Ordine del giorno dell'assemblea condominiale: come si redige

L'ordine del giorno dell'assemblea condominiale è l'elenco degli argomenti che i condomini sono chiamati a discutere e a votare in una determinata riunione. Non è una formalità burocratica: definisce il perimetro di ciò che l'assemblea può legittimamente deliberare. Una delibera adottata su una materia non prevista, oppure formulata in modo così vago da non far capire cosa si stia decidendo, è esposta all'impugnazione. Redigere bene l'ordine del giorno è quindi il primo modo per mettere al riparo le decisioni del condominio.

A cosa serve l'ordine del giorno

L'ordine del giorno permette a ciascun condomino di sapere in anticipo cosa verrà trattato, così da decidere se partecipare di persona, farsi rappresentare per delega o informarsi sui documenti. È la garanzia del contraddittorio: nessuno può essere messo davanti a una decisione a sorpresa. Per questo la giurisprudenza è costante nel ritenere che l'assemblea non possa deliberare validamente su argomenti che non figurano tra i punti comunicati.

Come si redige un ordine del giorno specifico

Ogni punto deve essere formulato in modo chiaro e circoscritto, indicando l'oggetto della decisione e, dove possibile, i suoi elementi essenziali. Non basta scrivere "lavori": occorre indicare quali lavori, su quale parte comune e, se già disponibili, gli importi o i preventivi da esaminare. La specificità non richiede di anticipare l'esito del voto, ma di rendere riconoscibile la materia su cui ci si esprimerà.

Punti ricorrenti

In una convocazione ordinaria compaiono spesso l'approvazione del rendiconto consuntivo, l'approvazione del preventivo di gestione, la conferma o la nomina dell'amministratore e la sua retribuzione. Ognuno va indicato come voce autonoma, perché ciascuno segue le proprie maggioranze e produce effetti diversi.

La voce varie ed eventuali

La classica dicitura "varie ed eventuali" può ospitare solo comunicazioni, scambi di informazioni e discussioni senza voto. Non può diventare il contenitore di delibere vere e proprie: se sotto quella voce l'assemblea approva una spesa o un intervento, la decisione è annullabile perché adottata al di fuori di un punto specifico.

L'avviso di convocazione e i termini

L'ordine del giorno viaggia insieme all'avviso di convocazione, disciplinato dall'art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile. L'avviso deve essere comunicato a tutti gli aventi diritto con mezzi che ne provino la ricezione, come raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mani, e deve pervenire almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione. Deve inoltre indicare luogo, giorno e ora della riunione.

Maggioranze e validità delle delibere

Una volta discussi i punti, le delibere si formano secondo le maggioranze dell'art. 1136 del Codice civile, che variano a seconda della materia e della convocazione. Un ordine del giorno completo e ben scritto è la premessa perché quelle maggioranze si applichino a decisioni valide: se manca il punto, o se il punto è generico, il calcolo dei voti non salva la delibera dall'annullabilità.

Gli errori più comuni

• Punti troppo generici che non fanno capire l'oggetto della decisione.
• Delibere adottate sotto la voce varie ed eventuali.
• Omissione di alcuni aventi diritto nell'invio dell'avviso.
• Mancato rispetto del termine di cinque giorni prima della prima convocazione.
• Assenza di prova della ricezione dell'avviso da parte dei condomini.

Questi difetti hanno un tratto comune: incidono sulla regolarità del procedimento più che sul merito della decisione, e per questo rendono la delibera annullabile su impugnazione nei termini di legge.

Prima e seconda convocazione

Lo stesso avviso può indicare sia la prima sia la seconda convocazione, che serve quando in prima l'assemblea non raggiunge i quorum costitutivi. Tra le due riunioni deve trascorrere almeno un giorno, e la seconda non può tenersi lo stesso giorno della prima. L'ordine del giorno resta identico nelle due sedute: non si possono aggiungere argomenti nuovi passando dalla prima alla seconda convocazione, perché ciò priverebbe i condomini della possibilità di prepararsi. In seconda convocazione cambiano soltanto le maggioranze richieste per costituire l'assemblea e per deliberare, generalmente più basse, ma i punti da trattare restano quelli comunicati fin dall'inizio.

Chi predispone l'ordine del giorno

Di norma è l'amministratore a redigere l'ordine del giorno e a convocare l'assemblea. Anche i condomini, però, possono chiedere la convocazione: quando la richiesta proviene da almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio, l'amministratore deve provvedere entro dieci giorni, inserendo gli argomenti indicati. Se non lo fa, i richiedenti possono convocare direttamente l'assemblea. In ogni caso gli argomenti proposti dai condomini vanno riportati in modo specifico, con la stessa cura richiesta per i punti di iniziativa dell'amministratore.

Preparare l'ordine del giorno con un software gestionale

Un software gestionale per il condominio aiuta a costruire l'ordine del giorno partendo da modelli, ad allegare rendiconto e preventivi ai punti giusti e a gestire l'invio dell'avviso con tracciamento della ricezione per ogni condomino. Questo riduce il rischio di omissioni e di termini non rispettati, i due errori che più spesso mettono in discussione una riunione.

AmministraPro consente di preparare la convocazione con l'ordine del giorno, allegare i documenti e inviarla con prova di recapito, mantenendo lo storico di ogni assemblea. Puoi vedere come funziona nella pagina delle funzionalità o confrontare i piani nella sezione prezzi.