Videosorveglianza: quanto conservare le immagini

Le immagini registrate dalle telecamere condominiali non possono essere conservate a tempo indeterminato. Il Garante per la protezione dei dati personali indica come riferimento un periodo massimo di 24-48 ore, prorogabile solo in presenza di concrete esigenze documentate e comunque per un periodo limitato. Superato il termine, il sistema deve sovrascrivere o cancellare automaticamente le registrazioni. È uno dei punti più controllati in ambito condominiale ed è spesso quello dove i sistemi risultano non conformi.

Il principio: minimizzazione e limitazione della conservazione

La regola nasce da due principi del Regolamento UE 2016/679: la minimizzazione dei dati e la limitazione della conservazione. Le immagini vanno tenute solo per il tempo necessario a raggiungere la finalità per cui il sistema è stato installato, di norma la sicurezza delle parti comuni. Poiché quella finalità si esaurisce in tempi brevi, conservare filmati per settimane o mesi è sproporzionato e privo di base giuridica. Il tempo di conservazione va deciso a monte, documentato e impostato tecnicamente sul dispositivo.

24-48 ore, con proroghe motivate

Il termine di riferimento indicato dal Garante è di 24-48 ore. Una conservazione più lunga è ammessa solo se ricorrono esigenze specifiche e dimostrabili, ad esempio la chiusura per festività, periodi in cui non è possibile intervenire tempestivamente, oppure la necessità di dare seguito a un episodio di vandalismo o furto. Anche in questi casi la proroga deve essere limitata, motivata e proporzionata: non diventa una conservazione permanente. Ogni estensione ricorrente andrebbe deliberata e disciplinata in modo trasparente.

• Termine ordinario di riferimento: 24-48 ore
• Proroga solo per esigenze concrete e documentate
• Estensioni ricorrenti da deliberare e annotare
• Cancellazione o sovrascrittura automatica alla scadenza

Le Linee guida aggiornate del Garante

Con il provvedimento del 10 aprile 2025 il Garante ha avviato l'aggiornamento delle Linee guida sul trattamento dei dati personali in condominio, poste in consultazione con pubblicazione in Gazzetta Ufficiale n. 106 del 9 maggio 2025. L'impianto ruota attorno a tre pilastri: trasparenza, proporzionalità e responsabilità documentata. In pratica ogni scelta sulla videosorveglianza, compresa la durata di conservazione e le eventuali proroghe, deve essere motivata e annotata, ad esempio nel registro dei trattamenti o, quando l'impianto comporta un rischio elevato, in una valutazione d'impatto.

Chi può accedere alle immagini

L'accesso alle registrazioni deve essere limitato ai soggetti autorizzati e tracciato. Non è consentito che ogni condomino veda in tempo reale o scarichi liberamente i filmati: si creerebbe un trattamento incontrollato. In genere l'accesso è riservato all'amministratore o a un incaricato tecnico, e alle autorità in caso di richiesta legittima. La visione da parte di un singolo condomino coinvolto in un episodio va gestita con cautela, evitando di mostrare immagini che riprendono terzi estranei.

Cartelli e informativa restano obbligatori

La corretta durata di conservazione non sostituisce gli altri obblighi. L'area videosorvegliata deve essere segnalata con il cartello informativo prima dell'ingresso nel campo delle telecamere, e deve essere disponibile un'informativa completa che indichi titolare, finalità, base giuridica, tempi di conservazione e diritti degli interessati. Il cartello di prima informativa rinvia all'informativa estesa. La conservazione conforme e l'informazione trasparente vanno sempre insieme.

Impostare il sistema per essere conformi

Sul piano tecnico, conformità significa configurare il registratore perché sovrascriva le immagini alla scadenza, orientare le telecamere solo sulle parti comuni evitando aree private o suolo pubblico non necessario, proteggere l'accesso con credenziali e tenere aggiornato il firmware. È utile conservare la documentazione della configurazione, così da poter dimostrare le scelte fatte in caso di verifica. La responsabilità documentata richiesta dal Garante si costruisce proprio con queste evidenze.

Documentare senza appesantire lo studio

La videosorveglianza è solo uno dei trattamenti che l'amministratore deve tenere sotto controllo, insieme ad anagrafiche, contabilità e comunicazioni. Un gestionale ordinato aiuta a conservare in un unico archivio le delibere assembleari sull'impianto, le informative e le note sulla durata di conservazione. AmministraPro tiene insieme documenti, adempimenti e comunicazioni del condominio: le funzioni sono descritte nella pagina /funzioni e i piani per studi di ogni dimensione nella pagina /prezzi, così da gestire anche gli aspetti privacy della videosorveglianza con metodo.