Lettera di incarico all'amministratore di condominio

La lettera di incarico all'amministratore di condominio è il documento con cui l'amministratore, all'atto della nomina o del suo rinnovo, accetta il mandato e ne definisce i contenuti essenziali. Non è una semplice formalità: dalla riforma del condominio l'articolo 1129 del Codice civile fissa una serie di elementi che devono comparire nella lettera, alcuni dei quali a pena di nullità. Redigerla in modo completo tutela sia l'amministratore sia i condomini, perché rende trasparente il rapporto fin dall'inizio.

Cos'è la lettera di incarico

La lettera di incarico è l'atto con cui si perfeziona il rapporto tra il condominio e il professionista che lo amministrerà. L'assemblea nomina l'amministratore con una delibera; la lettera formalizza l'accettazione dell'incarico e ne mette per iscritto le condizioni. È il riferimento a cui tornare in caso di dubbi su compenso, durata e attività comprese.

Cosa prevede l'articolo 1129 del Codice civile

L'articolo 1129 disciplina la nomina, la revoca e gli obblighi dell'amministratore. Prevede che, all'atto dell'accettazione della nomina e a ogni rinnovo, l'amministratore comunichi i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, oppure, se si tratta di una società, la sede legale e la denominazione. Deve inoltre indicare il locale dove si trovano i registri del condominio e i giorni e le ore in cui ogni interessato può prenderne visione.

Questi elementi non sono facoltativi. Servono a garantire ai condomini la piena conoscenza di chi li amministra e la possibilità concreta di accedere alla documentazione. La lettera di incarico è il luogo naturale in cui raccoglierli.

Il compenso analitico a pena di nullità

L'aspetto più importante riguarda il compenso. L'articolo 1129 stabilisce che l'amministratore, all'atto dell'accettazione della nomina e del rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l'importo dovuto a titolo di compenso per l'attività svolta. Non basta indicare una cifra complessiva: il compenso va dettagliato nelle sue componenti.

Questo significa distinguere ciò che rientra nel compenso ordinario da ciò che sarà eventualmente addebitato a parte, come le attività straordinarie o le assemblee aggiuntive. Un compenso genericamente forfettario, che non permetta di capire cosa comprende, espone la nomina al rischio di nullità.

Cosa deve contenere la lettera

Una lettera di incarico completa raccoglie tutti gli elementi richiesti dalla legge e le condizioni concordate con l'assemblea.

• Dati anagrafici e professionali dell'amministratore, o denominazione e sede se è una società.
• Codice fiscale e recapiti.
• Locale dove sono conservati i registri e orari di consultazione.
• Compenso analitico, con distinzione tra attività ordinarie e straordinarie.
• Durata dell'incarico e condizioni di rinnovo.
• Ambito delle attività comprese nel mandato.

La durata dell'incarico

L'incarico dell'amministratore ha durata di un anno e si intende rinnovato per un'eguale durata. È un punto che la lettera deve richiamare con chiarezza, perché il rinnovo tacito comporta comunque, a ogni scadenza, l'obbligo di ripresentare il compenso analitico e i dati richiesti. Il rinnovo non è quindi automatico sul piano formale: ogni anno l'amministratore deve rinnovare la comunicazione degli elementi previsti dall'articolo 1129.

Perché conviene una lettera scritta e completa

Mettere tutto per iscritto conviene a entrambe le parti. Per l'amministratore è la prova di aver rispettato gli obblighi di legge e di aver dichiarato il compenso in modo analitico, elemento che mette al riparo la nomina da contestazioni di nullità. Per i condomini è la garanzia di sapere esattamente quanto pagano, per quali attività e a chi si rivolgono. Una lettera chiara previene malintesi che altrimenti emergono al momento del rendiconto.

Preparare la lettera con un software gestionale

Un software gestionale semplifica la redazione della lettera di incarico partendo da un modello conforme all'articolo 1129, con i dati del condominio e dell'amministratore già precompilati e il dettaglio del compenso ripartibile sulle voci ordinarie e straordinarie. Alla scadenza annuale il documento si rigenera pronto per il rinnovo, senza dover riscrivere ogni volta le clausole di legge.

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