pagina /prezzi.